Anleitung zur Erfassung von Reisekosten

In diesem Abschnitt erklären wir die wichtigsten Grundlagen zur Erfassung von Reisekosten im Comsol Reisekostenmodul. Je nachdem, wie differenziert Sie die Einrichtung Ihres Systems vorgenommen haben, ergeben sich weitere Schritte und Möglichkeiten bei der Bearbeitung der Reisekosten. Solche Schritte und Workflows -- wie etwa die Arbeit mit dem Genehmigungsverfahren -- besprechen und schulen wir gerne individuell.

Erfassung einer Reise

Der Start für Ihre Reisekostenerfassung ist entweder der Punkte Reise erfassen in Ihrem Navigationsbereich des Rollencenters oder eine Kachel mit der Bezeichnung RK-Erfassung.

Um eine neue Abrechnung zu erstellen, klicken Sie auf den Button Neu in der Menüleiste der gerade geöffneten Übersicht.

In der nun geöffneten Reisekostenabrechnung klicken Sie auf ein beliebiges Feld, um Ihre Mitarbeiter-Daten in die Felder zu holen. Die Ansicht der bei Ihnen geöffneten Karte kann von dem hier gezeigten Bild abweichen, da die Masken individuell angepasst werden können.

Wenn Sie als Administrator oder mit einer Berechtigungsgruppe in diese Ansicht gehen, können Sie nun über das Feld Mitarbeiternr. einen anderen Mitarbeiter auswählen, für den eine Reisekostenerfassung erstellt werden soll.
Voreingestellt wird bei Neuanlage einer Abrechnung der Monat anhand der Vorgaben, die in den Feldern Startdatum, Periode gemacht werden. Dies kann überschrieben und ein beliebiger Abrechnungszeitraum ausgewählt werden.
Wie offen Ihr System hier ist, hängt von den in der Einrichtung hinterlegten Einstellungen ab. Achtung, der Abrechnungszeitraum muss vor der Erfassung von Reisen und Belegen ausgewählt werden. Anschließend ist eine Änderung über manuelle Eingabe nur noch dann möglich, wenn der Zeitraum mit den erfassten Reisen übereinstimmt. Aus den Mitarbeitervorgabewerten werden dann Kostenstellencode, Kostenträgercode, Projektnr., Projektaufgabe, Ländercode und Währungscode übernommen. Sie können nun direkt im Bereich RK-Erf. Teilabr. Übersicht mit der Erfassung eines Dienstreiseantrages oder einer Reise beginnen.

Entsprechend den Voreinstellungen aus Ihrer RK-Einrichtung sind nun manche Felder Pflichtfelder, die Sie füllen müssen. Erfassen Sie außerdem Ihre Reisezeiten. Wenn alle Eingaben korrekt gemacht wurden, errechnet das System im Feld Total Vergütet automatisch die Auszahlungsbeträge für Sie.

Weitere Eingaben zu Ihrer Reise machen Sie über die Funktion Hotel und Mahlzeiten. Haken Sie hier an, wenn Sie eine bezahlte Mahlzeit erhalten haben, bzw. tragen Sie hier Übernachtungs- und Frühstückkosten ein.

Erfassen Sie Ihre Belege im Bereich Belegerfassung:

Werden an einem Tag mehrere Reise durchgeführt, wird die errechnet Pauschale vom System automatisch der letzten Reise eines Tages zugewiesen.

Das System prüft außerdem, ob ein Sonderfall vorliegt. Ein Sonderfall liegt dann vor, wenn die Reise nach 16:00 Uhr und vor 8:00 Uhr des nächsten Tages beendet wurde. In diesem Fall werden die Zeiten für beide Tage addiert und die Pauschale aus dieser Stundenzahl berechnet.

Voraussetzung dabei ist allerdings, dass keine Übernachtung vorliegt. Für den Fall, dass tatsächlich eine Übernachtung erfolgt ist, wird nach Eingabe einer Übernachtungsbelegart die Pauschale wieder zurückgerechnet.

Folgende Eingaben können optional und je nach Einstellung Ihrer Ansicht gemacht werden:

Im Feld Einfache Kilometer können dann die einfachen gefahrenen Kilometer eingegeben werden. Im Feld Abrechnung Kilometer kann dann festgelegt werden, ob die gefahrenen Kilometer einfach, für Hin- und Rückfahrt oder täglich abzurechnen sind. Nach Erfassung der Kilometerzahl wird in Abhängigkeit von Abrechnung Kilometer ebenfalls die Kilometerpauschalen erzeugt. Optional kann auch die Spalte Pauschale Übernachtung angezeigt werden. Wird hier ein Häkchen gesetzt, wird für jeden Reisetag eine Übernachtungspauschale generiert.

Das Feld Abrechnungsart bewirkt, dass je nach Reiseart unterschiedliche Pauschalen gezogen werden können.

Zurzeit bestehen die Optionen leer und Dreimonatsregel, für die unterschiedliche Pauschalen angelegt werden können. Wenn z.B. bei doppelter Haushaltsführung keine Verpflegungspauschalen gezahlt werden, muss in den Voreinstellungen Belegart Verpfleg. DHF (Vorgaben) frei bleiben.

Im Feld Total Betrag (MW) werden die ermittelten Erstattungsbeträge für die Reise in Mandantenwährung angezeigt.

Im Feld Projektnr. kann ein Projekt eingegeben werden, nach dem in der Einrichtung definierten Schlüssel, das Projekt belastet wird. Wird das Projekt erst nachträglich eingegeben, so werden die einzelnen Positionen abgefragt, ob hier das Projekt geändert werden soll. So kann auf Wunsch die Projektnummer in alle Positionen übernommen werden und das Projekt somit belastet werden.

Falls alles korrekt ist, allenfalls müssen Kostenstellen oder Projekte nachgetragen werden, geht es an die Positionserfassung.

Falls Sie eine Reise über mehrere Länder gemacht haben, erfassen Sie die Teilabschnitte der Reise im Reiseverlauf:

Erstellen Sie eine reine Belegerfassung über die Auswahl Belegerfassung in Feld Start. Sie können hier Ihre Belege unabhängig von einer Reise erfassen.

Im Feld bezahlt durch können Sie angeben, ob Beleg evtl. mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden. In diesem Fall errechnet das System automatisch, dass Ihnen zu einem solchen Beleg keine Auszahlung zusteht.

Prüfen Sie alle Positionen Ihrer Abrechnung im Bereich Belegzeilen. Sie erhalten hier einen kompletten Überblick über alle Kostenpositionen Ihrer markierten Reise und können überprüfen, ob alles korrekt abgerechnet wird:

Sind alle Positionen in korrekt, können Sie nun die Reise abschließen und drucken.

Der „Testbericht" dient hier als Beleg für Ihre Reisekostenerfassung, den Sie unterschrieben und zusammen mit Ihren Originalbelegen in die Buchhaltung weitergeben können.

Sachliche Prüfung einer Reise

Für die sachliche Prüfung einer Reisekostenabrechnung steht ein eigener Prüfbereich zur Verfügung.

Als Administrator steht Ihnen die Ansicht RK-sachliche Prüfung zur Verfügung. In diesem Bereich können Sie nun die sachliche Prüfung vornehmen.

So können Sie zum einen direkt in der Übersicht der sachlichen Prüfung den Prüfungsstatus setzen:

Oder Sie gehen zur Detailprüfung in die Abrechnungskarte und wählen dort die Funktion Prüfung und Korrekturen, um sich die RK-Abrechnungskontrolle zu öffnen. In dieser Übersicht können nun noch Korrekturen vorgenommen werden.

Wenn die Reiseabrechnung durch den Reisenden noch einmal überarbeitet, bzw. korrigiert werden muss, setzen Sie den Status auf Nachbearbeitung. Das bewirkt, dass die Reiseabrechnung für den Reisenden wieder zur Bearbeitung freigegeben wird und eine Korrektur im Erfassungsbereich vorgenommen werden kann.

Fachliche Prüfung und Buchen einer Reise

Nachdem Sie den Status auf sachlich geprüft gesetzt haben, kann die fachliche Prüfung erfolgen.

Hierfür steht Ihnen als Administrator die Ansicht RK-Abrechnung Übersicht im Bereich Dienstreisen prüfen zur Verfügung.

Hier steht Ihnen direkt in der Übersicht die Buchblattvorschau mit allen Kontierungen zur Verfügung, in der Sie ggfs. noch einmal Änderungen vor dem Buchen der Abrechnung vornehmen können.

Die Abrechnung kann nun gebucht werden.

Nach dem Buchen finden Sie die gebuchte Reise ebenfalls im Bereich Dienstreisen prüfen bei den gebuchten Abrechnung wieder:

Über die Funktion Navigate im Menüband der Übersicht können Sie sich die Posten der gebuchten Reisekostenabrechnung ansehen:

Stornieren einer gebuchten Reise

Sie haben in der gebuchten Reisekostenabrechnung auch die Möglichkeit, diese Abrechnung wieder zu stornieren. Hierzu öffnen Sie die entsprechende Reisekostenabrechnung und wechseln im Menüband auf das Register Aktionen. Über die Funktion Storno können Sie nun das Storno der Abrechnung durchführen.

Reisekostenabrechnung kopieren

Sollen Reisekostenabrechnungen wiederverwendet werden, weil ein Reisender diese Reisen immer wieder macht, so kann in der RK-Erfassung die Kopierfunktion verwendet werden. Öffnen Sie hierzu eine neue Reisekostenabrechnung. Im Menüband Register Navigate klicken Sie auf die Funktion RK-Abrechnung kopieren. Sie können nun auswählen, welche Abrechnung kopiert werden soll; ob die Abrechnung zeitversetzt erstellt werden soll -- wie hier im Beispiel für einen Monat später -- und ob sie evtl. für einen anderen Mitarbeiter erstellt werden soll. Mit OK werden die Daten aus der bestehenden Abrechnung oder einer gebuchten in Ihre neue Abrechnung geschrieben. Die neue Abrechnung kann wie gewohnt weiter bearbeitet werden.