E-Mail Vorlagen
E-Mail Vorlagen erstellen/ändern
Vorlagen sind eines der zentralen Elemente in Multinav Mail. Hier definieren Sie alle für das Versenden von Belegen notwendigen Informationen, wie bspw. Absender, Betreff, Anschreiben und Anhänge.
Eine neue Vorlage kann über den Menüpunkt Neu erstellt werden. Man kann aber über den Button Kopieren auch eine Vorlage kopieren und anschließen nur entsprechend abändern. Über den Button Bearbeiten kann man eine bereits vorhandene Vorlage anpassen.
Mit „Neu“ eine neue Vorlage anlegen:
Register Allgemein
Mit der Tab-Taste wird eine neue Vorlagennummer (z.B. EM0029) vergeben. Nun müssen die Register/Tabs nach und nach befüllt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | In diesem Feld wird auf Basis der Nummernserie (s. Einrichtung) automatisch eine Vorlagennummer vergeben. |
| Veröffentlicht | Eine Vorlage muss veröffentlicht sein, damit eine E-Mail mit ihr verschickt werden kann. Analog dazu darf eine Vorlage nicht veröffentlicht sein, wenn Sie bearbeitet werden soll. Sie können den Wert direkt über die Checkbox oder die Aktion „Status ändern“ im Menüband verändern. |
| Suchbegriff | Den Suchbegriff benötigen Sie, wenn Sie die gleiche Vorlage in mehreren Mandanten verwenden möchten. Vorlagen können sehr einfach exportiert und in anderen Mandanten importiert werden, bekommen beim Import jedoch immer eine neue Vorlagen-Nr. Über den Suchbegriff haben Sie die Möglichkeit in der CAL Programmierung die richtige Vorlage für den E-Mail Versand auszuwählen. |
| Beschreibung | Sie haben hier die Möglichkeit die Vorlage zu beschreiben, um bspw. anderen Kollegen die Ursache für die Vorlage zu erläutern. |
| E-Mail Szenario | Das E-Mail Szenario, das für den Versand verwendet werden soll. |
| Belegart | Die Belegart ermöglicht es, durch den in diesem Feld mitgegebenen Code, E-Mail Empfänger direkt an den Stammdaten pflegen zu können. So können bspw. für einen Debitor, je nach Beleg (Auftragsbestätigung, Rechnung, etc.), unterschiedliche Empfänger hinterlegt werden. |
| Gruppe | Gruppen ermöglichen es Ihnen Thematisch zusammenhängenden Vorlagen zu gruppieren. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bspw. mehrere Angebotsvorlagen (evtl. je Produktgruppe eine eigene Vorlage) verwenden wollen, können Sie eine neue Gruppe Angebote anlegen und diese den jeweiligen Vorlagen zuweisen. |
| E-Mail Format | Definieren Sie hier das Format, in welchem die E-Mail später verschickt werden soll. |
| • HTML: Die E-Mail wird mit HTML-Code formatiert verschickt und kann dadurch Bilder und Textformatierungen enthalten | |
| • Text: Die E-Mail enthält nur Text und keinerlei Formatierung | |
| • Multipart: Die E-Mail enthält HTML, als auch Text Inhalte, die Darstellung des Inhalts wird dann dem E-Mail Client des Empfängers überlassen | |
| Standard Sprachcode | Multinav Mail ist mehrsprachenfähig, Sie können dadurch je benutzter Sprache bspw. separate Betreff und Anschreiben erstellen. Der Standard Sprachcode wird benötigt, um bspw. bei einer fehlenden Sprach-Kombination im „Notfall“ auf Deutsch umschalten zu können. |
| Vorverarbeitung Parameter | Mit den Objekten von Multinav Mail wurden Codeunits eingespielt, welche für Ihre Datenbank angepasst werden können und erweitert werden können. Die Funktionen innerhalb dieser Codeunits werden über Parameter gesteuert. Wenn Sie vor der Verarbeitung Ihrer Vorlage noch benutzerdefinierten Code ausführen möchten, können Sie hier den Parameter definieren. Eine detaillierte Beschreibung der Benutzerdefinierten Codeunits finden Sie in dem Entwicklerhandbuch. |
| Nachverarbeitung Parameter | Wenn Sie vor der Verarbeitung Ihrer Vorlage noch benutzerdefinierten Code ausführen möchten, können Sie hier den Parameter definieren. |
| Herkunftstabelle | In der Regel beruht eine Multinav Mail Vorlage auf einem Datensatz aus BC (bspw. Auftragskopf oder Kontakt). Damit das System aus diesem Datensatz alle Daten aufbereiten kann, müssen Sie die entsprechende Herkunftstabelle definieren. |
| Herkunftskarte | Hinterlegen Sie hier bitte die Karte/Liste über welchen Sie den Herkunftsdatensatz öffnen können. Verwenden Sie als Herkunftstabelle bspw. die Gebuchte Verkaufsrechnung (Tabellen-Nr. 112) können Sie als Herkunftskarte die Page/Form 132 hinterlegen. |
| Herkunftsbeleg | Wählen Sie hier ein Feld aus der Herkunftstabelle aus, wenn dieses Feld bspw. die Belegnummer enthält. Der Feldinhalt wird dann später in der Warteschlange gespeichert. |
| Kontakt Nr. | Wählen Sie hier das Feld aus der Herkunftstabelle aus, welches die Kontakt Nr. enthält. |
| Debitor Nr. | Wählen Sie hier das Feld aus der Herkunftstabelle aus, in welchem die benötigte Debitor Nr. enthalten ist. |
| Kreditor Nr. | Wählen Sie hier das Feld aus der Herkunftstabelle aus, in welchem die benötigte Kreditor Nr. enthalten ist. |
| Sprachcode | Wählen Sie hier das Feld aus der Herkunftstabelle aus, welches den Sprachcode, falls vorhanden, enthält. |
Register Absender / Empfänger
Im Register Absender/Empfänger muss definiert werden, von wem die E-Mail abgesendet bzw. erhalten werden soll. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten eine E-Mail-Adresse zu ermitteln.
In dem Feld Art kann man festlegen, für was die Adresse in der E-Mail verwendet werden soll. Hierbei gibt es folgende Optionen:
- Von
- An
- CC
- BCC
Das Feld Kontakt Art bietet verschiedene Möglichkeiten eine E-Mail-Adresse zu definieren:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzerdefinierte Adresse | Wenn die E-Mail-Adresse schon bei der Erstellung der Vorlage feststeht und bei jeder E-Mail gleich lauten soll können Sie die Option auswählen. Im Feld Benutzerdefinierter Wert können Sie anschließend die gewünschte Adresse hinterlegen. |
| Makro | Die E-Mail-Adresse wird bei dieser Option über einen gesonderten Code ermittelt, welcher über die Tabelle Makros und die Codeunit 5171722 CMM Customized Macros zu implementieren ist. |
| Feld Herkunftstabelle | Hier kann ein Feld aus der Herkunftstabelle hinterlegt werden, wenn in diesem später die E-Mail-Adresse hinterlegt ist. |
| Feld verknüpfte Tabelle | Wählen Sie diese Option, wenn die E-Mail-Adresse an einer Tabelle hinterlegt ist, welche mit der Herkunftstabelle verknüpft ist. Beispiel: Herkunftstabelle = Verkaufsauftrag; Verknüpfung auf das Feld E-Mail-Adresse aus der Tabelle Kontakt; Die Verbindung des Verkaufsauftrags auf den Kontakt erfolgt durch das Feld Verk. An Kontakt-Nr. am Verkaufsauftrag |
| Multinav Mail Benutzer | Jedem in Multinav Mail eingerichteten Benutzer sollte im Rahmen der Einrichtung eine E-Mail-Adresse hinzugefügt worden sein. Diese kann nun an der Vorlage durch diese Option als Absender oder Empfänger ausgewählt werden. |
| Belegart-Empfänger | Hier kann die Adresse mit Hilfe der Herkunftsart (Debitor, Kreditor, Kon-takt) und einer gewünschten Belegart/Vorlage ermittelt werden. |
| E-Mail Szenario | Muss für den Absender genommen werden, da die Absender Adresse aus dem E-Mail Konto, dem das E-Mail Szenario zugeordnet ist, ermittelt wird. |
Nutzen Sie den entsprechenden Assistenten im Registermenü, um die E-Mail-Adressen zu definieren. Dieser zeigt Ihnen die Felder an, die für die gewählte Kontakt Art notwendig sind.
Beispiel für Feld verknüpfte Tabelle mit Assistent:
Die E-Mail-Adresse für den Versand einer Auftragsbestätigung soll vom Kontakt am Verkaufsauftrag kommen.
Die E-Mail-Adresse des Kontakts steht nicht direkt auf dem Verkaufsauftrag. Daher wird zuerst die Tabelle angegeben, die die Adresse beinhaltet. In diesem Fall ist das die Kontakt Tabelle (5050). Dann wird Beziehung zwischen den beiden Tabellen beschrieben. Das Feld Rech. An Kontaktnr. (5053) auf dem Verkaufsauftrag entspricht dem Feld Nr (1) im Kontakt. Zuletzt wird das Feld in der verknüpften Tabelle angegeben, das die gesuchte E-Mail-Adresse beinhaltet. In diesem Fall ist es das Feld E-Mail (102).
Register Betreff
Im Register Betreff kann nun definiert werden, welcher Betreff der Mail beim Versenden mitgegeben werden soll.
Tipps:
- Wählen Sie einen Betreff, aus dem der Inhalt der E-Mail eindeutig herausgelesen werden kann.
- Verwenden Sie nicht mehr als 40 Zeichen. In vielen E-Mail Programmen wird der Betreff ab einer gewissen Länge abgeschnitten.
- Verwenden Sie, wenn möglich, nicht den Namen des Empfängers.
Dieser kann in einer neuen Zeile im Feld Wert eingetragen werden. Für mehrsprachige Vorlagen können je gewünschter Sprache eine Zeile mit dem entsprechenden Wert eingetragen werden. Wichtig ist, dass hierbei im Feld Sprachcode neben dem genauen Wortlaut auch die Sprache definiert werden muss (z.B. DEU, NEU, FRA,…). Bleibt das Feld Sprachcode kann auch 'leer' bleiben, wenn der BC Standardsprachcode ebenfalls 'leer' ist.
Innerhalb des Betreffs kann mit sog. Ersetzungen gearbeitet werden. Das sind Platzhalter, über die personalisierte Informationen, wie z.B. die Belegnummer, mitgegeben werden können. Die Platzhalter sind für gewöhnlich folgendermaßen aufgebaut: Sie beginnen und enden mit %. Dadurch werden der Beginn und das Ende des Suchbegriffes gekennzeichnet. Dazwischen kommt der Suchbegriff selbst, z.B. NR, NAME, usw.
Im nächsten Schritt muss nun festgelegt werden, wie dieser Wert ermittelt werden soll. Dafür klickt man, während die gewünschte Betreffzeile markiert ist, den Button Ersetzung im Menü. Dadurch werden automatisch die Suchbegriffe aus der entsprechenden Zeile angelegt:
Hier muss nun der gewünschte Ersetzungstyp für den jeweiligen Suchausdruck gewählt werden. Man kann ausfolgenden Optionen wählen:
- Makro: Hierbei wird die gewünschte Information über einen gesonderten Code ermittelt. Dieser muss über die Tabelle Makro und die Codeunit 5171722 Customized Macros definiert werden.
- Feld Herkunftstabelle: Hier wird auf ein Feld aus der Herkunftstabelle zugegriffen.
- Feld verknüpfte Tabelle: Hier wird auf ein Feld aus einer Tabelle zugegriffen, die mit der Herkunftstabelle verknüpft ist.
- Textpuffer: Hier können Informationen, die dauerhaft gespeichert werden, über einen gesonderten Code zwischengespeichert und für die E-Mail verwendet werden.
- Eingebettetes Bild: Diese Auswahl wird i.d.R. für den Mail-Body oder die Signatur genutzt. Hier kann über den Editor ein Bild in die Mail aufgenommen werden. Die Ersetzung wird in diesem Fall automatisch angelegt.
- Benutzersignatur: Diese Auswahl wird i.d.R. für den Mail-Body genutzt. Hier kann auf die am Benutzer hinterlegte Signatur zugegriffen werden.
- Schnellbaustein: Über einen Schnellbaustein können z.B. im Vorfeld angelegte (über die Tabelle Schnellbaustein) Textkonserven verwendet werden. (Ähnlich wie bei Textbausteinen in Outlook)
Hinweis:
Um die Ersetzungen zu definieren, verwenden Sie am besten den Assistenten aus dem Menü. Dieser zeigt genau an, welche Informationen/Felder bei dem gewünschten Ersetzungstypen benötigt werden.
Register Inhalt
Im Register Inhalt wird der Mail Body festgelegt. Dafür legt man, wie beim Betreff, eine neue Zeile an. Im Feld Beschreibung kann man eine kurze Erläuterung mitgeben. Über das Feld Sprachcode, kann man, wie beim Betreff, den Inhalt in mehreren Sprachen abbilden.
Durch Klick auf den Button Webeditor öffnet sich folgendes Fenster:
Hier kann nun der Text für diese E-Mail Vorlage eingetragen werden. Auch hier kann wieder mit Ersetzungen gearbeitet werden (s. Kapitel 2.1.3 Betreff). So kann bspw. Über den Platzhalter %ANREDE% eine persönliche Anrede für den Mail Empfänger generiert werden.
Änderungen im Editor werden mit einem Klick Speichern bestätigt.
Hinweis:
Der Editor kann die Inhalte auf zwei verschiedene Arten zeigen. Es gibt zwei Code View Ansichten. Die normale HMTL Vorschau und den HTML Quellcode.
Auch hier werden die Suchbegriffe automatisch in der Ersetzungstabelle angelegt und müssen nur noch entsprechend definiert werden.
Register Anhänge
Im Register Anhänge können nun noch die Dateien definiert werden, die zusammen mit der Mail an den Empfänger versendet werden sollen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Sprachcode | Sprachcode, durch Eingabe einer neuen Zeile mit einem anderen Sprachcode ist es bspw. möglich Kunden und Lieferanten in der Ihnen zugewiesenen Sprache anzuschreiben. |
| Anhang Art | Geben Sie hier die gewünschte Art des Anhangs an. Mögliche Optionen: |
| - CMM_LINKEDFILE: Hinterlegen Sie hier den (UNC) Pfad zu der gewünschten Datei. Beachten Sie dabei unbedingt, dass beim Versand via Aufgabenwarte-schlange, diese Datei im Zugriff des Windows Dienstes liegen muss, welcher das Dynamics 365 Business Central Servicetier ausführt | |
| - CMM_REPORT: Als Anhang wird ein Bericht innerhalb 365 Business Central erzeugt | |
| - CMM_CODEUNIT: Die Erzeugung des Inhaltes findet via CAL Code in einer separaten Codeunit statt | |
| - CMM_QUICKPART: Der E-Mail Anhang wird am aktuell markierten Datensatz gespeichert und kann später vom System verwendet werden, unabhängig davon bspw. ob lokal via Webeditor oder zentral via SMTP/Exchange Server verschickt wird. Der Schnellbaustein ist in der Schnellbaustein List als Datei zu pflegen. | |
| Beschreibung | Beschreiben Sie hier kurz die Art des Anhangs – nur informatives Feld |
| Ersetzungen | Anzeige, ob dem markierten Anhang schon Ersetzungen zugewiesen worden sind. |
| Verknüpfung Pfad | Hinterlegen Sie bei Verwendung der Anhang Art „Verknüpfung“ hier den Pfad zu der verknüpften Datei. |
| Schnellbaustein | Hier wird der Schnellbaustein Code eingetragen, der zuvor über die Schnellbaustein Liste erstellt wurde. |
| Codeunit Parameter | Geben Sie bei Verwendung der „Anhang Art“ Codeunit hier den Parameter an, der an die Codeunit übergeben wird, um den richtigen Inhalt zu erzeugen. |
| Bericht ID | Hinterlegen Sie bei Verwendung der Anhang Art „Bericht“ hier die Objekt ID des Berichts, der erzeugt werden soll. |
| Bericht Name | Automatische Anzeige des Berichtnamen, wenn die ID hinterlegt wurde. |
| Ausgabe Art | Ausgabeformat des Berichts. Mögliche Optionen (unterscheiden sich je nach Dynamics 365 Business Cent-ral Version): Pdf, Xml, Word, Excel, Html |
| Background | Anzeige ob am markierten Anhang eine Hintergrunddatei gespeichert ist. Beim Drucken von Berichten als PDF gibt es die Möglichkeit durch Verwendung von Hintergründen bspw. den Firmenbriefbogen in das erzeugte PDF zu integrieren. Der Hintergrund wird dafür als Schnellbaustein angelegt und über die-sen Code im Feld Hintergrund gepflegt. |
| Bedingungscode | In diesem Feld kann man, einen über die Codeunit 5171721 CMM Customized Conditions, definierten Code eintragen. Dieser prüft beim Erstellen des Anhangs die vorgegebenen Bedingungen. Wenn diese erfüllt sind, wird die Mail gesandet. Wenn nicht, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. |
| Erstellung Zeitlimit | Bei der Verwendung der Anhang Art „Bericht“ können Sie hier die Zeit in Sekunden eingeben, die Multinav Mail warten kann, um den Anhang erzeugen zu lassen. Beim Überschreiten des Werts wird der Posten auf den Status Fehler geändert. |
| Dateianhang Name | Geben Sie hier den Dateinamen an, der später in der fertigen E-Mail für den aktuellen Dateianhang verwendet werden soll. Der Name kann Platzhalter enthalten, die später im Rahmen der Verarbeitung ersetzt werden können. Diese Ersetzungen können über den gleichnamigen Button hinterlegt werden. |
Anhänge Details
Weitere Optionen für Anhänge können über die Aktion „Details“ aufgerufen werden.
Dort finden Sie die schon bekannten Konfigurationsmöglichkeiten, als auch Möglichkeiten, welche dediziert die Dateianhang Art PDF betreffen:
Bei Verwendung der Anhang Art Bericht und der Ausgabe Art PDF können auf der Karte über entsprechende Aktionsbutton auch Ersetzungen (für PFD Verschlüsselung) und das Hintergrundbild (in der Regel Briefbogen) gepflegt werden.
Register Optionen
In diesem Register können verschiedene Dinge gesteuert / festgelegt werden, wie z.B. Stapelverarbeitung, Fehlerbehandlung u.Ä.
In der Spalte können zunächst allgemeine Dinge bzgl. des E-Mailversands eingestellt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertraulichkeit | Hier kann zwischen Normal, Privat, Persönlich und Vertraulich unterschieden werden. |
| Priorität | Hier kann zwischen Normal, Hoch und Niedrig unterschieden werden. |
| Frühste Versandzeit | In diesem Feld kann man eine Uhrzeit eintragen, die den Frühesten Versandzeitpunkt definiert. |
| Späteste Versandzeit | In diesem Feld kann man eine Uhrzeit eintragen, die den Spätesten Versandzeitpunkt definiert. |
| Aktivitäten Vorlage | Hier kann der Vorlage über den Lookup eine Aktivität zugewiesen werden. |
| E-Mail an Aktivität hängen | Ist dieses Feld aktiv, wird die E-Mail an die ausgewählte Aktivität angehängt. |
| PDF Anhänge zusammenfügen | |
| Ist diese Feld aktiv, werden alle Anhänge, die das Format PDF besitzen, zusammengefügt und als ein Anhang versendet. |
Die Stapelverarbeitung kommt in seltenen Fällen zum Einsatz, wenn zeitverzögert oder gesammelte E-Mail erst aufbereitet und später verschickt werden sollen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Stapelverarbeitung | Aktivieren Sie hier die Stapelverarbeitung |
| Objekt Typ | Definition der Objektart, in welcher via CAL Code die Anpassungen hinterlegt wurden, um die E-Mail Empfänger anzuschreiben |
| Objekt Nr. | Objekt Nr. des im vorherigen Feld definierten Objekt Typ |
Auf der rechten Seite können die Optionen der Fehlerbehandlung gepflegt werden. Diese unterstützen den Entwickler oder Benutzer beim Anlegen und Testen neuer Vorlagen, als auch bei der Fehlersuche.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zurückhalten | Die E-Mail wird nicht verschickt, bis ein Mitarbeiter das Häkchen wieder entfernt. |
| Multinav Task Timeout | Bei Verwendung des Comsol Add-on Multinav Task kann hier das Zeitlimit definiert werden, wie lange das System zum Verschicken einer E-Mail benötigen darf. Beim Überschreiten würde Multinav Task den Versand unterbrechen. |
| Job Priorität | Wert für die entsprechenden Felder in Multinav Task und der Dynamics 365 Business Central Aufgabenwarteschlange. |
| Temp. Dateien nicht löschen | Bei der Verarbeitung des Multinav Mail Posten werden Dateien (wie bspw. Anhänge erzeugt). Beim Aktivieren der Option werden diese Dateien nach erfolgreichem Versand sofort wieder gelöscht. |
| Sendeprotokoll | Nach Verarbeitung des Multinav Mail Posten kann der Benutzer benachrichtigt werden. Mögliche Optionen: |
| - Keine Option: es wird kein Sendeprotokoll verschickt | |
| - Im Fehlerfall: Der Benutzer bekommt eine Information, dass der E-Mail Versand nicht erfolgreich war | |
| - Nie: Auch im Fehlerfall bekommt der Benutzer keine Information | |
| Sendeprotokoll Empfänger | Definition des Empfängers des Sendeprotokolls. Mögliche Optionen: |
| - Multinav Mail Benutzer: Der Benutzer, welcher den E-Mail Versand initialisiert hat, bekommt auch die entsprechende Rückmeldung dazu | |
| - Benutzerdefiniert: Es wird eine frei definierbare Adresse informiert | |
| Sendeprotokoll E-Mail Adresse | Bei Verwendung der Option Benutzerdefiniert kann hier die E-Mail Adresse hinterlegt werden, an welche das Fehlerprotokoll geschickt werden soll. |
| E-Mail Umleitung aktivieren | Bei aktivierter Option werden die Empfänger der E-Mail ignoriert und stattdessen die E-Mails an die Umleitungsadresse geschickt. |
| Umleitungsadresse | Bei Verwendung der E-Mail Umleitung kann in diesem Feld die E-Mail Adresse hinterlegt werden, an welche alle E-Mails der aktuellen Vorlage umgeleitet werden sollen. |
E-Mail Vorlage freigeben
Sobald die Vorlage fertig erstellt die notwendigen Änderungen erledigt sind, muss die Vorlage (wieder) veröffentlicht werden. Das ist wichtig, da eine Vorlage, die nicht veröffentlich wurde, nicht für den E-Mail Versand verwendet werden kann.
Das kann man entweder über den Button Status ändern im Menü machen, oder man aktiviert das Feld Veröffentlicht direkt per Maus klickt.
Sollte man diesen Schritt jedoch einmal vergessen, wird man beim Schließen der Vorlage mittels einer Message darauf aufmerksam gemacht und man kann die Abfrage mit Ja bestätigen. War es jedoch Absicht, dass die Vorlage noch nicht veröffentlicht wurde, wählen sie Nein.
Sollten noch Felder in der Vorlage vorhanden sein, die nicht gefüllt wurden, jedoch aber zwingend notwendig sind, erkennt BC auch das. Hier werden die wichtigsten Felder mein Veröffentlichen geprüft und ggf. erscheint eine Meldung wie diese:
Die Vorlage muss nun zunächst entsprechend bearbeitet werden. Vorher ist es nicht möglich, diese für den Versand zu veröffentlichen.
E-Mail Vorlage Vorschau
Aus der Vorlage kann eine Vorschau E-Mail erzeugt werden.
Mit Klick auf Vorschau öffnet sich eine Auswahl an den Dokumenten, die als Herkunftstabelle in der Vorlage angegeben sind:
In diesem Fall sind das die gebuchten Verkaufsrechnungen. Wählen Sie eine Rechnung aus und bestätigen Sie mit OK.
Danach kommt ein Auswahlfenster:
Für dieses Beispiel wählen Sie Web Editor und bestätigen mit OK.
Das Vorschau Fenster öffnet sich. Hier können die Informationen zum Versand eingesehen und bearbeitet werden.
Mit einem Klick auf Mail versenden wird der Versand gestartet. Es erscheint eine Bestätigung:
Der Versand ist anschließend unter der angegebenen Nummer in den Mail Posten zu finden.