Versandauftrag

Versandauftragskopf

Versand Belege

Ein Versandauftrag kann aus einem Herkunftsbeleg versandrelevante Informationen erhalten, dies stellt jedoch keine Pflicht dar. Ebenso ist es möglich einen Versandauftrag basierend auf Kontakt-, Debitor- oder Kreditor-Stammdaten zu erzeugen oder die Eingaben manuell vorzunehmen. In diesem Unterkapitel wird die Erzeugung von Versandaufträgen mit und ohne Herkunftsbeleg sowie mit NAV-Stammdaten erläutert. Folgende Felder sind hierfür relevant:

Belegart

In der Multiship-Standard-Einrichtung stehen viele NAV-Standardbelege bereits zur Verfügung:

Beleg
Auftrag
Bestellung
EK-Gutschrift
EK-Lieferschein
EK-Rechnung
EK-Reklamation
Geb. Umlagerungsausgang
Geb. Umlagerungseingang
Packzettel
Service Auftrag
Servicegutschrift
Servicelieferung
Servicerechnung
Umlagerung
Versandadressen
VK-Gutschrift
VK-Lieferschein
VK-Rechnung
VK-Reklamation

Belegnr.

Das Feld Belegnummer steht in Verbindung zum Feld Belegart. Je nachdem welcher Beleg gewählt wurde, wird dieses Feld auf die zugehörige Tabelle gefiltert, d.h. bei Eingabe von EK-Rechnung werden die gebuchten EK-Rechnungen in dem Lookup angezeigt, bei Eingabe des VK-Lieferscheins, die gebuchten Verkaufslieferungen.

Herkunftsnr.

Sollte ein Beleg gewählt sein, wird in diesem Feld die Debitoren- oder Kreditorennummer angezeigt. Wenn kein Beleg gewählt wurde, kann mithilfe des Lookup ein Kontakt aus den Kontaktstammdaten gewählt werden. Durch Eingabe einer Belegart (ohne Eingabe einer Belegnr.) wird das Feld je nach Auswahlart auf die Debitoren- oder Kreditorenübersicht gefiltert.

Versand Adressfelder

Die Eingabe der versandrelevanten Empfängerinformationen im Versandauftrag erfolgt im Reiter Allgemein, dafür stehen nachfolgend aufgelistete Adressfelder zur Verfügung:

Feld	Merkmale	Anmerkungen
Name	Typ: Text; Länge: 30	Eingabe des Sendungsempfängers, z.B. Firma, Privatperson
Name 2		Typ: Text; Länge: 30
Adresse		Typ: Text; Länge: 30
Adresse 2	Typ: Text; Länge: 30	Eingabe von Zusatzinformationen, z.B. 3. Stock, Erdgeschoss etc.
PLZ	Typ: Code; Länge: 20
Ort	Typ: Text; Länge: 30
Ländercode	Typ: Code; Länge: 3	ISO-2 - Ländercode
Kontaktperson	Typ: Text; Länge: 30	Eingabe des Ansprechpartners auf Empfängerseite
Telefonnr.	Typ: Text; Länge: 30	Bei telefonischer Avisierung ein Pflichtfeld
E-Mail	Typ: Text; Länge: 80	Bei E-Mail-Benachrichtigung ein Pflichtfeld
Bundesregion	Typ: Code; Länge: 30	Nur für den Versand nach Nord-Amerika relevant
Bundesregionskürzel	Typ: Code; Länge: 2	Nur für den Versand nach Nord-Amerika relevant

Versandfragebogen

Mithilfe der Versandfragebögen können im Rahmen des Versandabwicklungsprozesses diverse Zusatzinformationen für den Frachtführer oder auch die interne Verwendung übertragen werden. Es können beliebig viele Fragebögen eingerichtet werden, jedoch kann nur jeweils ein Versandfragebogen in der Zusteller Einrichtung in Comsol Multiship verknüpft werden. Diese Fragebögen werden für einige Dienste zwingend benötigt. Es ist allerdings auch möglich hier freie Felder für die eigene Verwendung zu hinterlegen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Codes dann besonders gekennzeichnet werden sollten. Bspw. mit dem Kundenkürzel als Prefix.

Einrichtung Versandfragebögen

Zusätzliche Informationen

Abhängig vom Versandgut, des Zustellers und der gewählten Zustellertransportart kann es erforderlich sein, weitere Angaben im Versandauftrag vorzunehmen. So erfordert eine Nachnahme-Sendung immer einen vom Frachtführer einzufordernden Nachnahmebetrag. Bei Versand in zollpflichtige Drittländer wird in der Regel der Zollwert der Sendung benötigt. Andere benötigen spezifischere Informationen, zum Beispiel bei einer Abteilungsbelieferung mit DPD, diese werden über die zusätzlichen Informationen geplegt.

Feld	Merkmale	Anmerkungen
Nr.	Typ: Code; Länge: 20	Wird automatisch vergeben (mittels NAV-Nummernserie)
Urspr. Belegdatum	Typ: Text; Länge: 30
Geplantes Warenausgangsdatum	Typ: Datum	Übernommen aus dem Herkunftsbeleg sofern vorhanden.
Datum	Typ: Datum	Entspricht Tagesdatum/Buchungsdatum
Versender	Typ: Code; Länge: 10
Zustellercode	Typ: Code; Länge: 10	Verknüpfung zu NAV-Standardtabelle Zusteller
Servicecode	Typ: Code; Länge: 10	Verknüpfung zu NAV-Standardtabelle Zustellertransportart
Nachnahme	Typ: Decimal
Wert	Typ: Decimal	Relevant für Versandversicherungen
Zollwert	Typ: Decimal	Relevant für Zoll, Angabe des Warenwerts der gesamten Sendung
Lademeter	Typ: Decimal
Liefertermin	Typ: Date	Relevant für jegliche Termindienste zur Bestimmung des Anliefertages beim Empfänger der Sendung
Lieferzeit	Typ: Time	Angabe der Anlieferzeit (sofern erforderlich)
Sammelversand Nummer	Typ: Code; Länge: 20
Empfänger Kundennummer	Typ: Text; Länge: 20
Auftragsnummer	Typ: Code; Länge: 20	Zur Übergabe der NAV-Auftragsnummer vorgesehen
Bemerkung 1	Typ: Text; Länge: 30
Bemerkung 2	Typ: Text; Länge: 30
Bemerkung 3	Typ: Text; Länge: 30
Individualfeld 1	Typ: Text; Länge: 250	Frei verwendbar für Kundenindividualisierungen
Individualfeld 2	Typ: Text; Länge: 250	Frei verwendbar für Kundenindividualisierungen

Diese Felder sind in den Reitern Allgemein und Informationen des Versandauftrages zu finden.

Neutral- oder Deckversand

Die Eingabe einer alternativen Absenderadresse für Neutralversand-Sendungen bzw. bei Verwendung von Deckadressen erfolgt im Versandauftrag im Reiter 2. Adresse:

Folgende Felder stehen hierfür zur Verfügung:

Feld	Merkmale	Anmerkungen
Adresse2 Name	Typ: Text
	Länge: 30
Adresse2 Name 2	Typ: Text
	Länge: 30
Adresse2 Adresse	Typ: Text
Adresse2 Adresse 2	Typ: Text
	Länge: 30
Adresse2 PLZ	Typ: Code
	Länge: 20
Adresse2 Ort	Typ: Text
	Länge: 30
Adresse2 Ländercode	Typ: Text	ISO-2 - Ländercode
	Länge: 3
Adresse2 Kontaktperson	Typ: Text
	Länge: 30
Adresse2 Telefonnr.	Typ: Text
	Länge: 30

Die Felder Adresse2 Name, Adresse2 Adresse, Adresse2 PLZ und Adresse2 Ort stellen Pflichtfelder dar, d.h. sobald eine Eingabe in einem der Felder erfolgt, müssen die anderen genannten Felder ebenfalls gefüllt sein. Sofern der Frachtführer einen vollständigen Neutralversand zugestimmt hat, kann im Feld „Adresse 2 Name“ ein Punkt eingegeben werden und es erfolgt kein Andruck eines Absenders auf dem Label.

Bitte beachten Sie, dass die eingegebene Adresse im Reiter 2. Adresse keinen Einfluss auf die Abholung des Frachtführers hat – dieser wird diese und alle anderen Sendungen am vereinbarten Ort abholen. Es ist mit dem Frachtführer ebenfalls zu definieren, was im Falle einer Rücksendung mit dieser Sendung passiert. Unter Umständen kann die Sendung an die angedruckte Adresse zurückgeschickt werden. Wir empfehlen daher diesen Prozess unbedingt mit dem jeweiligen Frachtführer im Detail zu besprechen.

Versandzeile

Packstückangaben

Im Versandauftrag in Multiship wird jedes Packstück der Sendung mit einer separaten Zeile erfasst. Hierbei wird jeder Zeile automatisch eine eigene Zeilennummer zugeordnet. Pflichtfeld einer jeden Zeile stellt das Feld Gewicht dar – durch Frachtführer-Vorgaben kann es sein, das weitere Felder Pflichtfelder darstellen, so z.B. die Verpackung des Packstücks bei Speditionsversand.

Feld	Merkmale	Anmerkungen
Nr.	Typ: Code; Länge: 10	Nummer des zugehörigen Versandauftrag-Kopfes
Zeilennr	Typ: Integer
Referenznr.	Typ: Code; Länge: 20
Gewicht	Typ: Decimal
Paketnr.	Typ: Code; Länge: 30	Wird erst im Rahmen der Buchung ermittelt, daher ist keine Eingabe im Feld möglich
Verpackung	Typ: Text; Länge: 5
Länge / Breite / Höhe	Typ: Integer	Eingabe erfolgt in cm
Volumen / Volumengewicht	Typ: Integer	Wird erst im Rahmen der Buchung ermittelt, daher ist keine Eingabe im Feld möglich
Artikelnr.	Typ: Text; Länge: 30	Lookup in die Artikelübersicht
Freies Feld 1 / 2	Typ: Text; Länge: 30	Bei einigen Frachtführern in Verwendung
Freies Feld 3	Typ: Integer	Bei einigen Frachtführern in Verwendung
Lademeter	Typ: Decimal	Bei einigen Speditionen ist die Übermittlung der Lademeter nötig
Individualfeld 1 / 2	Typ: Text; Länge: 250	Keine Verwendung im Versandprozess Multiship; zur freien Verwendung

Sendungs- & Paketinhalte

Zusätzliche Informationen zur Sendung können in Form von Sendungs- und Paketinhalten hinterlegt werden, diese können auf Sendungs- wie auf Packstückebene eingegeben werden. So kann z.B. einem Packstück, Gefahrgutinformationen (Zeile) oder Warenannahmezeiten der Sendung (Kopf) hinzugefügt werden. Hierfür verwendet Multiship eine gemeinsame Tabelle, die Unterscheidung nach Sendungs- oder Paketinformation erfolgt über das Feld Zeilennummer. In den einzelnen Frachtführer-Modulen sind die Eingaben diverser zusätzlicher versandrelevanter Informationen erforderlich – diese werden durch das Feld Art kategorisiert. Je nach Auswahl sind bestimmte Felder der Tabelle verwendbar – andere Felder wiederrum nicht.

Folgende Arten stehen zur Verfügung:

Art	Anmerkungen
Artikel	weitere Eingabemöglichkeiten der enthaltenen Artikel; Eingabe erfolgt über das Feld Nr. (Lookup in Artikelübersicht)
GGVS	Siehe Kapitel 4.3.1
GLS-GGVS	Siehe Kapitel 4.3.1
Zollinformation	Siehe Kapitel 4.3.3
Paketinhalt	Eingabe erfolgt im Feld Beschreibung
Bemerkung	Jegliche Bemerkungen zur Sendung/Packstück; Eingabe erfolgt im Feld Beschreibung
Textbaustein	Steht nicht mehr zur Verfügung, wird in zukünftiger Version entfernt
Empf. Tel. Nr.	Zur Eingabe einer Tel.Nr. – priorisiert wird das Feld Telefonnr. des Versandauftrages verwendet
Empf. Fax. Nr.	Zur Eingabe einer Fax-Nr.
Empf. E-Mail	Zur Eingabe einer Mailadresse – priorisiert wird das Feld E-Mail des Versandauftrages verwendet
Datum	Steht nicht mehr zur Verfügung, wird in zukünftiger Version entfernt
Zus. Adresse	Zur Eingabe werden die Felder zusätzliche Adresse Art/Herkunftsart/Herkunftsnr. verwendet

Besondere Versendungsformen

Sonderleistungen stellen in Multiship Zusatzleistungen und Frankaturen des jeweiligen Versanddienstleisters dar. Die Verwaltung findet über Versendungsformgruppen statt, welche einzelnen Diensten der Zusteller Einrichtung zugeordnet sind.

Sonderleistung im Versandauftrag

Es ist möglich, einem Versandauftrag eine Sonderleistung hinzuzufügen. Beachten Sie, dass nur die erlaubten Sonderleistungen für den gewählten Zusteller & Zustellertransportart angezeigt werden. Klicken Sie im geöffneten Versandauftrag im Menünband auf den den Eintrag Sonderleistungen:

In der Übersicht werden alle bereits gewählten Sonderleistungen angezeigt. Mithilfe des Lookups im Feld Sonderleistung können Sie die benötigte Sonderleistung auswählen. Markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken auf OK. Im Anschluss wird die Versendungsformen Übersicht geschlossen und in der Übersicht Versand Beleg Sonderleistung ist ein neuer Eintrag vorhanden:

Nach Schließen dieser Übersicht wird/werden die gewählte(n) Sonderleistung(en) im Versandauftrag in der Fact Box Sonderleistungen angezeigt:

Beachten Sie bitte, dass bei bestimmten Sonderleistungen Pflichtangaben notwendig sind. Bei Termindiensten wird immer ein Lieferdatum benötigt, Avisierung benötigt eine Empfänger Telefonnummer bzw. MailAdresse bei Mail-Avis, Nachnahme erfordert einen Nachnahmebetrag etc..

Versandfragebogen

Mithilfe der Versandfragebögen können im Rahmen des Versandabwicklungsprozesses diverse Zusatzinformationen für den Frachtführer oder auch die interne Verwendung übertragen werden. Es können beliebig viele Fragebögen eingerichtet werden, jedoch kann nur jeweils ein Versandfragebogen in der Zusteller Einrichtung in Comsol Multiship verknüpft werden. Diese Fragebögen werden für einige Dienste zwingend benötigt. Es ist allerdings auch möglich hier freie Felder für die eigene Verwendung zu hinterlegen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Codes dann besonders gekennzeichnet werden sollten. Bspw. mit dem Kundenkürzel als Prefix.

Fragebogen ausfüllen

Klicken Sie im geöffneten Versandauftrag in der Navigationsleiste auf NAVIGATE und wählen die Schaltfläche Zusatzinformationen aus. Anschließend werden alle definierten Fragen angezeigt – im Feld Antwort werden alle gestellten Fragen beantwortet und danach der Fragebogen durch Druck auf die OK-Schaltfläche geschlossen.

Nun kann der Versandauftrag gebucht und das Label ausgegeben werden.

Gefahrgutinformationen

Gefahrgut-Angaben werden auf Zeilenebene, d.h. pro Packstück erfasst. Dazu im Feld Art „GGVS“ auswählen und im Feld GGVS UN Nummer das Gefahrgut, welches enthalten ist, über den Lookup selektieren. Sollte der Lookup keine Treffer bieten, fehlen die Gefahrgut-Angaben in der Gefahrgut-Tabelle. Sprechen Sie in diesem Fall mit dem Gefahrgutbeauftragten und lassen diese Tabelle mit allen bekannten Gefahrgutinformationen befüllen. Bitte beachten Sie das Multiship keine Gefahrgüter zusammenfasst oder Gefahrgutpunkte berechnet. Gefahrgüter sollten daher bereits kumuliert eingetragen werden. Die Pflege Ihrer Gefahrgutstammdaten sollte von Ihrem Gefahrgutbeauftragten vorgenommen werden. Multiship bietet hier keine inhaltliche Prüfung der hinterlegten Gefahrgüter, diese liegen in der Verantwortung des Kunden.

Weitere Pflichtangaben stellen die Felder Anzahl, Brutto- & Nettogewicht dar, zusätzliche Informationen können entsprechend der jeweiligen Gefahrstoffe benötigt werden. Bei Gefahrgutsendungen mit dem Frachtführer GLS ist anstelle von GGVS GLS-GGVS auszuwählen.

Gefahrgut mit begrenzter Menge / Limited Quantity

Für den Versand von Gefahrgut in begrenzter Menge sind weniger Angaben für die Versandabwicklung nötig. Wir empfehlen in den Gefahrgutstammdaten separate Datensätze für Limited Quantity anzulegen und das Optionenfeld Begrenzte Menge zu aktivieren. Die Konfiguration sollte ebenfalls von Ihrem Gefahrgutbeauftragten vorgenommen werden. Im Versandprozess muss später ebenfalls ein neuer Datensatz in den Paketinhalten erzeugt werden. Hierzu die Art GGVS auswählen und die UN-Nummer des Limited Quantity-Datensatzes im entsprechenden Feld selektieren. Zusätzlich wird die Angabe der Menge benötigt.

Zollinformationen

Für Versand außerhalb der EU (Drittländer) ist es erforderlich, dass Sie dem Frachtführer Zollinformationen mitteilen. Diese werden auf Zeilenebene, d.h. pro Packstück erfasst. Wählen Sie im Feld Art „Artikel“ aus und befüllen anschließend die folgenden Felder:

• Artikelnr.(optional, bietet aber Abruf der Daten aus dem Artikelstamm)
• Zolltarifnr.
• Herkunftsland
• Beschreibung + Englische Warenbeschreibung
• Zollwert
• Stückpreis

Bemerkungen

Einige Frachtführer bieten die Möglichkeit zusätzliche Bemerkungen im Versandauftrag auf Kopf- und Zeilenebene zu übertragen. Im Feld Art ist Bemerkung auszuwählen und die jeweilige Bemerkung in Feld Beschreibung einzugeben. Dabei kann es sich z.B. um Warenannahmezeiten oder Anzahl der Packstücke auf einer Palette handeln. Es ist vorher zu klären, ob der Frachtführer Bemerkungen in der Tagesabschlussdatei verarbeiten kann. Grundsätzlich ist die Anzahl der Bemerkungen bei den meisten Frachtführern sehr limitiert. Es ist darauf zu achten nur wirklich notwendige Bemerkungen zu übertragen.

Artikelinformationen

Zur Übergabe von Artikelinformationen muss im Feld Art „Artikel“ gewählt werden. Die Auswahl erfolgt pro Packstück, d.h. auf Zeilenebene. Wählen Sie mithilfe des Lookups im Feld Nr. die im Packstück enthaltenen Artikel aus. Es können mehrere Zeilen erfasst werden. Der gleiche Artikel sollte nicht mehrfach eingetragen werden, stattdessen sollte dann auf das Feld Menge zurückgegriffen werden.

Gebuchte Versandaufträge

Sofern alle benötigten Daten im Versandauftrag erfasst wurden, wird dieser gebucht. Das Registrieren eines Versandauftrags führt zu dem Ausdruck der entsprechenden Paketlabel. Aus einem Versandauftrag wird in diesem Zuge ein gebuchter Versandauftrag.

Stornierte Versandaufträge

Sofern eine Sendung noch nicht per Tagesabschluss an den Frachtführer übermittelt wurde, kann diese storniert werden. Der gebuchte Versandauftrag wird hier gelöscht und eine Kopie wird als stornierter Versandauftrag archiviert. Es kann Zahlreiche Gründe für das Stornieren eines Versandauftrages geben. Der Kunde hat seine Sendung storniert, die Daten des Auftrages wurden fehlerhaft übergeben, das Label wurde beim Abreißen beschädigt und muss nachgedruckt werden, etc.

Tagesabschluss-Konfiguration

Nachfolgendend wird die Konfiguration der Übertragung der Tagesabschlussdateien an den jeweiligen Frachtführer erläutert. Die Übertragungsmethode ist abhängig vom Frachtführer, in der Regel wird FTP- oder SFTP-, HTTPS-Übertragung oder E-Mail-Versand verwendet.

Import-/Export-Einrichtung

Die Imp.-Exp.-Einrichtung kann über "Zustellerbasierte Einrichtung" - "Zusätzliche Einrichtungen" verwaltet werden.

Es öffnet sich anschließend eine Übersichtsliste:

Über die Navigationsleiste kann ein neuer Eintrag erzeugt oder ein bestehender Auftrag bearbeitet werden – eine Karte zur Konfiguration wird geöffnet:

Im Reiter Allgemein werden die Art der Datenübertragung und die Richtung konfiguriert. In der Regel wird hierfür im Reiter Objekteinrichtung eine zugewiesene Codeunit benötigt. Der Reiter Quelle und die zugehörigen Felder steuern den Pfad, unter dem im Netzwerk die Tagesabschlussdateien abgelegt werden. Der Reiter Ziel und die zugehörigen Felder dienen zur Konfiguration der Übertragung zum Frachtführer. Die Eingaben erfolgen je nach Übertragungsmethode in bestimmten Feldern. Sollte ein Proxy-Server zum Einsatz kommen, kann dieser ebenfalls in diesem Reiter eingegeben werden.

Zuweisung über Versandliste

Öffnen Sie die Versandliste des Frachtführers dessen Imp.-/Exp.-Einrichtung editiert wurden und wählen den Reiter Import/Export aus:

Die Zuweisung von Imp.-/Exp.-Einrichtungscode und Versandliste erfolgt im Feld Pfadangabe Schlüssel.

Empfängeradressen

Multiship bietet eine eigene Kontaktdatenverwaltung, um wiederkehrende Versandadressen welche keinen Kontakt, Debitor oder Kreditor darstellen, erfassen und verwenden zu können.

Klicken Sie in der Versand Empfängerübersicht in der Navigationsleiste auf Neu um eine neue Adresse zu erfassen. Die Empfängeradressen-Karte wird daraufhin geöffnet:

Diese können später anstelle eines Herkunftsbelegs in der Versandabwicklung ausgewählt werden. Neben der Adresse lässt sich der Versender sowie der Zusteller und die Zustellertransportart und weiteres pflegen.

Folgende Felder stehen Ihnen hierfür zur Verfügung:

Feld	Merkmale	Anmerkungen
Reiter Allgemein
Code	Typ: Code	Wird durch NAV-Nummernserie automatisch befüllt
	Länge: 20
Belegart	Typ: Text	Wird für Sammelversand benötigt
	Länge: 30
Belegnr.	Typ: Code	Wird für Sammelversand benötigt
	Länge: 20
Herkunftsnr.	Typ: Code	Wird für Sammelversand benötigt
	Länge: 20
Name	Typ: Text	Firmierung, Vor- & Nachname etc.
	Länge: 30
Name 2	Typ: Text	Für Zusatzangaben zum Feld Name, z.B. Abteilung
	Länge: 30
Adresse	Typ: Text	Eingabe der Straße inkl. Hausnr.
	Länge: 30
Adresse 2	Typ: Text	Für Zusatzangaben zum Feld Adresse, z.B. Angabe der Lagerhalle
	Länge: 30
PLZ	Typ: Code	Eingabe der PLZ ohne Ländercode oder Bundesregion
	Länge: 20
Ort	Typ: Text	Eingabe des Ortes ohne PLZ
	Länge: 30
Ländercode	Typ: Code	ISO-2-Ländercode
	Länge: 3
Kontaktperson	Typ: Text	Ansprechpartner auf Empfängerseite
	Länge: 30
Telefonnr.	Typ: Text	Telefonnr. des Sendungsempfängers, kann z.B. für tel. Avisierungen genutzt werden
	Länge: 30
E-Mail	Typ: Text	E-Mail-Adresse des Sendungsempfängers, kann z.B. für MailAvisierungen genutzt werden
	Länge: 80
Bundesregionskürzel	Typ: Code	Nur für den Versand nach Nordamerika und Kanada relevant
	Länge: 2
Liefertermin	Typ: Date
Nachnahme	Typ: Decimal
Wert	Typ: Decimal
Versendercode	Typ: Code	Zur Definition des Absenders
	Länge: 10
Reiter Versandvorgaben
Zusteller Nr.	Typ: Code	Verknüpfung zu NAV-Standardtabelle Zusteller
	Länge: 10
Service Nr.	Typ: Code	Verknüpfung zu NAV-Standardtabelle Zustellertransportart
	Länge: 10
Bemerkung 1	Typ: Text	Eingabe in Bemerkungsfeldern bitte nur nach Rücksprache mit Comsol
	Länge: 30
Bemerkung 2	Typ: Text	Eingabe in Bemerkungsfeldern bitte nur nach Rücksprache mit Comsol
	Länge: 30
Bemerkung 3	Typ: Text	Eingabe in Bemerkungsfeldern bitte nur nach Rücksprache mit Comsol
	Länge: 30

Empfängeradressen auswählen

Öffnen Sie einen neuen Versandauftrag in Multiship und wählen im Feld Belegart Versandadressen aus:

Anschließend im Feld Belegnr. den Versand Empfänger aus der sich öffnenden Übersicht auswählen. Daraufhin werden alle gepflegten Empfänger-Stammdaten an den Versandauftrag übergeben:

Paketverfolgung

Kurze Zeit nachdem die entsprechenden Sendungen per Tagesabschluss elektronisch an die Frachtführer übermittelt wurden, stehen Pakettracking-Informationen zur Verfügung. Diese Informationen werden unter dem Punkt Aufgaben im Bereich Auftragsabwicklung angezeigt. Die Pakettracking Übersicht zeigt hier noch einmal die Eckdaten der jeweiligen Packstücke und ermöglicht das Starten der Paketverfolgung des jeweiligen Frachtführers. Die Pakettracking-Übersicht enthält hier einen Eintrag pro übermittelten Packstück.

Versandauswertungsmatrix

Die Versand-Auswertung Matrix gibt Ihnen Auskunft über Ihr Versandaufkommen in Comsol Multiship.

Sie erhalten eine Zusammenfassung über die Anzahl der Sendungen, die enthaltenen Packstücke, Gesamtgewicht, Gebühren und Gesamtgebühren, abgrenzbar nach den Perioden Tag, Woche, Monat, Quartal und Jahr. Eine Unterscheidung nach Buchungs- und Warenausgangsdatum ist ebenfalls möglich.

Das Feld Filter Kriterium steuert die Filterung der gebuchten Versandaufträge, hierbei kann zwischen Buchungs- und Warenausgangsdatum unterschieden werden.

Wählen Sie anschließend im Feld Anzeigetyp aus, welche Werte die Matrix-Tabelle anzeigen soll.

Zur Auswahl stehen:

• Anzahl Sendungen (alle Versandaufträge der gewählten Periode)
• Anzahl Colli (Packstücke aller Versandaufträge der gewählten Periode)
• Gesamtes Gewicht (Gewicht aller Packstücke aller Versandaufträge der gewählten Periode)
• Gebühren
• Gesamte Gebühren

Das Feld Abgrenzung steuert die Anzeige in Bezug auf das Feld Anker, die Abgrenzung kann auf 2 Arten erfolgen:

• Von Bis
• Bis

Die Periode steuert das Anzeigeintervall der Versand-Auswertung Matrix. Die Periode kann wie folgt definiert werden:

• Tag
• Woche
• Monat
• Quartal
• Jahr

Die Versand Auswertung Matrix zeigt nun entsprechend den gewählten Filtern eine Zusammenfassung an:

Wenn Sie in einer Spalte mit einem Eintrag auf den Lookup klicken, werden die zugehörigen gebuchten Versandaufträge angezeigt:

Grafische Auswertung

Die grafische Versandauswertung stellt eine Alternative zur Versand-Matrix in Listenform dar:

In der Navigationsleiste der geöffneten Auswertungskarte kann die Periode definiert werden. Zur Auswahl stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Tag
• Woche
• Monat
• Quartal
• Jahr

Das Feld Periodenstart legt den Startzeitpunkt der Ansicht fest. Hierbei kann mittels dem Feld Filter Kriterium zwischen dem Buchungsdatum und dem Warenausgangsdatum des Versandauftrages unterschieden werden.

Sofern die Ansicht pro Frachtführer angezeigt werden soll kann im Feld Zusteller Filter der jeweilige Zusteller ausgewählt werden.

Das Optionsfeld Gesamte Zahlen bis Datum ermöglicht die Ansicht aller sendungsrelevanten Daten seit Buchung des 1. Versandauftrags.

Die Anzeige erfolgt im zweiten Reiter der grafischen Versandauswertung.

Wird der Mauszeiger über einen der dargestellten Balken bewegt öffnet sich eine Infobox die weiterführenden Informationen anzeigt:

Versand-Imp.-Exp.-Historie

Die Historie der Importe und Exporte innerhalb Multiships ist im Menü über "Auswertung und Nachverfolgung unter "Versand-Imp.-Exp.-Historie zu finden.

In der Historie werden Ihnen alle relevanten Informationen zu den durchgeführten Importen und Exporten mitprotokolliert. Hier können Sie gegebenenfalls nachvollziehen ob die Dateiübertragung an Ihren Frachtführer erfolgreich war indem Sie den Status des Exportes prüfen.

ImpExpHistorie

Zudem können Sie die übertragene Datei herunterladen und das Übertragungsprotokoll abrufen.

Label-Einstellungen

Einstellungen am Labeldruck können in Comsol Multiship vorgenommen werden. Der Ausdruck des Labels kann neu positioniert und die Labeldrucktemperatur und –Geschwindigkeit konfiguriert werden. Die Label-Einstellungen sind unter Allgemeine Einrichtung im Unterpunkt Drucker Einrichtung aufgeführt. Bei Auswahl des Menüpunktes wird eine Übersicht aller konfigurierbaren Multiship Label angezeigt:

Welcher Report zu editieren ist, kann dem Feld Bezeichnung entnommen werden – alternativ kann in der Zusteller Einrichtung im Reiter System die Report ID im Feld Report1 abgelesen werden. Zur Konfiguration muss die Karte eines Labels geöffnet werden.

Reiter Allgemein

Im Reiter Allgemein erfolgt die Positionierung des Labelausdrucks. Hierfür stehen die Felder Horizontalversatz und Vertikalversatz zur Verfügung. Ausgehend vom Nullpunkt des Druckers wird der Ausdruck um die eingegebene Zahl pixelweise verschoben. Sollte der Ausdruck trotz Änderungen nicht zufriedenstellend sein, kann eine Neu-Kalibrierung des Druckers Abhilfe schaffen. Für zusätzliche Angaben stehen die Felder Feld3 bis Feld6 zur Verfügung – eine Änderung an bereits vorhandenen Werten muss mit dem Comsol Multiship Support abgestimmt werden.

Reiter Label

Im Reiter Label kann Druckgeschwindigkeit und Drucktemperatur gesteuert werden.

Es wird empfohlen eine niedrige Druckgeschwindigkeit zu wählen um sicherzustellen dass es beim Erzeugen der Barcodes nicht zu Fehlern kommt (z.B. sehr kleine Unterbrechungen in den einzelnen Strichen des Barcodes). Die Drucktemperatur kann beliebig konfiguriert werden – sollte der Ausdruck zu schwach (Label wirkt generell eher grau als schwarz) sein sollte die Temperatur erhöht werden.

Reiter Einstellung

Der Reiter Einstellungen dient der Konfiguration der Felder Feld1 bis Feld6. Diese können aktiviert/deaktiviert und die Beschreibung des Feldes geändert werden.

Die Felder Feld3 bis Feld6 sind nicht in allen Multiship Labels in Verwendung, d.h. Eingaben können unter Umständen keinen Einfluss auf den Labeldruck haben.

Gebühren

Comsol Multiship bietet Ihnen die Möglichkeit für jeden Frachtführer oder für jeden Dienst eigene Gebühren zu definieren. Diese Funktion ist nicht für einen Abgleich der Frachtkosten geeignet und dient nur einem rudimentären ermitteln von durchschnittlichen Gebühren. Da die Frachtführergebühren hier in der Regel nicht verbindlich sind, raten wir von der Verwendung dieser Funktionalität ab. Die Gebührentabelle kann die Gebühren Gewichts-, Länder- und Zonenbezogen ermitteln und im Buchungsprozess des Versandauftrages berücksichtigt werden. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten zur Gebührenerrechnung, z.B. die Errechnung nach Gewichtssprung oder nach Pauschale zzgl. Linearem Anteil (z.B. Grundgebühr 10,00 EUR zuzüglich 1,50 EUR pro Kg).

Gebührengruppe

Die Erfassung von Gebühren findet über Gebührengruppen statt, diese finden Sie unter "Zustellerbasierte Einrichtung". Gebührengruppen können einzelnen Zustellertransportarten oder einem kompletten Zusteller zugeordnet werden.

Zugewiesen werden Gebührengruppe in der Zusteller Einrichtung. Diese können Sie über die "Zustellerbasierte Einrichtung" des Multiship-Menüs öffnen. Jeder Eintrag der Zusteller Einrichtung hat im Feld Gebührengruppe eine Gruppe zugewiesen. Alle Zusteller mit identischer Gebührengruppe verwenden dieselben Gebühren für die spätere Ermittlung in der Versandabwicklung.

Wählen Sie die Gebührengruppe die Sie editieren möchten und klicken in der Navigationsleiste Gebühren an.

Es öffnet sich die Gebührentabelle, gefiltert auf die gewählte Gebührengruppe. Die Gebührentabelle umfasst folgende Felder:

Feld	Merkmal(e)	Hinweise
Nr.	Typ: Integer	Nummer der Gebührengruppe
Gültig ab	Typ: Datum	Werden für verschiedene Zeiträumeunterschiedliche Gebühren verwendet, dann in diesem Feld den entsprechen Beginn des Zeitraumes definieren. Beim Versandauftrag wirddas aktuelle Datum mit dem nächstliegenden Eintrag in der Gebührentabelle gesucht und verwendet. Wenn Ihnen Gebühren für die Zukunft bereits bekannt sind, dann können Siediese ebenfalls bereits eintragen, eswird immer das Nächstliegende, bereits vergangene Datum verwendet
Ländercode	Typ: CodeLänge: 10 Zeichen	Gelten Gebühren nur für ein bestimmtes Land, dann können dieentsprechenden Länder hier eingetragen werden und wenn eine Sendung in das betreffende Land erfolgt,wird die entsprechende Gebühr verwendet.Ist kein Ländercode eingetragen, gilt die Gebühr automatisch für Deutschland (DE).
Gewicht	Typ: Decimal	Verschiedene Frachtführer verwenden Gewichtstarife, d.h. bis zu einem Gewicht von X wird die zugehörige Gebühr verwendet. Ist das Gewicht aus dem Versandauftrag größer als der vorhandene Eintrag, wird der nächstpassende Eintrag gesucht undverwendet.
Gebühr	Typ: Decimal	Hier kann die Gebühr für den entsprechenden Eintrag definiert werden.
Zone	Typ: Integer	Wenn der Frachtführer Gebühren fürbestimmte Zonen mitgeteilt hat, wird in diesem Feld die entsprechende Zone eingetragen. So können Sie z.B. mit einem Eintrag für die Zone 8 die Gebühr X,XX berechnen. Abgleich mit zugehörigen Zonentabelle notwendig.
Gruppe	Typ: TextLänge: 30 Zeichen	In der Zusteller-Einrichtung können Sie Gruppen definieren. Sofern vorhanden, würde die Gruppe in der Gebührenermittlung berücksichtigt werden
Entfernung	Typ: Integer	Wenn vom Frachtführer Gebührenfür die Entfernung definiert sind,können diese hier eingetragen werden.
Einheit	Typ: Decimal	Es erfolgt die Eintragung der Kosten pro Einheit
Faktor	Typ: Decimal	Der Wert Einheit wird mit diesem Faktor multipliziert.
Bezug	Typ: CodeLänge: 10 Zeichen

Eine Import-Codeunit steht nicht zur Verfügung, da jeder Frachtführer eigene Formate für die Gebührenvereinbarung verwendet.

Sonderleistungen und Gebühren

Viele Frachtdienstleister bieten Sonderleistungen an, welche in der Regel einen Aufschlag auf das Beförderungsentgelt bedeuten. Auch diese Kosten lassen sich in Multiship erfassen. In der Zusteller-Einrichtung ist jedem eingerichteten Zusteller eine Versendungsformgruppe zugewiesen. Über Versendungsformgruppen wird gesteuert, welchem Zusteller/-transportart gewisse Sonderleistungen zur Verfügung stehen. Öffnen Sie die Zusteller-Einrichtung und klicken in der Navigationsleiste auf Reiter NAVIGATE und wählen Bes. Versendungsformen aus. Es öffnet sich eine neue Übersicht, welche alle verfügbaren Sonderleistungen anzeigt:

In der Spalte Zusatzgebühr können Sie die anfallenden Kosten für diese Sonderleistung definieren. Im Buchungsprozess des Versandauftrages wird bei gewählter Sonderleistung die Zusatzgebühr für die Gesamtgebühren des Versandauftrages berechnet und separat ausgegeben.

FAQ

Fehlercodes

Im Versandprozess können diverse Fehler ausgegeben werden, diese werden meist bei Buchung des Versandauftrages oder bei Erzeugung des Tagesabschlusses ausgegeben. In der Regel verweisen diese Fehlermeldungen auf unvollständige Daten im Versandauftrag und müssen vor Buchung geändert/eingetragen werden. Sollte ein Fehlercode ohne zugehöriger Beschreibung ausgegeben werden ist ein Update der Fehlercode-Tabelle in Multiship nötig. Sprechen Sie in diesem Fall bitte den Support der Comsol an. Nachfolgende Unterkapitel erläutern die Ursachen der am häufigsten gemeldeten Fehlercodes.

Fehler 101

Zur Buchung des Versandauftrages ist mindestens eine Zeile im Versandauftrag nötig. Wurde diese nicht eingegeben, wird Fehler 101 bei Buchung ausgegeben.

Fehler 10001 & Fehler 60001

Fehler 10001 – sowie 60001 – wird ausgegeben sobald Multiship keine Route für die Zustellung ermitteln konnte. Dies kann an den Stammdaten des Versandauftrages liegen (Felder Adresse, PLZ und Ort sind zu prüfen) oder daran, dass der Frachtführer diese Adresse nicht beliefert.

Fehler 30002

Bei Versand von Gefahrgut ist die Übergabe von Gefahrgutinformationen Pflicht! Zur Buchung des Versandauftrages benötigt Multiship nachfolgend genannte Felder der Tabelle Paketinhalte:

• GGVS UN Nummer
• GGVS Klasse
• GGVS Verpackungsgruppe
• GGVS Verpackung
• GGVS Materialbeschreibung
• GGVS Faktor
• Bruttogewicht
• GGVS Menge
• GGVS Einheitencode (z.B. Stück, Liter etc.)
• GGVS Punkte

Zusätzliche Angaben zum Gefahrgut können nötig sein – dies ist abhängig vom zu verschickenden Gefahrgut und den vorliegenden Gefahrgutstammdaten:

• Beförderungskategorie
• GGVS Nebengefahren
• Sondervorschriften
• Beförderungskategorie
• Zusatztext bei n.a.g.
• Tunnelbeschränkungscode
• Explosivstoff-Gewicht

Fehler 40002

Die Kombination aus gewählter Zustellertransportart und hinzugefügter Sonderleistungen führt zu keinem Treffer in der Produktcode-Tabelle. Zur erfolgreichen Buchung ist es nötig, eine vorhandene Sonderleistung zu entfernen.

Fehler E0* (GLS)

Im Versandprozess mit GLS werden alle vorliegenden Informationen des Versandauftrages an die GLS UniBox gesendet und von dieser umgehend geprüft. Sollten in den gesendeten Daten Fehler vorliegen, gibt die GLS UniBox eine Fehlermeldung zurück. Dieser Fehler wird ebenfalls auf der GLS UniBox dokumentiert.

E002 – Falsches Format in einem TAG

Die Kommunikation zur UniBox findet über TAGs statt. Falsches Format bedeutet in den meisten Fällen, das ein relevantes Feld (Straße, PLZ, Ort, Liefertermin etc.) fehlt und daher die Buchung seitens GLs abgelehnt wird.

E006 – Routung nicht möglich

Dies kann an den Stammdaten des Versandauftrages liegen (Felder Adresse, PLZ und Ort sind zu prüfen) oder daran, dass der Frachtführer diese Adresse nicht beliefert.

E013 – Produktkennzeichen =T, Empfangsland <> D

Die gewählte Zustellertransportart steht nur national zur Verfügung, eine Verwendung im Ausland ist nicht möglich.

E019 - Falsche Paketnummer für diesen Service

Der hinterlegte Paketnummernkreis ist nicht für die gewählte Zustellertransportart ausgelegt oder es wurde keine Paketnummernserie nach GLS-Format eingerichtet. Die Zusteller Einrichtung ist zu prüfen.

Es stehen nur noch … Nummern zur Verfügung

Die Paketnummernserie nähert sich dem Ende, die Meldung zeigt an wie viele Packstücke mit diesem Zusteller/Zustellertransportart gebucht werden können. Wenn der Nummernkreis erschöpft ist, ist keine weitere Abwicklung damit möglich.

Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Frachtführer auf, bei dem der Warnhinweis in der Comsol Multiship-Abwicklung bzgl. ablaufender Paketnummer-/ Frachtbriefnummernserie erscheint. Dieser teilt Ihnen mit, ob der bestehende Nummernkreis zurückgesetzt oder ein neuer Nummernkreis hinterlegt werden muss.

Öffnen Sie danach die Zusteller Einrichtung und wählen die betreffende Zustellertransportart aus. In der Navigationsleiste unter "Zugehörig" -> "Zusteller" ist die Schaltfläche Nr.-Serie auszuwählen:

Bitte beachten Sie, dass während der Änderungen keine Versandabwicklung mit dieser Zustellertransportart möglich ist!

Wenn der betreffende Frachtführer mitgeteilt hat, das die Nummernserie zurückgesetzt werden kann, ist der Inhalt des Feldes "Paketnr.-Anfang" in das Feld "Aktuelle Paketnr." zu kopieren und einzufügen.

Neue Nummernserie hinterlegen

Löschen Sie die vorhandenen Einträge in den Feldern "Paketnr. Anfang" und "Paketnr. Ende" und tragen die vom Frachtführer mitgeteilten Werte ein. Achten Sie bitte darauf, dass die Länge der alten Werte mit den Längen der neuen Werte übereinstimmen.