Reisekosten-Mitarbeiter einlesen, berechtigen und einrichten

employee-setup In diesem Abschnitt wird erklärt, wie Reisekosten Mitarbeiter in das Reisekostenmodul importiert werden können; wie die Mitarbeiter-Berechtigungen im Modul vergeben werden und wie der Reisekosten Mitarbeiter eingerichtet und gepflegt wird.

Reisekosten-Mitarbeiter einlesen und aktualisieren

Im Comsol Reisekostenmodul wird pro Mitarbeiter, der Reisen abrechnen soll, ein Reisekosten-Mitarbeiter angelegt. Bei der Ersteinrichtung können Sie die Mitarbeiter über den Report RK-Mitarbeiter Abgleich aus verschiedenen Mitarbeiterlisten aus NAV einlesen. Zur Auswahl stehen hier die NAV Mitarbeiterliste, Einlesen aus den Kreditoren, aus den Ressourcen oder, falls vorhanden, aus der Liste der NAPA Mitarbeiter. Wenn Sie künftig eine kreditorische Abrechnung Ihrer Reisekosten durchführen möchten, müssen die Reisekostenmitarbeiter auch als Kreditor angelegt sein, damit die Verknüpfung zum Kreditor erstellt werden kann. Außerdem muss das Anmeldekürzel, das für die Identifizierung des Erfassers nötig ist, fest hinterlegt werden. Sofern dieses Feld bisher nicht hinterlegt wurde, muss es in den Reisekosten nachgepflegt werden. Dieser Punkt ist spätestens dann wichtig, wenn das Berechtigungskonzept wirksam werden soll.

Die eigentliche Liste der Reisekosten Mitarbeiter finden Sie, indem Sie in der Business Central Suche nach Reisekosten Mitarbeiter suchen.

ES öffnet sich die Liste der Reisekosten Mitarbeiter.

Um nun Mitarbeiter in das Reisekostenmodul einzulesen oder um die Mitarbeiterdaten zu aktualisieren, suchen Sie bitte in der Business Central Suche nach RK-Mitarbeiter-Abgleich.

Es öffnet sich ein Abfragefenster, in dem Sie zunächst auswählen, aus welcher Tabelle die Reisekosten Mitarbeiter generiert werden sollen.

Je nachdem, welche Einstellung Sie wählen, können Sie nun in den unteren Registern weitere Filter für die Einlesung setzen. So können Sie auch später neu hinzukommende Mitarbeiter immer wieder einlesen. Die Nummerierung der Reisekosten-Mitarbeiter erfolgt gemäß den Einstellungen in der Reisekosten Einrichtung/Register Nummerierung, wenn Sie hier eine Nummerserie hinterlegt haben. Ansonsten zieht das System die Nummer, die der Mitarbeiter in der Quell-Liste hat; also z.B. die Kreditorennummern, wenn Sie die Mitarbeiter aus den Kreditoren einlesen.

Wenn Sie in der RK-Einrichtung / Register Einstellungen einen Haken im Feld Kreditor automatisch gesetzt haben, wird beim Einlesen der Mitarbeiter aus den Tabellen Mitarbeiter, Ressouce und Napa Mitarbeiter auch automatisch ein Kreditor angelegt, sofern der Mitarbeiter noch nicht mit einem Kreditor verbunden ist.

Am Ende des Import Vorgangs erhalten Sie eine Meldung, wie viele Mitarbeiter neu erstellt wurden und wie viele Mitarbeiter geändert wurden. Achtung: Dys System gleicht beim Einlesen immer wieder die Daten aus der Quell-Tabelle mit denen im RK-Mitarbeiter ab. Sollten Sie also z.B. im Kreditor die KST des Mitarbeiters geändert haben, so wird beim nächsten Mitarbeiter-Abgleich diese Änderung auch in den RK-Mitarbeiter übernommen. Bitte pflegen Sie die Daten daher immer in der Quell-Tabelle.

Reiskosten Mitarbeiter-Berechtigungssätze

Jeder Reisekosten-Mitarbeiter muss mit seiner Windows-Benutzerkennung verknüpft werden ( s.Kapitel Reisekosten Mitarbeiter-Zugriffsrechte). Nur so können sich die Mitarbeiter für das Reisekostenmodul anmelden. Dem Benutzer müssen Reisekosten Rollen zugeordnet werden, um die jeweiligen Berechtigungen freischalten zu können. Hierzu sind im Lieferumfang des Comsol Reisekostenmoduls folgende Rollen vorkonfiguriert und enthalten:

RK-Erfasse (RK Abrechnungen erfassen) = normaler Erfasser
RK-Einrich (RK Stammdaten einrichten) = berechtigt, alle Einrichtungsdaten einzusehen und zu ändern; diese Berechtigung sollten auf jeden Fall die FiBu / LoBu.Mitarbeiter erhalten und ein Administrator in der IT; diese Berechtigung wird zusätzlich zu RK-Erfasse vergeben

Reisekosten Mitarbeiter-Zugriffsrechte

Im folgenden Schritt ordnen Sie den Reisekosten Mitarbeitern Berechtigungen zum Bearbeiten, zur Verwaltung und Genehmigung der Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen zu. Suchen Sie hierzu in der Business Central Suche nach Reisekosten Mitarbeiter Zugriffsrechte.

In der Liste, die sich nun öffnet, sollten alle RK-Mitarbeiter, die in die Liste Reisekosten Mitarbeiter eingelesen wurden, zu sehen sein. Ordnen Sie im ersten Schritt jedem RK-Mitarbeiterin der Spalte Benutzer ID seine Windows-Benutzer ID zu. Meistens muss hierzu im Menüband erst die Funktion Liste bearbeiten angeklickt werden.

Ist die Windows Benutzer ID nicht eingetragen, kann das Reisekostensystem den Mitarbeiter nicht finden und eine Erfassung ist nicht möglich

In der Tabelle Reisekosten Mitarbieter Zugriffsrechte werden außerdem folgende Berechtigungen verwaltet:

Administrator-Rechte
Abrechnungskreise: Diese Berechtigung kann die Ansicht eine Administrators auf bestimmte Abrechnungen einschränken.
Abrechnungsgruppen: Ein Mitarbeiter wird dazu berechtigt, für andere Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung zu erstellen und zu bearbeiten.
Genehmigungsgruppen: Ein Mitarbeiter wird dazu berechtigt, die Dienstreiseanträge bestimmter anderer Mitarbeiter zu genehmigen und / oder die sachliche Prüfung der Reisekostenabrechnungen bestimmter anderer Mitarbeiter durchzuführen.
Mitarbeiter sperren: ausgeschiedene Mitarbeiter können gesperrt werden.

Wurde ein Mitarbeiter einer Abrechnungs- bzw. Genehmigungsgruppe zugeordnet, sehen Sie das in den Feldern Genehmigungsberechtigung und Gruppenberechtigung (Option ja / nein).

Möchten Sie wissen, welcher Abrechnungs- bzw. Genehmigungsgruppe ein Mitarbeiter zugeordnet ist, können Sie dies über das Menü / Mitarbeiter sehen:

Ob ein Mitarbeiter Berechtigungen für eine Abrechnungs- bzw. Genehmigungsgruppe hat, sehen Sie in den Feldern Abrechnungsgruppe und Genehmigungsgruppe (Eingetragener Code).

Ob ein Mitarbeiter Administrator ist, sehen Sie im Feld Administrator.

Mitarbeiter können sowohl in der Mitarbeiter-Karte, als auch hier im Bereich RK-Mitarbeiter-Zugriffsrechte, gesperrt werden.

Administrator

Ein Haken im Feld Administrator bewirkt, dass der entsprechende Mitarbeiter nun Administratorrechte erhält und damit berechtigt ist, sowohl die Dienstreisen aller Mitarbeiter zu sehen, als auch nach Abschluss einer Erfassung (vor Buchung) noch Änderungen vorzunehmen. Dieses Kennzeichen ist Mitarbeitern vorbehalten, die Reisekostenabrechnungen weiter bearbeiten müssen. Wir empfehlen, FiBu-Mitarbeitern diese Berechtigung zu übertragen.

Abrechnungskreisfilter

Sollen die Ansichtsberechtigungen eines Administrators eingeschränkt werden, kann dies durch einen Abrechnungskreisfilter geschehen. Der Abrechnungskreis kann in der RK-Mitarbeiter-Karte im Register Abrechnung hinterlegt werden.

Reisekosten Abrechnungsgruppen

Eine Abrechnungsgruppe besteht aus den Mitarbeitern, für die ein anderer Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung verwalten - also auch erstellen - darf.

Wenn z.B. ein Mitarbeiter für verschiedene andere Kollegen die Reisekosten erfasst, so muss die Abrechnungsgruppe auf diesen Mitarbeiter zugeschnitten sein, d.h. alle Kollegen, für die der Mitarbeiter Reisekosten erfasst, sollten dann in dieser Gruppe sein. Ebenfalls muss der Mitarbeiter selbst in der Gruppe hinterlegt werden - ansonsten hätte er nicht die Berechtigung für sich selbser Reisekostenabrechnungen zu erstellen.

Die Abrechnungsgruppe wird anschließen im Bereich Mitarbeiter Zugriffrechte nur dem Mitarbeiter zugeordnet, der die Berechtigung zum erfassen von Abrechnungen für andere Mitarbeiter erhalten soll.

Um Abrechnungsgruppen zu erstellen, suchen Sie bitte in der Business Central Suche nach Reisekosten Abrechnungsgruppen. Sie gelangen auf eine Übersicht, in der die Abrechnungsgruppe neu erstellt und bearbeitet werden können.

Über die Funktionen Neu und anschließend Gruppenzuordnung Mitarbeiter, können Sie als Administrator die Abrechnungsgruppen verwalten.

In der jetzt erscheinenden Übersicht können über den Button Mitarbeiterzuordnung der ausgewählten Gruppe neue Mitglieder zugeordnet werden, aber auch bestehende Mitglieder gelöscht werden.

Wichtig: Da pro Gruppenberechtigter nur eine Gruppe zugeordnet werden kann, schneiden Sie die Gruppen so zu, dass die Gruppen auf den Gruppenberechtigten ausgerichtet sind. (Beispiel: Frau Müller erfasst und verwaltet die Reisekosten der Kollegen in Ihrem Team. So würde man die Abrechnungsgruppe z.B. Müller nennen; die Mitarbeiter, deren Abrechnungen Frau Müller machen darf, zuordnen und anschließend nur der Frau Müller im Bereich Mitarbeiter Zugriffsrechte die Gruppe Müller in der Spalte Abrechnungsgruppe zuordnen.)
Ob der Gruppenberechtigte weitere Berechtigungen für seine Abrechnungsgruppe erhält, legen Sie in der Übersicht der Abrechnungsgruppe im Feld Rechte fest. Diese Berechtigungen greifen allerdings nur, wenn der Mitarbeiter z.B. grundsätzlich auch das Recht zum Buchen hat.

Reisekosten Genehmigungsgruppen

Das Genehmigungsverfahren des Comsol Reisekostenmoduls beinhaltet ab Version 13.00.00 ein 4-stufiges Genehmigungssystem inkl. Stellvertreterregelungen und Email-Benachrichtigungen. Das Genehmigungsverfahren spiegelt einen Workflow in Ihrem Unternehmen wieder. Eine Genehmigungsgruppe besteht aus den Mitarbeitern, für die ein anderer Mitarbeiter Dienstreiseanträge genehmigen und ggfs. sachlich und fachlich prüfen darf. Für die Genehmigungsgruppen ist die gleiche Zuordnungs-Logik wie für die Abrechnungsgruppen hinterlegt, allerdings mit dem Unterschied, dass hier die Berechtigung das Genehmigen und Prüfen von Dienstreisen beinhaltet, aber nicht das Erfassen. Zur Übersicht der Reisekosten Gnehemigungsgruppen gelangen Sie, indem Sie in der Business Central Suche nach Reisekosten Genehmigungsgruppe suche.

Über die Funktionen Neu und Gruppenzuordnung Mitarbeiter, können Sie als Administrator die Genehmigungsgruppen verwalten.

Sie haben hier die Möglichkeit, die Berechtigungen des Genehmigers über die gesamte Gruppe und auch später individuell für jedes Gruppenmitglied einzeln festzulegen.

Über die Funktion Gruppenzuordnung Mitarbeiter gelangen Sie in die Übersicht der Gruppenmitglieder in der Genehmigungsgruppe. Hier können Sie nun Gruppenmitglieder hinzufügen oder entfernen und individuelle Genehmigerberechtigungen zuweisen.

Logik der Genehmgigungsgruppen:
Die Gnehmigungsgruppe wird im Bereich Reisekosten Mitarbeiter Zugriffrechte nur einer einzigen Person zugeordnet - und zwar nur dem Genehmiger dieser Gruppe. Guppenmitglieder können nun sein:

die Mitarbeiter des Genehmigers
die Mitarbeiter eines anderen Genehmigers, für die der andere Genehmiger als Stellvertreter handeln soll. Diese Mitarbieter erhalten in der Gruppe zusätlich einen Haken im Feld Stellvertreter.

So wäre jetzt also in unserem Beispiel unten der Genehmiger "Fischer" für die Mitarbeiter Müller und Maier als Hauptgenehmiger tätig und für den Mitarbeiter Jörg Yoga würde er stellvertretend die Reisen genehmigen. Stellvertreter erhalten keine eigene Mail im Genehmigungsprozess.

Reisekosten-Mitarbeiter einrichten

Nachdem die Mitarbeiter, die Reisen erfassen sollen, eingelesen wurden, können nun individuelle Einstellungen pro Reisekosten-Mitarbeiter in der Reisekosten-Mitarbeiter-Karte vorgenommen werden. Um in die Übersicht der Reisekosten-Mitarbeiter zu gelangen, suchen Sie bitte in der Business Central Suche nach "Reisekosten Mitarbeiter".

Wie bereits oben beschrieben, werden Reisekosten Mitarbeiter üblicherweise durch Import aus einer bestehenden Datenquelle aus Business Central im Reisekostenmodul erstellt. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit über NEU in der Übersicht der Reisekosten Mitarbieter manuell neue Mitarbeiter zu erstellen.

Für das Arbeiten mit dem Reisekostenmodul benötigen wir nicht viele Angaben zu dem Mitarbeiter. Üblicherweise werden folgende Daten benötigt:

Vor- und Nachname des Mitarbeiters
ggfs. Wohnort wenn es für Sie wichtig ist, wo der Mitarbeiter seine Reise antritt
(Firmen-)EMail Adresse des Mitarbeiters im Feld E-Mail-Adresse eintragen
ggfs. KST des Mitarbeiters, wenn diese in den RK-Abrechnungen berücksichtigt weren soll
die Personalnummer (Lohnnummer) des Mitarbeiters, damit die steuerlich relevanten Beträge an das Lohnbüro gemeldet werden können
die Kreditoren-Nummers des Mitarbeiters, wenn Sie kreditorisch auszahlen
Firmenkreditkarte des Mitarbeiters, wenn Sie die Zahlungen hiermit über das Reisekostenmodul auf ein Verrechnungskonto i, die FiBu buchen lasen möchten
ggfs. Verknüpfung mit dem Dienstwagen des Mitarbeiters, falls Sie die Kosten für den Dienstwagen über die Reisekosten auswerten lassen wollen

Erstellen Sie einen neuen Mitarbieter manuell über die MEnü-Funktion Neu oder öffnen Sie die Karte eines bereits eingelesenen Mitarbieters über die Menüfunktion Mitarbeiter / Karte:

Register Allgemein

Im Register Allgemein werden die Stammdaten des Mitarbeiters gepflegt. Dies sind: Nr, Name, Adressdaten, Titel, Briefanrede, Anrede, Eintritts- Austrittsdatum.

Außerdem können über dieses Register statistische Daten zu den aufgelaufenen Reisekosten des Mitarbeiters eingesehen werden. Achten Sie bitte darauf, dass der Ländercode gleichzeitig auch für den Mitarbeiter die Vorgabe bei der Belegerfassung bildet.

Register Kommunikation

Im Register Kommunikation können Kommunikationsdaten erfasst werden: Telefonnummer, Telefaxnr., E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für die EMail-Kommunikation im Genehmigungsverfahren die EMail-Adresse aus dem Feld E-Mail und nicht aus dem Feld Firmen E-Mail gezogen wird.

Über das Feld Genehmigung per E-Mail definieren Sie, ob bei einer Reisegenehmigung der Mitarbeiter über seine hinterlegte EMail-Adresse per Mail benachrichtigt werden soll. Möchte ein Mitarbeiter im Rahmen des Genehmigungsverfahrens keine Mails erhalten, können Sie das durch Deaktivieren des Buttons Gnehmigung per EMail erreichen.

Register Verwaltung

Im Register Verwaltung können Verknüpfungen zu anderen Stammdaten des Mitarbeiters festgelegt werden: Ressource, Debitor, Kreditor, Mitarbeiter (Lohn). Beim Einlesen der Mitarbeiter aus den Kreditoren, wird die Kreditoren-Nummer automatisch in das Feld Kreditor eingetragen.

Über die Niederlassungs-Nummer können Sie den Mitarbeiter kategorisieren.

Einem Mitarbeiter kann außerdem ein Dienstwagen zugeordnet werden. Dies geschieht folgendermaßen:

Über die Menü-Funktion Zuordnung Dienstwagen im Register Navigate werden die zulässigen Dienstwagen angezeigt. Hieraus kann dann mit Markieren und Klicken auf OK ein Dienstwagen ausgewählt werden, der als Standard-Dienstwagen in die Abrechnungen des Mitarbeiters übernommen wird. Dort ist aber auch eine Überschreibung wieder möglich.

Das Feld Verrechnungskonto Typ (Sachkonto, Debitor, Kreditor, Bank) und das Feld Verrechnungskonto werden für den Fall, dass nicht alle Sachkontobuchungen ausgezahlt werden, als das Gegenkonto für diese Buchungen gefüllt. Dies ist der Fall, wenn Kosten, die schon vom Arbeitgeber übernommen wurden (z.B. Hotelkosten) hier dennoch mit der RK-Abrechnung verbucht werden sollen. Diese Kosten können über das Verrechnungskonto gebucht werden. Hierzu muss in der Belegart das Feld Belegart Herkunft entsprechend mit Mitarbeiter gefüllt sein.

Neben diesem Sachkonto Verrechnung stehen noch zwei Konten für Kreditkartenbuchungen zur Verfügung, die ebenfalls in der Erfassung ausgewählt werden können. Wählt der Mitarbeiter bei der Belegerfassung die Option bezahlt durch : Kreditkarte, so können diese Beträge entweder direkt auf den Mitarbeiter-Kreditor oder auch auf ein Verrechnungskonto gebucht werden. Von dort werden die Beträge dann anhand der Kreditkarten-Abrechnungen wieder ausgeziffert.

Eintragungen in den Feldern Globalen Dimensionen 1 und 2 (Abteilung Code (KST), Kostenstellencode, Kostenträgercode, Projektnr. und Reiseart) werden automatisch in die Abrechnungen des Mitarbeiters übernommen.

Wird bei einem Mitarbeiter der Haken im Feld Gesperrt gesetzt, kann er keine Reisekosten mehr erfassen und belegt keine Reisekosten Benutzer Lizenz mehr.

Wird im Feld Gruppe ein Wert eingetragen, wird eine Abrechnungsgruppe und Genehmigungsgruppe angelegt, in die der Mitarbeiter eingetragen wird. Wird hier ein bestehender Wert überschrieben, bleibt die alte Zuordnung bestehen und es wird eine neue Zuordnung generiert.

Einen Überblick über bestehende Gruppenzuordnungen eines Mitarbeiters erhalten Sie, wenn Sie in der RK-Mitarbeiter-Karte im Menüband / Erweitert die Buttons Zuordnung Abr. Gruppen, bzw. Zuordnung Gen. Gruppen anklicken.

Durch die Zuordnung zu einer Spesengruppe können Spesensätze je Reiseart oder für bestimmte Mitarbeiter (-gruppen) individualisiert werden. So können dann für die gleiche Belegart unterschiedliche Spesensätze für Mitarbeiter hinterlegt werden. Spesengruppen können über Einrichtung/ RK-Spesengruppen angelegt werden:

Alternativ könnte dem Mitarbeiter aber auch eine andere Verpflegungspauschale im Register Abrechnung zugeordnet werden

Diese Spesengruppe kann in der Mitarbeiterkarte, aber auch in den Reisearten und in den Belegarten hinterlegt werden. So kann anhand dieser Einrichtung gesteuert werden, für welchen Mitarbeiter, welche Berechnungsoption gilt.

Im Feld Tagesdauerberechnung können Sie einstellen, in welchem Verhältnis mehrere Reisen an einem Tag zueinander stehen sollen, bzw. wie die Abrechnung erfolgen soll. Dieses Feld kann in der Reisekosten Einrichtung übergreifend für alle Mitarbeiter und aber auch im RK Mitarbeiter pro Mitarbeiter gespflegt werden.

Im Feld Dauervorschuss kann ein Dauervorschuss des Mitarbeiters eingetragen werden.

Im Feld Währungscode kann, falls erforderlich pro Mitarbeiter ein separater Währungscode hinterlegt werden.

Register Abrechnung

Im Register Abrechnung werden die pauschalen Belegarten für die automatische Generierung von Verpflegungspauschalen und Reisekosten hinterlegt. Dies geschieht automatisch - beim Anlegen des RK-Mitarbeiters werden diese Informationen aus der Reisekosten Einrichtung gezogen. Falls diese Felder geleert werden, rechnet das System für den betreffenden Mitarbeiter keine gesetzliche Pauschalen.

Dies sind die Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Diese können einmal für eine Standarddienstreise und zum anderen für doppelte Haushaltsführung angelegt werden. Bei der Reiseerfassung wird dann festgelegt, welche Pauschalart gezogen wird.

Gelten für einen Mitarbeiter grundsätzlich andere Regeln für die Verpflegungspauschalen, so könnte für diesen Mitarbeiter eigene Belegarten für die Verpflegungspauschalen angelegt und hier hinterlegt werden.

Tipp:
Falls der Mitarbeiter einen Dienstwagen besitzt, d.h. keine Kilometerpauschale bekommt, die angefallenen Kilometer aber z.B. einem Projekt belastet werden sollen, legen Sie eine Belegart an, die bei der Vergütung auf null steht, aber bei der Weiterbelastung wird ein entsprechender Wert angelegt. Diese Belegart wird als Standardbelegart für den Mitarbeiter angelegt. Gibt der Mitarbeiter nun normal seine Reisekilometer an, erhält er keine Kilometerpauschale, aber das Projekt wird wie gewünscht belastet.

Außerdem können hier individuelle Reiseperioden nach der im Kapitel Einrichtung beschriebenen Methode angelegt werden.

In den Feldern Arbeitszeit Beginn und Arbeitszeit Ende können Sie die regulären Arbeitszeiten des Mitarbeiters eingeben, sofern diese bei der Berechnung der Pauschalen relevant ist. Sie können z.B. die Pauschalen in Abhängigkeit von den Arbeitszeiten des Mitarbeiters festlegen. In diesem Fall muss auch ein Basiskalender ausgewählt werden.

Im Feld Abrechnungskreis, kann die Zuordnung des Mitarbeiters zu einem Administrator erfolgen. Das würde bewirken, dass auch für Administratoren noch einmal verschiedenen Ansichtsberechtungen bzgl. der Mitarbeiter erstellt werden.

Mit einer Eingabe im Feld Priorität Belegarten können Sie festlegen, welche Belegarten diesem Mitarbeiter bei seiner Reisekostenabrechnung zur Auswahl stehen sollen.

Über das Feld Buchungsart kann beim Mitarbeiter die Auszahlungsart der Reisekosten hinterlegt werden, sofern hier innerhalb Ihres Unternehmens unterschiedliche Regeln bestehen.

Register Bahncard

Im Register Bahncard können bis zu zwei Bahncards pro Mitarbeiter hinterlegt werden.

Neben einer Bahncard können auch Rabattkarten erfasst werden. Über die Funktionen Kalkulation Bahncarddaten und Berechnung Bahncarddaten kann die Rentabilität einer Bahncard kalkuliert werden.

Für die entsprechende Karte lässt sich die Art der Bahncard festlegen. Hier gibt es die Möglichkeit, eine Bahncard 25 %, 50 % und 100% jeweils in erster und zweiter Klasse anzulegen. In den nächsten beiden Feldern wird das Bahncard Start- und Ende-Datum eingetragen. In den folgenden drei Feldern können Belegarten ausgesucht werden, die als Kosten in die Bahncardkosten laufen sollen. In den nächsten Feldern wird Rabatt und Preis eingegeben.

Menüband der Mitarbeiterkarte

In der Mitarbeiterkarte stehen im Menüband weitere Funktionen und Übersichten zur Verfügung.

Menüpunkt Vorgang

Kalkulation Bahncarddaten Diese Funktion übernimmt die Einstellungen im Register Bahncard und setzt den Startpunkt für die Berechnung der Amortisation.

Berechnung Bahncarddaten Diese Funktion bringt die Bahncard Amortisation auf den aktuellen Stand. Hier wird geschaut, was seit der letzten Aktualisierung an Fahrtkosten gebucht wurde und die Amortisation wird aktuallisiert.

Menüpunkt Mitarbeiter

Posten: Hier werden bereits gebuchte Belegzeilen mit Filter auf den jeweiligen Mitarbeiter angezeigt.

Bemerkungen: Es können zum RK-Mitarbeiter Bemerkungen hinterlegt werden.

Dimensionen: Zeigt die Vorgabedimensionen des RK-Mitarbeiters an; die Dimensionen werden beim Einlesen der RK-Mitarbeiter aus den Kreditoren, Mitarbeitern oder NAPA Mitarbeitern hier eingetragen; können aber auch manuell gepflegt werden.

Statistik: Es wird aufgezeigt - aufgeteilt nach in Erfassung und gebuchten Abrechnungen - welche Reisekosten aktuell auf den Mitabeiter laufen.

Zuordnung Dienstwagen: Hier wird dem Mitarbeiter aus der Liste der zuvor angelegten Dienstwagen ein fester Dienstwagen zugeordnet. Diese Zuordnung bewirkt, dass Fahrtkosten und Kilometererfasungen direkt auf die KST des Dienstwagen gebucht werden können und dass erfasste Kilometer nicht automatisch als Privatkilometer verrechnet werden.

Löschen Dienstwagen: Hebt die Zuordnung des Dienswagens wieder auf.

Fahrtenbuch: Dieser Report wird nicht in jeder CRK Version unterstützt. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie an dieser Stelle Hilfe benötigen.

Menüpunkt Erweitert

Zuordnung Abr. Gruppen Hier kann direkt in der Mitarbeiterkarte die Zuordnung zu einer Aberechnechnugsgruppe durchgeführt werden.

Zuordnung Gen.Gruppen Hier kann direkt in der Mitarbeiterkarte die Zordnung zu Genehmigungsgruppen durchgeführt werden.

Aufteilung Sollte ein Mitarbeiter für unterschiedliche KST, KTR oder Projekte auf Reisen gehen, kann hier bereits in der Mitarbeiterkarte festgelegt werden, wie die Kosten prozentual auf die einzelnen Verrechnunststellen aufgeteilt werden soll.

Menüpunkt Dokumente

Abrechnungen Öffnet die Liste der noch nicht gebuchten RK-Abrechnungen dieses Mitarbeiters.

Geb. Abrechnungen Öffnet die Liste der gebuchten RK-Abrechnungen dieses Mitarbeiters.

Monatsliste Dieser Bericht wird nicht in allen CRK Versionen unterstützt, da hierfür bereits andere Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.