Weitere Einrichtungsoptionen

Nachfolgende werden weitere Möglichkeiten in der Einrichtung des Comsol Reisekostenmoduls erklärt. Die folgenden Einrichtungspunkte finden Sie alle unter Abteilungen / RK-Einrichtung.

RK-Dienstwagen

Im Bereich RK-Dienstwagen haben Sie die Möglichkeit, Dienstwagen anzulegen und diese dann mit eigenen Belegarten zu verknüpfen.

Mit der Option Tachostand berechnen, können Sie vorgeben, dass bei entsprechenden Eintragungen in der Reisekostenabrechnung der Tachostand des Dienstwagens mitgeführt wird; bzw. die gefahrenen Kilometer zugeordnet und abgerechnet werden können.

RK-Länder

Im Bereich RK-Länder haben Sie die Möglichkeit, die Länder, die dem Reisenden bei der Erfassung der Reisen nicht zur Auswahl stehen sollen, auszublenden. Weiterhin können Sie hier Inland und Ausland definieren. Die beiden Optionsfelder können Sie bearbeiten, indem Sie zuvor den Button Anzeigen / Ausland bearbeiten im Menüband anklicken.

RK-Reisewege

In den RK-Reisewegen, können Sie wiederkehrende Reiseparameter definieren, die dem Reisenden dann in der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen, wenn die Spalte Reisewege in der Abrechnung eingefügt wird.

In Zusammenhang von Startort und Zielort können Sie hier einen Reiseweg, ein Projekt und Kilometer hinterlegen. Auch einen Festbetrag können Sie für die Reise hinterlegen (dies für den Fall, dass die Reise gewöhnlich nicht mit dem Auto durchgeführt wird). Sobald in den Reisekosten identische Start und Zielorte eingegeben werden, werden dann automatisch die Werte aus Reisewege/ Entfernungen gezogen. Ebenfalls kann über Reiseweg / Entfernung auch direkt ausgewählt werden (dazu bitte auch diese Spalte in der Abrechnung einblenden).

Als zusätzliche Möglichkeit besteht hier einen festen Projektbetrag für die Kilometerleistung zu hinterlegen.

Wenn Sie z.B. bei einem Projekt einen festen Anfahrsatz unabhängig von der Kilometerleistung definiert haben, so kann dieser im Feld Projekt-Betrag hinterlegt werden und wird dann separat von der Anzahl der eingegebenen Kilometer dem Projekt belastet.

Über die Einstellung Komplettbetrag in Projektbetrag kann auch der gesamte Projektbetrag hier definiert werden. Unabhängig von den Einzelposten wird hier dann ein fester Projektwert erzeugt.

Sie können auf Wunsch bei Reiseweg / Entfernung einen Lernmodus einschalten. Dies bedeutet, dass jeder gewählte Kombination Startort- Zielort dann automatisch angelegt wird.

Es ist auch möglich, einen detaillierten Reiseweg zu hinterlegen. Hierzu drücken Sie den Button RK-Reisewege/Entfernungen. Hier können Sie dann unter Reiseweg einen detaillierten Reiseweg eingeben, unterteilt nach Hinfahrt und Rückfahrt. Diese Informationen werden in die generierten Entfernungspauschalen kopiert und können dann im Fahrtenbuch ausgedruckt werden. Gerade wenn hier detaillierte Angaben gefordert sind, dann macht hier eine Hinterlegung analog zu den Routenplanern durchaus Sinn.

RK-Reiseziele

In diesem Bereich können Sie Zielorte definieren. Über das Feld Reiseart Prüfung erhalten Sie die Möglichkeit, bei Auswahl dieses Zielortes nur bestimmte Reisearten zuzulassen. Wenn Sie im Feld Externer Arbeitsort einen Haken setzen, wird für diesen Ort die doppelte Haushaltsführung, bzw. die Drei-Monats-Regel abgeprüft. Deshalb sollte der Zielort möglichst genau beschrieben werden, um hier die Prüfung eindeutig zu machen.

Über das Feld Bereich kann festgelegt werden, ob dieser Reiseweg von allen oder nur von einem Mitarbeiter gesehen wird. Bei der Anlage wird das Feld mit der Mitarbeiterkennzeichnung versehen. Ein Mitarbeiter mit Administratorrechten kann dies dann auf den Status Alle umsetzen, so dass jeder Mitarbeiter Zugriff erhält.

RK-Reisezwecke

Im Bereich RK-Reisezwecke können Sie Formulierungen für Reisezwecke vorgeben. Wenn über die Reiseart definiert wurde, dass der Reisezweck geprüft werden soll, muss der Mitarbeiter einen Reisezweck aus dieser Liste wählen.

RK-Spesengruppen

Falls in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechnungskriterien abgerechnet werden sollen, z.B. Beamte und Angestellte, Unternehmer und normale Beschäftigte etc., dann besteht unter Einrichtung / RK-Spesengruppen die Möglichkeit, verschiedene Spesengruppen einzurichten.

Die Spesengruppe wird im nächsten Schritt dem Mitarbeiter in der Mitarbeiter Karte zugeordnet und außerdem -- wie oben beschrieben - einem Pauschalsatz zugeordnet.

Beim Erstellen der Länderpauschalen kann der Einlesevorgang für jede Spesengruppe separat durchgeführt werden, so dass für jede Spesengruppe eigene Zuschläge auch länderübergreifend angelegt werden können. So ist dann bei der Ermittlung der Pauschalen sichergestellt, dass entsprechend der Einstellung im Mitarbeiter die richtige Pauschale ausgewählt wird.

RK-Sachkonten Matrix

Wenn bei der Zuordnung der Sachkonten nicht einfach über die Belegarten gegangen werden kann, bzw. Sie nicht jede Belegart in Abhängigkeit von den Sachkonten duplizieren wollen, so besteht für Sie die Möglichkeit, das Sachkonto über eine Matrix ermitteln zu lassen.

Hier bestehen flexible Alternativen, über definierte Zuordnungen sich das entsprechende Sachkonto ziehen zu lassen. Der Vorteil ist, dass Sie weniger Belegarten benötigen und die Zuordnung der Sachkonten und der Korrekturaufwand bei der Reiseabrechnung kleiner werden.

Als Mindestkriterien müssen die Belegart und das Sachkonto eingegeben werden, da ohne diese Informationen ja keine weitere Qualifizierung möglich ist.

In der Belegart muss, um hier erfolgreich suchen zu können, als Sachkontoherkunft Matrix eingegeben sein.

Die Kriterien sind dann:

Feld Gültig ab:

Hier können Sie den Zeitrahmen für die Kontierung regeln, z.B. um die Änderung der Mehrwertsteuer abzufangen.

Feld Spesengruppe:

Hier kann jetzt pro Spesengruppe und Belegart ein Sachkonto zugeordnet werden. Falls die Reisekosten in Ihrem Unternehmen über Sachkonten abhängig von Abteilungen, Positionen etc. verbucht werden, so klassifizieren Sie Ihre Mitarbeiter über Spesengruppen und ordnen diesen jeweils die entsprechenden Konten zu.

Feld Reiseart

Falls Sie z.B. für Schulungsreisen, Auslandsreisen oder anderen Kriterien separate Sachkonten benötigen, können Sie für jeden dieser Sonderfälle ebenfalls ein separates Sachkonto in Abhängigkeit von der Belegart ermitteln lassen.

Feld Globale Dimensionen/ Projekt

Die gleiche Möglichkeit ergibt sich bei den Dimensionscodes 1 und 2 sowie Projekten. Bei diesen drei Punkten kann neben der Trennung nach unterschiedlichen Werten auch grundsätzlich entschieden werden, ob ein spezifisches Sachkonto gezogen werden kann in Abhängigkeit, ob z.B. die Reise an ein Projekt weiterbelastet wird oder nicht.

Anwendungsbeispiel: tatsächl. Frühstückskosten im In- und Ausland

Wenn für Hotel-Übernachtungen im Ausland das Frühstück extra ausgewiesen und per Belegart mitgeführt werden soll, muss eine Einrichtung über die RK-Sachkontenmatrix erfolgen.

Standardmäßig ist das System so eingestellt, dass es bei Übernachtungen mit Frühstück automatisch die Belegart 207 Tatsächliche Frühstückskosten Hotelüberbernachtung zur Abrechnung des Frühstücksbetrages bereitstellt. In der Belegart 207 wird überlicherweise die MWST für das Inland hinterlegt (19 %).

Sollte es für Ihre Unternehmen erforderlich sein, die Frühstückskosten im Ausland auszuweisen, erstellt man in der RK-Sachkontenmatrix folgende Zeilen:

In der Belegart 207 muss zudem im Feld Sachkonto Herkunft auf die Option „Matrix" umgestellt werden: