Allgemeine Einrichtungen zum Arbeiten mit Comsol Reisekosten

In diesem Abschnitt wird die Einrichtung der Stammdaten erklärt. Dazu zählen die Einrichtungsdaten, RK-Mitarbeiterstammdaten, die RK-Belegarten, die RK-Reisearten und die Zugriffsrechte der RK-Mitarbeiter.

RK-Einrichtung

In diesem Bereich werden die Werte eingerichtet, die für die gesamte Reisekostenberechnung wirksam sind. Hier können Regeln für die Reisekostenabrechnung hinterlegt werden, Voreinstellungen vorgenommen werden und Ihre Basisdaten eingegeben werden.

Suchen Sie im Suchfeld nach Reisekosten Einrichtung und wählen Sie den gleichlautenden Link aus.

Die Reisekosten Einrichtung ist in verschiedene Register unterteilt, die im Folgenden beschrieben werden. Zur besseren Übersichtlichkeit haben wir Ihnen zu jedem Feld in Tabellen die Standardeinstellungen notiert, so dass sie im Zweifel immer wieder zur Standardeinstellung zurückfinden können.

Register Allgemein

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Ländercode Hier sollte das Land stehen, in dem die Dienstreisen üblicherweise durchgeführt werden. Der Vorgabewert aus dieser Einrichtung wird bei der Einrichtung neuer RK-Mitarbeiter in die Mitarbeiterkarte übernommen.	Leer
Buchungsart: - Barauszahlung - Kreditorisch - Rechnung - Mitarbeiter (ab NAV 2018 möglich) Dieser Wert kann in den einzelnen Abrechnungen wieder abgeändert werden. Bei den Optionen „Kreditorisch“ und "Kreditorisch Rechnung" ist Voraussetzung, dass die Mitarbeiter als Kreditor angelegt sind und die Verknüpfung mit der RK-Mitarbeiterkarte über die Kreditorennummer des Mitarbeiters besteht. Im Fall von Kreditorisch Rechnung wird nicht sofort gebucht, sondern eine Kreditoren-Rechnung wird erzeugt, die dann bearbeitet und gebucht werden kann. Ab NAV 2018 ist es möglich über den Mitarbeiter zu buchen; hierzu wählen Sie die Option Mitarbeiter. Evtl. sind weitere Einrichtungen in Ihrem Zahlungsverkehr notwendig, um die Mitarbeiter-Buchung nutzen zu können. Für die Option Lohn muss in der Einrichtung im Register Lohn das Gegenbuchungskonto, die Auszahlungslohnart und der Reg.-Blatt-Name hinterlegt werden.	Kreditorisch (über Fibu-Buchblatt- Posten
Barauszahlungskonto: Das hier gewählte Konto kann bei jeder Abrechnung auch überschrieben werden.	Leer: wird nicht genutzt
Ursachencode Abrechnung: In den Feldern zum Ursachencode können Sie einen beliebigen Ursachencode hinterlegen. Hier besteht die Möglichkeit, für Reise und Abrechnung unterschiedliche Ursachencodes zu hinterlegen, so dass diese Abrechnungstypen unterschieden werden können. Das Programm ermöglicht das Erfassen einer Reise, erkenntlich an erfasstem Start- und Endtermin. Alternativ dazu ist das reine Erfassen von Belegen ohne direkte Zuordnung zu einer konkreten Reise möglich, also eine reine Belegerfassung. So kann dann in der Analyse unterschieden werden, ob Reisekosten durch eine Reise verursacht wurden oder ob Einzelbelege ohne Bezug zu einer Reise eingebucht wurden. Um die Tabelle Ursachencode aufzurufen, wählen Sie im Hauptmenü Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Verfolgungscodes, Ursachencodes. In dieser Tabelle werden alle verfügbaren Ursachencodes angezeigt. Diese Ursachencodes werden wie der Herkunftscode in die Buchhaltung weitergeleitet und stehen dort dann für Abgrenzungen zur Verfügung. Beim Buchen von Buchungsblättern, Aufträgen, Bestellungen oder Rechnungen sowie beim Ausführen bestimmter Stapelverarbeitungen werden Posten in den Finanzberechnungen erzeugt. Anhand des Herkunftscodes (s. unten) für Reisekostenabrechnung ist so eine Zuordnung möglich.	Leer
Ursachencode Reise: Erklärung s. oben „Ursachencode Abrechnung“
Herkunftscode: Gelegentlich werden Sie nachvollziehen müssen, wie ein bestimmter Posten entstanden ist, z.B. ob er beim Buchen eines Fibu-Buchungsblatts oder einer Einkaufsrechnung erzeugt wurde. Hierzu können Sie die Tabellen Herkunftscode und Herkunftscode Einrichtung verwenden. Beim Buchen bzw. beim Ausführen einer Stapelverarbeitung wird den dabei erzeugten Posten automatisch der richtige Herkunftscode zugeordnet. Um die Tabelle Herkunftscode aufzurufen, wählen Sie im Hauptmenü Finanzbuchhaltung/ Verwaltung/ Anwendung Einrichtung/ Finanzmanagement /Verfolgungscodes/ Herkunftscodes. In dieser Tabelle werden alle verfügbaren Herkunftscodes angezeigt (von Fibu-Buchungsblättern, Einkaufsrechnungen usw.) sowie die Namen aller Stapelverarbeitungen, die Posten erzeugen.	RKABR
Starttag: Die Einstellung in diesem Feld sind optional. Im Feld Starttag können Sie festlegen, für welche Periode die Voreinstellungen bei einer neuen Reise gezogen werden. Hier wird die Syntax der Datumsberechnung von NAVISION genutzt. In Starttag legen Sie fest, was der erste Tag der jeweiligen Periode ist. Ist Ihre Periode in Monaten definiert, wird hier der Monatstag angegeben, an dem ihre Periode starten soll. Sollte ihre Periode am 1. des Monats beginnen, dann geben Sie bitte eine 1 ein, falls am 5. eines Monats die Periode beginnt, eine 5. Sollte ihre Reiseperiode in Wochen bestimmt sein, bedeutet eine 1 Start der Periode am Montag, eine 2 Start am Dienstag usw. Geben Sie Ihre Periode in Tagen an, wird dieses Feld nicht ausgewertet.	1
Periode: Auch in diesem Feld sind Eingaben optional. Im Feld (Reise-)periode geben Sie die Länge des Abrechnungszeitraumes einer Reisekostenabrechnung an und ob diese Periode rückwärts oder vorwärts vom Tagesdatum bestimmt wird. Hierbei ist folgender Syntax zu berücksichtigen: Zuerst geben sie an, ob vorwärts oder rückwärts gerechnet werden soll, und zwar mit „+“ oder „-„als Vorsilbe. Im Fall von „+“ kann dieses Zeichen auch weggelassen werden. Anschließend geben sie die Länge der Periode ein, und zwar als numerischen Wert. Zuletzt geben Sie die Periode ein. Möglich sind „T“ für Tag, „W“ für Woche, „M“ für Monat, „Q“ für Quartal und „J“ für Jahr. Beispiel: Wenn Sie Ihre Abrechnung monatsweise erledigen und im aktuellen Monat erfassen, geben Sie wie folgt ein: +1M oder 1M. Sollten Sie ihre Abrechnung für zwei Wochen rückwirkend erstellen, geben Sie –2W ein. Der Inhalt dieser Felder wird bei Neuanlage des Mitarbeiters berücksichtigt und kann in der Mitarbeiterkarte überschrieben werden. So kann pro Mitarbeiter die Periode unterschiedlich eingestellt werden.	-1M
Abschließen erlaubt: - Keine Begrenzung - Genehmigt Über Abschließen erlaubt können Sie definieren, ab wann der Mitarbeiter seine Reise abschließen darf. Hiermit kann unterbunden werden, dass noch nicht genehmigte Reisen abgeschlossen werden. In diesem Fall geben Sie die Auswahl „genehmigt“ ein. Falls in Ihrer Firma kein Genehmigungsverfahren eingerichtet werden soll oder Genehmigungen erst nach Abschluss der Reise durchgeführt werden, geben Sie ohne Einschränkungen ein.	Keine Begrenzung
Buchung möglich ab: - Keine Begrenzung - Fachlich + sachlich geprüft - Erfassung abgeschlossen - Fachlich geprüft - Sachlich geprüft In Buchung möglich ab können Sie definieren, ab welchem Zeitpunkt in Ihrem NAV das Buchen der Reisekostenabrechnungen möglich ist. Voreingestellt ist keine Begrenzung. Für den Fall, dass nur vom Mitarbeiter abgeschlossene Abrechnungen gebucht werden dürfen, sollte die Einstellung „Erfassung abgeschlossen“ sein. Für Buchung nur nach Prüfung sollte eine „Geprüft“-Variante eingegeben werden. Dies ist immer dann empfohlen, wenn durch den Workflow nur tatsächlich geprüfte Abrechnungen gebucht werden dürfen. Sofern Ihr Unternehmen ein Dienstreisegenehmigungsverfahren durchläuft, kann die Einstellung auch sachlich geprüft sein. Wenn sowohl die sachliche Prüfung (Genehmigung), wie auch die fachliche Prüfung durchlaufen werden muss, dann kann auch die Kombination fachlich + sachlich geprüft eingestellt werden.	Keine Begrenzung
Datum/Zeiten prüfen: - Prüfung (Prüfung gegen Periode Start- und Enddatum) - Keine Prüfung - Prüfung gegen Start (Prüfung gegen Start, d.h. z.B. eine Reise muss im Mai anfangen, kann aber im Juni enden)	Prüfung
Tagesdauerberechnung: - Einzelreise - Anschlussreise - Tagesaddition - Aufteilung - Österreich Das Feld Tagesdauerberechnung legt bei mehreren Dienstreisen an einem Tag fest, wie hier zu verfahren ist. Bei der Auswahl Einzelreise werden Reisen an einem Tag nicht zusammengefasst, bei Anschlussreise werden nur die Reisen zusammengefasst, die direkt aneinander anschließen. Bei Tagesaddition werden alle Dienstreisen an diesem Tag zusammenaddiert. Im Fall von Aufteilung werden die Einzelreisen in Abhängigkeit zum Anteil der Reise berechnet. Die zurzeit geltende Regelung ist, dass alle Reisen an einem Tag zusammengefasst werden. Da für die Berechnung der Reisepauschalen immer der Ort ausschlaggebend ist, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde, wird die Pauschale bei Zusammenfassungen immer auf die letzte Dienstreise des Tages hin berechnet. Hier gibt es allerdings eine Ausnahme, die zu berücksichtigen ist. Für den letzten Tag einer Dienstreise wird für die Pauschalberechnung das Land genommen, in dem sich der letzte Tätigkeitsort im Ausland befindet. Dies gilt auch für eintägige Auslandsreisen. Falls am gleichen Tag der Rückreise noch eine separate Dienstreise im Inland stattfindet, so wird diese Reisezeit zu der Auslandsdienstreise addiert und nach der Pauschale des letzten Auslandsdienstorts verrechnet. Eine Sonderregelung betrifft Reisen (dies gilt für Inland und Ausland) die nach 16.00 Uhr beginnen und vor 8.00 Uhr enden, ohne dass eine Übernachtung erfolgt. Hierbei werden die Zeiten addiert und dem Tag mit dem größten Zeitanteil zugeschlagen. Bei kombinierten Reisen hat dies folgende Konsequenzen: Ein Arbeitnehmer macht eine Dienstreise von 10 bis 12 Uhr. Um 19 Uhr wird er zu einem Reparatureinsatz gerufen, der erst um 2.30 Uhr morgens beendet ist. Dies hat zur Folge, dass die 2 Stunden der Tagestätigkeit mit den 7,5 Stunden der Nachttätigkeit addiert werden können und für 9,5 Stunden eine Pauschale gezahlt wird. Wäre die Nachttätigkeit erst um 22 Uhr begonnen worden und hätte bis 5.30 Uhr gedauert, sähe die Rechnung zu Ungunsten des Arbeitnehmers anders aus. Da die Zeiten auf den Tag mit den überwiegenden Stunden fallen, sind jetzt für den ersten Tag nur 2 Stunden abzurechnen (10 bis 12 Uhr), für den zweiten Tag 7,5 Stunden (22 Uhr bis 5.30). Dies heißt in der Konsequenz, dass keine Verpflegungspauschale abgerechnet werden darf.	Tagesaddition
AG bezahlt an Sachkonto: Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, ob die durch den Arbeitgeber bezahlten Belegarten bei den Buchungen berücksichtigt werden sollen. Entsprechend ist es notwendig, in der Karte des RK-Mitarbeiters das Gegenkonto im Feld Verrechnungskonto zu hinterlegen. Je differenzierter die Verrechnungskonten einzelner Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zugeordnet sind, desto leichter fallen die Kontrollen. Wird kein Häkchen gesetzt, sind die durch den Arbeitgeber bezahlten Belegarten für die Finanzbuchhaltung nicht relevant. Die Weiterverrechnung an Projekt würde jedoch vorgenommen, sofern eine Projektnummer hinterlegt wird. Beachten Sie bitte, dass Sie diese Option nicht direkt, sondern über das Menüband / Aktionen / AG bezahlt an Sachkonto ändern müssen. So ist sichergestellt, dass keine versehentliche Änderung erfolgen kann. Diese Voreinstellung kann in der Abrechnung überschrieben werden, so dass auch bei eingestelltem Kennzeichen trotzdem das Sachkonto bebucht werden kann, bzw. auf eine Buchung verzichtet werden kann. Diese Änderung kann aber nur vom Administrator vorgenommen werden.	Kein Haken
Laufende Belegnummer: Ein Häkchen im Feld Laufende Belegnummer bewirkt, dass die RK-Zeilen bei der Erfassung automatisch hochgezählt werden.	Haken
Pauschalen automatisch: Ebenso wird durch ein Häkchen im Feld Pauschalen automatisch definiert, ob die gesetzlichen Pauschalen, die über die Vorgabebelegarten definiert wurden, automatisch gezogen werden.	Haken
Berechtigungen: - gemäß Tabelle Abrechnungsgruppen (jeder sieht nur seine Abrechnungen, Mitarbeiter mit Abrechnungsgruppen zudem die Abrechnungen der Mitarbeiter, die in der Gruppe definiert sind, sofern eine Gruppenberechtigung für den Mitarbeiter gesetzt ist) - innerhalb der Gruppe (jeder sieht die Abrechnungen vom Anderen innerhalb der Abrechnungsgruppe s. Abschnitt RK- Mitarbeiter Zugriffsrechte) - ohne Einschränkungen (jeder sieht die Abrechnungen vom Anderen) Mit dem Feld Berechtigungen steuern Sie, welche Abrechnungs- und Einsichtsberechtigungen die einzelnen RK-Mitarbeiter besitzen sollen. Die eigentliche Zuordnung für die ersten beiden Optionen erfolgt unter RK-Einrichtung / RK-Mitarbeiter Zugriffsrechte. Vorab ist es hier notwendig, jedem RK-Mitarbeiter seine User ID zuzuordnen, unter der er sich im System anmeldet.	Ohne Einschränkungen ACHTUNG: Nach Einrichtung aller Mitarbeiter Berechtigungen sollten Sie hier die Option Gemäß Tabelle Abrechnungsgruppe einstellen
Übernachtungspauschale: Falls das Feld Übernachtungspauschale angekreuzt wurde, wird automatisch eine Übernachtungspauschale anhand der beim Mitarbeiter hinterlegten Pauschale erzeugt. Sie können die Übernachtungspauschale auch benutzen, um für jede Nacht der Abwesenheit einen noch zu füllenden Übernachtungsbeleg zu erstellen bzw. die Frühstückabzüge zu definieren. Bei Übernachtungspauschalen berücksichtigen Sie bitte, dass Sie dann die Übernachtungspauschale nicht auf Vorgabebetrag fix stehen haben, da der Betrag dann nicht mit den tatsächlichen Hotelkosten überschrieben werden kann.	Kein Haken (mit Haken: hier würde pro Reisetag eine Übernachtungspauschale gezogen werden)
Übernachten prüfen: Diese Option kann wichtig sein, wenn Sie Mitarbeiter haben, die über Nacht arbeiten. So kann gesteuert werden, dass im Fall einer Übernachtung die Pauschalen ausgezahlt werden und im Fall es wurde über Nacht gearbeitet, die Pauschalen gesetzteskonform gerechnet werden. Mit einem Haken in diesem Feld, wird die Anzahl der Übernachtungen gegen die Reisetage geprüft. Auch wird dadurch geprüft, ob evtl. zu wenige Übernachtungen gewählt wurden. Wenn keine Übernachtungen eingetragen werden, weil direkt über Firma bezahlt, wird, sollte diese Option nicht gewählt werden, da es dann „unsinnige“ Warnungen gibt. Tatsächlich benötigen Sie diese Einstellung nur, wenn Ihre MItarbeiter z.B. Notdienste oder Fahrdienste in der Nacht erledigen.	Kein Haken
Hotelkosten gegen Pauschale prüfen: Pro Land unterscheiden sich die Übernachtungspauschalen – mit einem Haken in diesem Feld, kann nun geprüft werden, ob die Hotelkosten die Pauschale übersteigen.	Kein Haken
Auslandsreise prüfen: Prüft, ob der Reisende im Inland abgereist ist und ob er im Inland wieder angekommen ist.	Kein Haken
Verfahren Höchstbetrag: Bei Hotelkosten kann z.B. festgelegt werden, was der Höchstbetrag ist und hierauf wird dann geprüft. Den Höchstbetrag trägt man in den Belegarten oder in den Sätzen zu den Belgarten ein. Nur wenn in diesem Feld eine Option eingetragen wurde, erfolgt eine Prüfung auf den Höchstbetrag. - Ignorieren - Nachricht: es erscheint eine Meldung, die übersprungen werden kann (rein informativ) - Fehlermeldung: Erfassung wird abgewiesen - Fehlermeldung (außer Administrator): nur der Administrator kann den Betrag eingeben	Ignorieren
Frühstück automatisch: - Kein: der Haken im Feld Frühstück muss manuell gesetzt werden - Alle: ab dem 2. Reise-Tag wird der Haken im Feld Frühstück automatisch gesetzt - Inland: der Haken im Feld Frühstück wird nur bei Inlandsreisen automatisch gesetzt - Ausland: der Haken im Feld Frühstück wird nur bei Auslandsreisen automatisch gesetzt	Kein
Automatische Pauschalen: - Alle Tage - Nur an Werktagen Hier kann zusätzlich festgelegt werden, ob automatische Pauschalen auch für Wochenende erzeugt werden sollen	Alle Tage
Mahlzeiteneingabe mit Häkchen: Wenn Sie hier einen Haken setzen, können die Verpflegungspauschalen in der Reisekostenerfassung ganz einfach durch Anhaken ausgewählt werden.	Haken gesetzt

Register Nummerierung

In diesem Bereich können Sie RK-Mitarbeitern, Belegarten, Abrechnungen, geb. Abrechnungen, RK-Belegnummern, Reisewegen und Reisezielnummern Nummernkreise zuordnen.
Falls Sie eine eindeutige Belegnummernvergabe benötigen, dann können Sie hier auch einen Nummernkreis hinterlegen, aus dem Sie dann abrechnungsübergreifend Belegnummern erzeugt bekommen.
Möglich sind hier die automatische Vergabe der Mitarbeiternummern, der Belegartennummern, der Abrechnungsnummern und der Belegnummern. Hier sind die Einstellungen der NAV Nummernserien-Verwaltung wirksam. Beim Erstellen der Reisekosten Einrichtungsdaten werden diese vorläufig eingerichtet. Bei Änderungen können Sie hier die normale NAVISION- Funktionalität einbinden.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Abrechnungsnummern	RK-ABR
Geb. Abrechnungsnummern	leer
Reisewegnummern	RK-RW
Reisezielnummern	RK-RO
Reisezwecknummern	RK-RZ
Mitarbeiternummern	leer
Belegartennummern	leer
Belegnummern	leer
Korrigiert am:
Korrigiert von:

Register Vorgaben

Im Register Vorgabebelegarten haben Sie die Möglichkeit zu definieren, über welche Belegart die pauschalen Sätze gezogen werden. Hinter den Belegarten stehen die Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung, Fahrtkosten, usw.
Über die Verknüpfung zweier Belegarten können Sie Folge- bzw. Zusatzpauschalen erzeugen.
Es lassen sich zwei Gruppen von Belegarten einstellen, die dann in der Abrechnung wieder alternativ gezogen werden können, z.B. wenn Sie mit unterschiedlichen Pauschalsätzen bei Dienstreisen und doppelter Haushaltsführung arbeiten. Sollte keine Belegart eingegeben sein, wird bei Eingabe der Reise keine Pauschale gezogen.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Belegart Übernachtung	301
Belegart Verpflegung	201
Belegart Fahrtkosten	101
Belegart Übernachtung (DHF)	302
Belegart Verpflegung	202
Belegart Fahrtkosten	101
Reiseart Im Feld Reiseart steht der Vorschlagswert für die voreingestellte Reiseart. Nähere Informationen zum Thema Reiseart finden Sie in dem entsprechenden Kapitel. Sinn macht die Voreinstellung der Reiseart, wenn für Ihr Unternehmen die in der Reiseart definierten Regeln unternehmensweit gelten sollen.	Reise
Ländercode Schiffreise	LU
Ländercode Flugreise	AT
Maximale Periodenlänge Die maximale Periodenlänge beschränkt die Länge der Periode. Wenn hier z.B. 2 Monate eingetragen wird, kann die Periodenlänge für eine Reisekostenabrechnung nicht länger als zwei Monate sein	Leer
Belegart Sachbezug Frühstück	421
Belegart Sachbezug Mittag	422
Belegart Sachbezug Abend*	423
*Belegart Hotel mit Frühstück	311
Belegart Hotel ohne Frühstück	313
Belegart Hotel Ausl. mit Frühstück	312
Belegart Hotel Ausl. ohne Frühstüsck	314
Belegart Vorschuss	001
Belegart Frühstückskosten	207
Beleggültigkeit Über eine bestimmte Zeitachse kann festgelegt werden, ob ein älterer Beleg noch erfasst werden darf (z.B. -6M) RK-Mitarbeiter, die im Reisekostenmodul Administrator-Rechte haben, können dennoch Belege mit älterem Datum erfassen.	Leer
Geschäftsbuchungsgruppe Inland
Geschäftsbuchungsgruppe EU
Geschäftsbuchungsgruppe Drittland
MWST. Geschäftsbuchungsgruppe Inland
MWST. Geschäftsbuchungsgruppe EU
Geschäftsbuchungsgruppe Drittland

Beachten Sie, dass beim Frühstücksabzug sowohl der länderspezifische Abzug möglich ist (jeweils 20% der jeweiligen Länderpauschale für 24 Stunden), als auch der Sachbezugswert genommen werden kann. Der Sachbezugswert allerdings nur dann, wenn das Hotel von der Firma bezahlt wurde und zugleich auch von der Firma ausgesucht und bestellt wurde. Dann kann an Stelle des Frühstücksabzugs auch ein Sachbezugswert genommen werden.

Das System hat folgende Logik in den Automatismen hinterlegt:

Wird das Hotel mit Wert privat bezahlt, dann kommt der Frühstücksabzug zum Tragen sofern im Feld Frühstückabzug ein Häkchen gesetzt ist.

Steht die Zahlung auf Arbeitgeber bezahlt und Frühstücksabzug ist angehakt, dann wird der Sachbezug abgezogen, ebenso wenn keine Hotelkosten eingetragen werden und Frühstück angehakt ist.

Wenn bei Ihnen der Sachbezug immer zum Abzug kommt, auch dann, wenn rein rechtlich der Sachbezugswert möglich ist, sollte in dem Feld Belegart Sachbezug Frühstück die Belegart für den Frühstücksabzug eingegeben werden, so dass dann das System in jedem Fall den entsprechenden Wert findet.

Register Projekt

Im Register Projekte können Sie die Grundeinstellungen zur Projektzuordnung erstellen.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Verdichtung Projektposten Ist ein Häkchen im Feld Verdichtung Projektposten gesetzt, dann werden alle zu einem Projekt gehörigen Posten zusammengefasst. Dies empfiehlt sich, wenn die Projekte nicht so detailliert belastet werden sollen. Im anderen Fall erfolgt eine Verdichtung nach dem Postenprinzip, d.h. für jeden erzeugten Sachposten wird auch ein Projektposten geschrieben.	Nein
Projektbuchungsart - Artikel - Projektbuchungsgruppe - Sachkonto - Ressource Falls Sie sich für die Projektbuchung über Artikel entscheiden, geben Sie im Feld Projektartikel den Artikel an, über den die Projektbebuchung laufen soll. Zusätzlich können Sie hier auch eine Artikelvariante auswählen. Dies kann durch die Belegart wieder übersteuert werden. Bei der Bebuchungsart Projektbuchungsgruppe ermittelt das Programm die im Projekt hinterlegte Projektbuchungsgruppe. Über diese Projektbuchungsgruppe wird das hinterlegte Verkaufskonto ausgelesen und für die Projektbuchung genutzt. Bei einem fehlenden Eintrag wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Bei der Auswahl Sachkonto wird das in der Belegart hinterlegte Sachkonto auch für die Projektbuchung genommen.	Sachkonto
Projektbuchung - Komplettbuchung - Buchungsblatt erzeugen Wie auch grundsätzlich, besteht die Möglichkeit unter Projektbuchung auszuwählen, ob Sie direkt das Projekt bebuchen wollen, oder ob Sie zuerst ein Projektbuchblatt erstellen wollen. Bei Komplettbuchung werden direkt Projektposten erzeugt, im anderen Fall wird ein Buchungsblatt erstellt. Hierzu ist bei Buchungsblatt Vorlage Projekt und Buchungsblattname Projekt ein Eintrag zu machen.	Komplettbuchung
Buchungsblatt Vorlage Projekt	Leer
Buchungsblattname Projekt	Leer
Projektartikel	Leer
Projektartikel Varianten Code	Leer
Projektintegration - Projekt - Debitor Wird hier Debitor eingetragen, wird direkt eine Debitorenrechnung erzeugt, aber nicht direkt verbucht.	Projekt
Individuelle Projektlösung Setzen Sie ein Häkchen im Feld Individuelle Projektlösung, wenn Sie nicht die Standardprojektlösung von NAVISION einsetzen. In der Funktion für die Verbuchung der Reisekosten-Abrechnungen kann Ihr IT Betreuer eine eigene Funktion einbinden. Diese Funktion wird in den grau unterlegten Feldern anhand der Codeunits für die individuelle Lösung angezeigt.	Nein
Codeunit ID Indiv. Proj. Lösung	Leer
Codeunit Indiv. Proj. Lösung	Leer
Projektbuchungs(einstellung) - Buchung über Fibu Projektbuchblatt - Keine Buchung - Nur Einstandspreis Falls Sie die Projektkosten nicht direkt an das Projekt verbuchen wollen und nur ein Projektbuchungsblatt erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, im Feld Projektbuchung die Auswahl Buchungsblatt erzeugen einzugeben. In diesem Fall wird nur ein Buchungsblatt laut der festgelegten Voreinstellung erzeugt, die Buchung muss dann manuell durchgeführt werden.	Buchung über Projektbuchblatt

Register Lohn

Im Register Lohn können Sie die Parameter bestimmen, die für den Fall einer Übertragung an das Lohn/ Gehalt Programm maßgeblich sind. Hierbei kann unterschieden werden, ob die Reisekosten komplett über den Lohn ausgezahlt werden sollen ( nur für NAPA und Lessor) oder ob nur die Bescheinigungswerte und die steuerlich relevanten Auszahlungen an die Lohnbuchhaltung übertragen werden sollen. Für die Einrichtung ist es erfoderlich, dass die entsprechenden Auszahlungs- und Bescheinigungslohnarten bekannt sind.
Für externe Lohnbuchhaltungsprogramme können die Bescheinigungswerte und die steuerlich relevanten Auszahlungen digital via csv Datei übertragen werden.
Achtung: Hierzu muss in der Karte des RK-Mitarbeiters die Mitarbeiternummer Lohn hinterlegt werden.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Fibu-Gegenkonto Lohn / Gehalt Im Feld Fibu-Gegenkonto-Lohn wird das Sachkonto eingestellt, in dem die Gegenbuchung zu den Sachkontobuchungen in der Buchhaltung abgestellt wird.	Leer
Auszahlung Lohnart Im Feld Auszahlung-Lohnart wird die Lohnart abgestellt, die dann für die Reisekosten in die Fibu übernommen wird. Achten Sie darauf, dass über die Lohnart eine Auszahlung ohne Abzüge definiert wird.	Leer
Lohnart Storno Die Lohnart und damit auch das steuerliche Handling werden über die Lohnart in der Belegart hinterlegt.	Leer
Reg. Blatt Name Lohn	Leer
Buch-Blatt Vorlagename Lohn	Leer
Steuer automatisch Ein Häkchen im Feld Steuer automatisch bewirkt, dass die entsprechenden steuerlich relevanten Teile der Reisekostenabrechnung in das allgemeine Reg.-Blatt gestellt werden.	Nein
Datumsformel Abordnung (Dreimonatsregel) In den folgenden drei Feldern können die Einstellungen für die Drei-Monats-Regel (doppelte Haushaltsführung) vorgenommen werden. Falls die Drei-Monats-Regel für Sie nicht relevant ist, lassen Sie die entsprechenden Felder frei. Dann erfolgt auch keine Überprüfung der Abwesenheiten. Falls die Drei-Monats-Regel geprüft werden soll, müssen Sie in den folgenden Feldern die Prüfungsregeln eingeben. Nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben sind hier zwei Vorgaben zu berücksichtigen: Zum einen ist eine Dienstreise nur für den Zeitraum von 3 Monaten möglich. Nach 3 Monaten wird der auswärtige Dienstort zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte und Zahlungen nach der Dienstreiseregelung können nicht mehr steuerfrei gewährt werden. Für steuerfreie Zahlungen muss jetzt eine doppelte Haushaltsführung vorliegen, d.h. der Arbeitnehmer übernachtet am auswärtigen Beschäftigungsort. In diesem Fall können die tatsächlichen Übernachtungskosten und für die Heimfahrt die Entfernungskilometer mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer steuerfrei erstattet werden. Liegt keine Übernachtung vor, kann die Fahrt nur als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz abgerechnet werden. Verpflegungspauschalen können nach Ablauf der drei Monate nicht mehr angesetzt werden, diese können aber steuerpflichtig ausgezahlt werden. Für den Fall, dass die Tätigkeit länger als 4 Wochen unterbrochen wird (Urlaub und Krankheit unterbrechen den Zeitraum nicht) beginnt wieder eine neue Dreimonatsfrist, in der als die Abwesenheitals normale Dienstreise abgerechnet werden darf. Das System kann anhand der Reiseziele prüfen, ob eine doppelte Haushaltsführung vorliegt. Die Einstellung erfolgt im Bereich RK-Reiseziele mit Anhaken des Feldes "externer Arbeitsort".	-3M
Abordnung Unterbrechung Tage Für eine Unterbrechung der Dreimonatsfrist gilt folgendes: Die Dienstreise muss mindestens vier Wochen unterbrochen sein, d.h. der Arbeitnehmer darf in dieser Zeit den auswärtigen Dienstort nicht aufgesucht haben. Im Feld Datumsformel Abordnung wird die rückwirkende Zeit eingegeben, die untersucht werden soll, im aktuellen gesetzlichen Fall sind dies 3 Monate rückwirkend, Eingabe: -3M. Weiterhin muss, wenn eine Prüfung der Unterbrechung erfolgen soll, im Feld Abordnung Unterbrechung Tage der Wert 28 eingestellt werden (4 Wochen = 28 Tage). Das System prüft außerdem, die Regel ab, dass der Dienstort an mindestens 3 Tagen in Woche aufgesucht wurde. Beachten Sie bitte, dass rein formal geprüft wird, d.h. wenn regelmäßig an einen Dienstort gefahren wird und die Unterbrechungszeiten nicht erfüllt sind, erfolgt eine Warnung.	28
Verfahren Dreimonatsregel - Nachricht (Pauschalen müssen manuell geändert werden, das System schickt nur eine Nachricht und es wird automatisch ein Haken in der Abrechnung bei Doppelter Haushaltführung ignorieren gesetzt. - Automatik (Die Pauschalen werden automatisch gezogen) - Keine	Nachricht
Kalkulation Dreimonatsregel - Tagesbasis (man muss 28 Tage abwesend gewesen sein) - Wochenbasis (komplette 4x5 Arbeitstage Abwesenheit)	Tagesbasis
Verdichtung Lohnbuchung - Keine Verdichtung - Verdichtung (Verdichtung nach Lohnart und Mitarbeiter) - Verdichtung nur Bescheinigung (es wird nur beim Bescheinigungswesen verdichtet)	Keine Verdichtung
Sachbuchungen Lohnintegration Es ist auch möglich, die Sachkontenzuordnung über Lohn und Gehalt erfolgen zu lassen. Hierzu ist ein Häkchen im Feld Sachbuchungen Lohnintegration erforderlich. Dieses Häkchen ist nicht direkt zu setzen, sondern kann nur über die Funktionstaste erfolgen, damit nicht versehentlich diese Funktion eingeschaltet wird. Wenn nun in den Belegarten entsprechende Lohnarten eingetragen werden, und die Lohnarten wiederum mit Sachkonten versehen werden, können die Sachkonten über den Lohn bebucht werden. Die Projektbuchung wird bei dieser Methode nicht berührt. Sie können die Funktion über das Menüband aktivieren.	Nein
Bescheinigung automatisch s. Lohnart Bescheinigung	Nein
Lohnart Bescheinigung Wenn die Beträge für eine bestimmte Lohnart bescheinigt werden soll, und diese Bescheinigungsbeträge direkt an den Lohn weitergegeben werden sollen, können die Beträge auch direkt an Lohn /Gehalt weitergegeben werden. Hierzu ist ein Häkchen in dem Feld Bescheinigung automatisch zu setzen. Im anderen Fall können Sie die entsprechenden Beträge auch über den Report RK- Bescheiniugnswerte (Report 5050270) an den Lohn übertragen.	Leer
Lohnart Bescheinigung Storno Nur für NAPA-Lohnmodul; NAPA kann keine negativen Beträge verarbeiten, deshalb muss hier also positives Storno gebucht werden.(Abzugslohnart)	Leer
Lohnart M Bescheinigung = Mahlzeitbescheinigung	Leer
Saldierung Steuer - Reise - Abrechnung - Keine - Saldierung	Reise
Beschreibung aus Lohnart Normalerweise kommt die Beschreibung bei der Übergabe in den Lohn aus der RK-Belegart; hier kann eingestellt werden, dass die Beschreibung der Lohnart übernommen wird.
Mandant Lohn Wenn der Lohn in einem separaten Mandanten verwaltet wird, muss hier dieser Mandant eingetragen werden.
Lohnversion - Lessor - NAPA - sonstige Bitte wählen Sie hier, welches Lohnmodul bei Ihnen im Einsatz ist. Sie können auch Lohndaten vis csv-Datei an Ihre Lohnbuchhaltung senden. Hierzu werden beim Buchen der RK-Abrechnungen die Bescheinigungswerte in den "Bericht Lohndaten" übertragen geschrieben und können von dort aus in eine csv-Datei umgewandelt werden.	Lessor
Übernahme Bankkonto Lessor	Nein

Register Reports/Pages

In dem Register Reports und Pages können Sie den Reports und Pages ggfs. angepasste Objekte für die verschiedenen Masken mit deren entsprechenden ID zuordnen.

Dies macht besonders dann Sinn, wenn Sie eigene Forms und Reports entwickelt haben, die anstelle der Originale eingehängt werden sollen. Ebenfalls können Sie die Anzahl der Kopien beim Batch-Ausdruck definieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine Codeunit bei der Genehmigung der Dienstreise aufzurufen. Diese Codeunit wird mit der Reisekostenteilabrechnung als Parameter aufgerufen. Außerdem können Sie, falls in Ihrem Unternehmen Pauschalen abhängig von Arbeits- und Freitagen gezahlt werden, hier den Kalender vorgegeben, über den die freien Tage ermittelt werden. Hier kann der Basiskalender angegeben werden (als Vorgabe für den Mitarbeiter bei Neuanlage) oder welcher Kalender genutzt wird, Basiskalender, Lohn- und Gehalt oder eine Kombination aus beiden. Falls Sie an arbeitsfreien Tagen erhöhte Pauschalen auszahlen, kann dies über den Kalender geprüft werden. Über Basiskalender und Kalenderverwendung können Sie dies steuern. Wenn bei der Genehmigung einer Dienstreise eine Codeunit ausgeführt werden soll, so können Sie diese unter Codeunit ID Genehmigung hinterlegen. Im Feld Page ERfassungs Abrechnungsübersicht kann nun auch die Ansicht der Einzelabrechnung aufgerufen werden. Das ist Page 5050307 Reisekosten Einzelreise Direkterfassung.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Page Erf. Abrechnungsübersicht	5050291
Page Erf. Reisekarte	5050293
Report ID RK-Abrechnung	5050250
Report ID RK Geb. Abrechnung	5050254
Page Dienstreiseantrag	0
Report ID RK-Mitarbeiter Trans.	5050256
Objekt-ID Export Lohdaten
Codeunit ID. Genehmigung	0
Codeunit ID Freigabe	0
Codeunit ID Vorverarb. geb. Abrechnung	0
Anzahl Kopien Abschließen	0
Anzahl Kopien Buchen	0
Kalenderverwendung - Basiskalender - Kalender Lohn/Gehalt - Beide - Kein Kalender	Basiskalender

Register Genehmigung

Im Register Genehmigung werden die Einstellungen für den Workflow des Genehmigungs- und Prüfprozesses hinterlegt. Die Genehmigung bezieht sich auf den Dienstreiseantrag, die Prüfung auf die sachl. Prüfung, die vor der Verbuchung der Reisekosten Abrechnungen ggfs. von einem Vorgesetzten vorgenommen wird.

Die Änderungsfelder bzw. das Feld Reise löschen, beschreiben die Regeln, bei denen Änderungsmöglichkeiten bei schon genehmigten Reisen noch zulässig sind.

Hierbei gibt es jeweils folgende Auswahlmöglichkeiten:

Erfassung abgeschlossen
Genehmigt
Genehmigt Kürzung
Genehmigt Enddatumkürzung

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Änderung Reisedatum	Erfassung abgeschlossen
Änderung Reisezeit	Erfassung abgeschlossen
Änderung Reiseziel	Erfassung abgeschlossen
Änderung Reiseland	Erfassung abgeschlossen
Änderung Reisezweck	Erfassung abgeschlossen
Änderung Vorschuss	Erfassung abgeschlossen
Reise löschen	Erfassung abgeschlossen
Zurücksetzen Abrechnung Hier kann festgelegt werden, wer den Status einer Reise unter Umständen wieder auf "in Erfassung" zurücksetzen darf, wenn die Reise zuvor schon abgeschlossen wurde.	Administrator
Buchungsregeln Hier wird nun festgelegt, wer RK-Abrechnungen buchen darf: - Ohne Einschränkungen - Administrator - Genehmiger + Administrator - Genehmiger - Vieraugenprinzip (Der Genehmiger für die sachliche Prüfung darf nicht auch buchen - Vieraugenprinzip Administrator/Genehmiger (Nur ein Administrator oder Genehmiger darf buchen)	Ohne Einschränkung
Genehmiger prüfen - Immer (grundsätzliche Prüfung) - Genehmigung (nur Genehmigung) - Sachliche Prüfung (nur sachliche Prüfung) - Nie (keine Prüfung) Falls z.B. nie angekreuzt wird, werden alle Reisen automatisch auf geprüft gesetzt.	Immer
Genehmigung per Email Wenn der Dienstreiseantrag genehmigt wird, wird automatisch eine EMail an den Reisenden geschickt, mit der Information, dass die Reise genehmigt oder abgelehnt wurde. Soll diese EMail weitere Informationen enhalten, können diese über die Funktion "EMail-Text" im Seitenmenü formuliert und hinzugefügt werden.	Leer
E-Mail an Genehmiger Der Genehmiger erhält eine Mail, wenn eine Reise zur Genehmigung ansteht.	Leer
Genehmigung händisch setzen	Leer
Antrag Genehmigungsstufen Hier legen Sie fest, über wie viele Stufen (Genehmiger) ein Dienstreiseantrag zu genehmigen ist.	0
Genehmigung durch Projektleiter Wenn Reisen über Projektleiter genehmigt und geprüft werden sollen, muss das hier aktiviert werden. Der hier programmierte Workflow bezieht sich auf die Verwendung des NAV / Business Central Projektmodules. Falls Sie eine individuelle Projektlösung Ihres NAV / Business Central Partners verwenden, muss bitte gepfüt werden, ob die Einstellungen auch greifen. Voraussetzung für die Genehmigung durch den Projekleiter ist, dass Sie in den Karten der Projekte jeweils einen Projektverantwortlichen hinterlegt haben. Wichtig: In der Einrichtung des Projektverantwortlichen muss auch dessen EMail-Adresse hinterlegt werden! Weitere Einrichtungsvoraussetzungen: - Das Feld Projekt muss in der Reisezeile ein Pflichtfeld sein. ( Richten Sie das hier im Register Vorgabe Felder Teilabrechnung ein). - Es muss eine Dummy Projekt-Nummer vergeben werden (s. nächster Punkte), die das Feld Projekt-Nummer füllt, falls eine Reise doch nicht vom Projektleiter, sondern über die Genehmigungsgruppe genehmigt und geprüft werden soll.	Nein
Dummy Projektnummer Tragen Sie hier wie oben beschrieben eine Dummy Nummer für Reisen ein, die nicht über Projektleiter genehmigt oder geprüft werden sollen. Sie können hier z.B. einfach Dummy eintippen. Das System benötigt nur einen beliebigen Eintrag ohne jeglichen Bezug.	Nein
Prüfung Genehmigungsstufen Hier legen Sie fest, über wie viele Stufen (sachliche Prüfer) eine abgeschlossene Reisekosten-Abrechnung zu prüfen ist.	0
Mail Client Hier richten Sie ein, über welchen Weg Mailing im Genehmigungsprozess laufen soll. Für die Nutzung im webClient muss hier SMTP ausgewählt werden. Ab Business Central 15 kann hier nur noch SMTP eingetragen werden. Zur Auswahl stehen: - MAPI - SMTP Wichtig: ab Business Central 18 mit der Reisekosten Version CRK XX.13.03.08 muss zwingend die Einrichtgung von E-Mail Konten für den Versand des Genehmigungs- und Prüf-Mails erfolgen. Gehen Sie hierbei bitte wie folgt vor: Legen Sie über den Einrichtungspunkt E-Mail Konten in Business Central für jeden Genehmigungsschritt / Prüfschritt ein EMail Konto an. (z.B. Dientreiseantrag@comsol.ag; Genehmgigung Dienstreiseantrag@comsol.ag; Reisekostenprüfung@comsol.ag)	SMTP
Mail Client Hier richten Sie ein, über welchen Weg Mailing im Genehmigungsprozess laufen soll. Für die Nutzung im webClient muss hier SMTP ausgewählt werden. Ab Business Central 15 kann hier nur noch SMTP eingetragen werden. Zur Auswahl stehen: - MAPI - SMTP Wichtig: ab Business Central 18 mit der Reisekosten Version CRK XX.13.03.08 muss zwingend die Einrichtgung von E-Mail Konten für den Versand des Genehmigungs- und Prüf-Mails erfolgen. Gehen Sie hierbei bitte wie folgt vor: Legen Sie über den Einrichtungspunkt E-Mail Konten in Business Central für jeden Genehmigungsschritt / Prüfschritt ein E-Mail Konto an. (z.B. Dientreiseantrag@comsol.ag; Genehmgigung Dienstreiseantrag@comsol.ag; Reisekostenprüfung@comsol.ag) Ordnen Sie anschließend jedem E-Mail Konto ein Szenario zu. Dies Szenarien für die Mails innerhalb des Reisekostenmodules sind im Objektpaket enthalten. Folgende Szenarien stehen zur Verfügung: - Reisekosten Dienstreiseantrag - Reisekosten Einnerung Genehmigung - Reisekosten Genehmigung - Reisekosten sachliche Prüfung	SMTP
Kopie an Absender (nur SMTP) Mit dieser Option kann eine Kopie der Genehmigungsanfragen und -antworten an den jeweiligen Absender erzeugt werden. Die Funktion greift nur bei SMTP. Bei der Verwendung von SMTP gehen Mails in der Regel automatisch und ohne Kopie heraus.	aus
Email PDF Anhang Es wird ein PDF Anhang mit dem Antragsformular an die Mail angehängt.	Haken
PDF Datei Wird eine PDF Datei gewünscht, wird hier der Pfad vorgegeben, mit dem die Ablage der PDF Datei gesteuert wird.	Leer
Datumsformel Erinnerungsmail Sollen Erinnerungsmails für Dienstreiseanträge generiert werden, können Sie hier hinterlegen, wann eine solche Mail verschickt werden soll. Geben Sie hier z.B. -1T, -1W…. ein.	Leer
Mail Genehmiger Dienstreise Hier stellen Sie ein, ob und wie eine Mail an den jeweiligen Genehmiger der Dienstreise verschickt werden soll. - Keine - Mail mit Anhang direkt - Mail ohne Anhang direkt - Mail mit Anhang Outlook - Mail ohne Anhang Outlook Ab BC 18 mit CRK XX.13.03.08 wird bei Auswahl der Otpionen mit Outlook eine Mail-Editor geöffnet, in dem Sie die Informationen der Mails sehen, ergänzen und ändern können.	Keine
Mail Genehmiger Prüfung Hier stellen Sie ein, ob und wie eine Mail an den jeweiligen Genehmiger zur sachlichen Prüfung verschickt werden soll. - Keine - Mail mit Anhang direkt - Mail ohne Anhang direkt - Mail mit Anhang Outlook - Mail ohne Anhang Outlook Ab BC 18 mit CRK XX.13.03.08 wird bei Auswahl der Otpionen mit Outlook eine Mail-Editor geöffnet, in dem Sie die Informationen der Mails sehen, ergänzen und ändern können.	Mail mit Anhang Outlook
weitere Empfänger Dienstreise Falls weitere Personen oder Teams über die Genehmigung einer Dienstreise informiert werden sollen, können hier (mit Semikolon getrennt) deren Email-Adressen eingetragen werden. Beispielsweise wird dies oft gewünscht, wenn ein Travelmanagement Reisen buchen soll oder wenn die Personalabteilung die A1-Bescheinigung beantragen soll.	Keine
Mail Reisender Prüfung Hier stellen Sie ein, ob und wie eine Mail an den jeweiligen Reisenden nach abgeschlossener sachlicher Prüfung verschickt werden soll. - Keine - Mail	Keine
Mail Reisender Nachbearbeitung Hier stellen Sie ein, ob und wie eine Mail an den jeweiligen Reisenden nach der Prüfung durch den Prüfer verschickt werden soll, wenn die RK-Abrechnung noch einmal überarbeitet werden muss. - Keine - Mail	Keine
Mail Buchhaltung Hier wird die EMail-Adresse der Buchhaltung hinterlegt, wenn die Buchhaltung informiert werden soll, wenn für Reisen Vorschüsse beantragt, bzw. genehmigt werden.	Leer
Mails in Englisch Der Mailtext erscheint automatisch in Englisch.	Kein Haken

Register Einstellung

Im Register Einstellung werden noch einmal diverse Einrichtungen zur Buchung in die Fibu, zur Verwendung von Dimesionen und zur Speicherung von Reisedaten vorgenommen.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Voreinstellung Kilometer - Einmalig (in einer Summe) - Abf.- und Ank. - Täglich (pro Kalendertag die gleiche Summe) Über Voreinstellung Kilometer legen Sie fest, ob bei Ihnen für die Abrechnung der Kilometerpauschale die Erfassung der Kilometer sich auf täglich, Abfahrt und Ankunft oder einmalige Eingabe beziehen soll.	Einmalig
Verdichtung Buchung Die Art der Verdichtung der Buchung können Sie über Verdichtung Buchung steuern. Hierbei haben Sie die Option, dass nach Belegart oder Belegnummer verdichtet wird. Eine Verdichtung erfolgt dann, wenn nach den Kriterien der Buchungsroutine eine Zusammenfassung möglich wäre. Falls Sie Belegnummer auswählen, dann wird zusätzlich jeder Einzelbeleg separat gebucht. Bei der Einstellung keine Verdichtung wird jede Belegzeile separat gebucht. - Belegart - BelegNr. - Keine Verdichtung - Sachkonto	Beleg Nr.
Sachkontenbuchung Falls Sie sich dafür entscheiden, Ihre Buchungen nicht sofort in die Fibu durch zu buchen, sondern ein Buchungsblatt zu erstellen, so ist dies über die Auswahl Sachkontenbuchung möglich. Hier haben Sie neben der Option Komplettbuchung auch die Möglichkeit vor dem endgültigen Buchen, die zu buchenden Sätze in einem Buchblatt abzustellen. - Komplettbuchung - Buchblatt erzeugen	Buchungsblatt erzeugen (zumindest in der Testphase)
Buchungsblatt Vorlage Fibu Wenn Sie Sachkontenbuchung über Buchblatt gewählt haben, müssen dann Vorlagenname und Blattname vorgegeben werden. (z.B. Allgemein)	Allgemein
Buchungsblattname Fibu Wenn Sie Sachkontenbuchung über Buchblatt gewählt haben, müssen dann Vorlagenname und Blattname vorgegeben werden. (z.B. RK )	RKA
Buchungsblattvorlage Airplus Ebenso könnten Sie hier Einstelllungen vornehmen, wenn Sie mit der Airplus Kreditkarte arbeiten. Bitte beachten Sie, dass für diese Option unter Umständen Anpassungen für Sie programmiert werden müssen. Ob Airplus Daten in das Reisekostenmodul eingespielt werden, muss deshalb im Einrichtungsworkshop besprochen und entschieden werden. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Schnittstelle für Ihre Airplus Abrechnungen benötigen.	Leer
Buchungsblattname Airplus Wählen Sie hier ggfs. das Buchblatt für Ihre Airplus Buchungen.	Leer
Dummy Airplus MA Wenn in einer Airplus Abrechnung ein nicht zuordenbarer Mitarbeiter eingetragen wird, wird au-tomatisch dieser Dummy gezogen.	Leer
Administrator Message J/N Über die Auswahl Administrator-Message J/N können Sie steuern, ob bei Änderungen durch den Administrator eine Warnmeldung ausgegeben wird oder nicht. Sollte bei Ihnen eine ausführliche Nachbearbeitung der Reisekosten nötig sein, empfiehlt es sich, dieses Feld auf nein zu setzen.	Leer
Reisezweck speichern Die Speicherung des Reisezwecks wird automatisch beim Buchen in die Tabelle Reisezwecke übernommen! In den Feldern Reisezwecke speichern, Reisewege speichern und Reiseorte speichern können Sie einstellen, ob von Ihnen in der Erfassung genutzte Reisezwecke, Reiseorte und Reisewege automatisch in den entsprechenden Tabellen gespeichert werden sollen. Dies setzt allerdings voraus, dass diese Informationen nach vorgegebenen Kriterien erfasst werden. Ansonsten findet sich in den Tabellen Daten, die so nichtbenötigt werden und die Nachbearbeitung wäre aufwendiger als eine gezielte Erfassung.	Nein
Reisewege speichern s. Reisezweck speichern	Nein
Reiseorte speichern s. Reisezweck speichern	Nein
Lückenlose Abrechnung Falls Sie eine lückenlose Verfolgung der Belege wünschen, wird eine gelöschte Abrechnung als leere Abrechnung in den gebuchten Abrechnungen hinterlegt. Dies können Sie über ein Häkchen im Feld lückenlose Abrechnungen einstellen.	Nein
Anzeige sachliche Prüfung - alle abgeschlossenen - nur fachlich geprüfte Wenn erst fachlich, und dann sachlich geprüft wird, wird hiermit die Anzeige in der Übersicht der sachliche Prüfung entsprechend umgestellt. So sieht der sachl. Prüfer nur die RK-Abrechnungen, die bereits fachl. geprüft wurden.	Alle abgeschlossen
Buchungsbeschreibung Hier können Sie anhand der angezeigten Parameter eine Buchungsbeschreibung vorgeben. (z.B. %2, %5) - %1= Abrechnungsnummer - %2= Beschreibung 1 - %3= Beschreibung 2 - %4= Mitarbeiter Nr. - %5= Mitarbeitername	Leer
Zeilenbeschreibung Bitte beachten Sie, wenn Sie eine Zeilenbeschreibung anhand der Parameter wählen, erscheint der Standardname aus der Belegart nicht mehr! - %1= Abrechnungsnummer - %2= Beschreibung 1 - %3= Beschreibung 2 - %4= Mitarbeiter Nr. - %5= Mitarbeitername - %6= Belegbezeichnung %7= Zielort	Leer
RK-Mitarbeiterdimensionen ignorieren Hier und in den folgenden Feldern können Sie nach Bedarf einzelne Dimensionszuweisungen abschalten. So können Sie steuern, aus welchen Bereichen evtl. vorhandene Dimensionen den RK-Abrechnungen zugeordnet werden sollen. Es kann ggfs. sinnvoll sein, die Dimensionen aus Reisezielen zu übernehmen, wenn Sie diese aus Debitoren oder Kreditoren in die Tabelle Reiseziele übernehmen. Bitte prüfen Sie, welche Dimensionen für die Übernahme in eine RK-Abrechnung für Ihre Bedürfnisse sinnvoll sind.	Leer
Reisedimensionen ignorieren	Leer
Ressourcendimensionen ignorieren	Leer
Länderdimensionen ignorieren	Leer
Projektdimensionen ignorieren	Leer
Gegenbuchungsdimensionen ignorieren	Leer
Belegartdimensionen ignorieren Wenn Sie Ihre Dienstwagen mit den entsprechenden Dimesionen im Reisekostenmodul mitführen möchten, muss die Übernahme dieser Dimensionen möglich sein. Stellen SIe in diesem Fall diese Feld bitte nicht auf ignorieren. Bitte stellen Sie für den Fall, dass Dienstwagen Dimensionen beachtet werden sollen, die Vorgabeimension Prioritäten so ein, dass bei Herkunftscode RKABR an Stelle 1 die Dimesionen der Belegart zählt und an 2. Stelle die Dimesion des Mitarbeiters. Außerdem muss in allen Belgarten, deren Kosten auf den Dienstwagen gebucht werden sollen einen Haken im Feld "Dimesionen aus Dienstwagen" erhalten. Einstellung in den Vorgabedimension Prioritäten: Einstellung in der Belegart: >>	Leer
Reisezweck Dimensionen ignorieren	Leer
Zieldimensionen ignorieren	Leer
Gegenkonto Dimension - RK-Abrechnung - Gegenkonto - Leer	RK-Abrechnung
Buchungsdatum gleich Arbeitsdatum Im Feld Buchungsdatum gleich Arbeitsdatum wird mit einem Häkchen festgelegt, dass das Buchungsdatum der Abrechnung überschrieben wird und das aktuelle Arbeitsdatum für die Buchung genommen wird.	Leer
Mitarbeiter Import Pfad Für Einlesung der RK-Mitarbieter aus externen Systemen	Leer
E-Mail-Link Prefix WebClient Informationen um einen automatischen Zugriff via Link aus dem webClient auf die DB zu ermöglichen, z.B. als EMail-URL In den Mails, die im Rahmen der Genehmigungsprozesse im Reisekostenmodul verschickt werden, sind Links zu den jeweiligen Stellen in NAV hinterlegt, an denen der Genehmiger seine Genehmigung durchführen kann. Mit dem Host Name, den Sie hier hinterlegen, wird die Verlinkung erst wirksam.	Leer
E-Mail-Link Prefix WinkdowsClient Informationen um einen automatischen Zugriff via Link aus dem windowsClient auf die DB zu ermöglichen, z.B. als EMail-URL In den Mails, die im Rahmen der Genehmigungsprozesse im Reisekostenmodul verschickt werden, sind Links zu den jeweiligen Stellen in NAV hinterlegt, an denen der Genehmiger seine Genehmigung durchführen kann. Mit dem Host Name, den Sie hier hinterlegen, wird die Verlinkung erst wirksam.	Leer
Datenbankname s. die beiden Felder für den E-Mail Link	Leer
Kreditorenbuchungsgruppe Wird für die automatische Anlage von Kreditoren beim Einlesen von RK-Mitarbeitern aus NAPA benötigt. Bitte füllen Sie die folgenden Informationen für die zu erstellenden Kreditoren aus.	Leer
Geschäftsbuchungsgruppe Kreditor	Leer
MWST Geschäftsbuchungsgruppe	Leer
Zahlungsbedingung Kreditor	Leer
Zahlungsformcode Kreditor	Leer
Kreditor Nummernserie	Leer
Kreditor automatisch Mit dieser Einstellung wird das automatische Erstellen des Kreditors beim Mitarbeitertransfer aktiviert.	Leer
Bankkonto andrucken Bankkonto des Mitarbeiters wird auf der Reisekostenabrechnung angedruckt.	Leer
Verzeichnisname Dokumente Eingescannte Dokument werden mit diesem Pfad in das Filesystem überführt.	Leer
Debitor Produktbuchungsgruppe	Leer
Debitor MwSt. Prod. Buchungsgruppe	Leer

Register Vorgabe Felder Abrechnung

Im Register Prüfung Kopffelder können pro Feld die Parameter für Sichtbarkeit und Eingabepflicht eingestellt werden. Hier kann gesteuert werden, ob ein Feld beschreibbar (normal), schreibgeschützt, Pflichtfeld oder unsichtbar wird.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Kopffeld Dimension 1	Normal
Kopffeld Dimension 2	Normal
Kopffeld Projekt	Unsichtbar
Kopffeld Projektaufgabe	Unsichtbar
Kopffeldperiode Startdatum	Normal
Kopffeld Periode Enddatum	Normal
Kopffeld Abrechnungsdatum	Normal
Kopffeld Ländercode	Unsichtbar
Kopffeld Währungscode	Unsichtbar
Kopffeld Reiseart	Unsichtbar
Kopffeld Ursachencode	Unsichtbar
Kopffeld Spesengruppe	Unsichtbar
Kopffeld Ressource	Unsichtbar

Register Vorgabe Felder Teilabrechnung

Im Register Prüfung Detailfelder können pro Feld die Ansichtsparameter eingestellt werden. Hier kann gesteuert werden, ob ein Feld beschreibbar (normal), schreibgeschützt, Pflichtfeld oder unsichtbar wird.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Reiseart	Unsichtbar
Reiseziel	Normal
Reisezweck	Normal
Projekt Projekt	Unsichtbar
Projekaufgabe	Unsichtbar
Projekt-Zeilenart	Unsichtbar
Dimension 1	Unsichtbar
Dimension 2	Unsichtbar
Ressource	Unsichtbar
Reisemittel	Unsichtbar
Ursachencode	Unsichtbar
Spesengruppe	Unsichtbar
Kilometer	Unsichtbar

Register Anzeige Aktionen

Im Register Prüfung Anzeige Aktionen können pro Feld die Anzeigeparameter eingestellt werden. Hier kann gesteuert werden, ob eine Funktion in der Reisekostenerfassung angezeigt wird oder nicht.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Dienstreiseantrag ignorieren	Haken
Wizard ignorieren	Haken
Belegerfassung ignorieren	Leer
Belegzeilen ignorieren	Leer
Hotel und Mahlzeiten ignorieren	Leer
Reiseverlauf ignorieren	Leer
Aufteilung ignorieren	Leer
Dienstwagen ignorieren	Leer
Bemerkungen ignorieren	Haken
Dimensionen ignorieren	Leer
Dokument ignorieren	Leer

Register Version

In diesem Register wird Ihnen Ihre aktuelle Version des Reisekostenmodules angezeigt.