Erste Schritte
Im Folgenden werden die notwendigen Schritte für die Installation und Ersteinrichtung des Reisekosten-Moduls erläutert.
Objektpaket
Sie können sich die aktuellen Objekte zum Comsol Reisekosten-Modul jederzeit von unserem FTP Server downloaden. Sprechen Sie uns bitte an, falls Sie noch keinen Zugang zu unserem FTP Server haben.
Berechtigungssätze im Reisekostenmodul
Im Objektpaket für das Reisekostenmodul enthalten sind auch die Berechtigungssätze RK-Erfasse und RK-Einrich. RK-Erfasse sollen alle Mitarbeiter erhalten, die aktiv im Reisekostenmodul Reisen erfassen. RK-Einrich erhalten Mitarbeiter, die die Einrichtung des Modules betreuen und ggfs. FiBu-und LoBu Mitarbeiter um RK-Mitarbieter anlegen zu können und den Belegartenplan bearbeiten zu können. Weitere Berechtigungen werden im Rahmen des Einrichtungs-Workshops besprochen und aktiviert.
Einbindung von Kacheln in das Rollencenter
Für das Reisekostenmodul stehen Kacheln und ein eigenes Rollencenter zur Verfügung. Zur Einbindung der Kacheln muss eine eigene Extension gebaut werden.
Einrichtungsdaten erstellen
Um Ihnen einen möglichst komfortablen Einstieg in die Arbeit mit dem Comsol Reisekosten-Modul zu ermöglichen, haben wir eine Standard Einrichtung erstellt, die nur an wenigen Punkten erweitert, bzw. modifiziert werden muss.
Einrichtung eines Testsystems
Für die Errichtung eines Testsystems müssen Sie die folgenden Schritte durchlaufen und können das System, nachdem Sie noch die Verpflegungspauschalen eingelesen haben, direkt benutzen. Nutzen Sie bitte die Business Central Suchfunktion (1); suchen Sie nach dem Eintrag Einrichtungsdaten erstellen (2) und wählen Sie den Punkt Reisekosten Einrichtungsdaten erstellen (3).
Es öffnet sich ein Abfragefenster, in dem Sie:
A: Bei der Errichtung eines Testsystems im Feld Einrichtungsdaten erstellen die Option Demodaten wählen und den Haken im Feld Fibukontenplan Cronus gesetzt lassen können
oder
B: Bei der Einspielung in ein Echtsystem die Option Benutzerdefiniert wählen und hier dann auch den Haken im Feld Fibukontenplan Cronus entfernen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK.
Die Einrichtung des Systems wird nach kurzer Zeit bestätigt:
Ländertabelle / Verpflegungspauschalen einlesen
Im folgenden Schritt lesen Sie die aktuelle Verpflegungspauschale pro Land ein. Dabei können Sie ggfs. Ihre individuellen Zu- bzw. Abschläge übernehmen. Sobald vom Bundesministerium für Finanzen die neuen Verpflegungspauschalen für das Folgejahr veröffentlicht werden, stellen wir Ihnen diese als Exceltabelle zum Download auf unserem FTP Server zur Verfügung. Sie werden darüber per Mail infomiert.
Bitte legen Sie die Datei vor dem Einlesen in Ihre Datenbank auf Ihrem Fileserver ab. Ändern Sie dabei aber den Namen der Datei nicht willkürlich ab!
Gehen Sie bitte über die Business Central Suchfunktion und suchen Sie nach RK Pauschalsätze einlesen.
Es öffnet sich eine Abfrage, in die Sie im Feld Einlesedatei die zuvor abgelegte Exceldatei suchen und einfügen.
Mit der Verknüpfung zu der Exceldatei füllen sich die Felder im Register Einstellungen automatisch.
Sollten Sie Zuschläge für DE oder auch für alle Länder auszahlen, können Sie diese im Register Einstellungen im Bereich eintägige Reisen und mehrtätige Reisen in den Feldern Zuschlag/Abschlag als fixen Betrag oder aber in den Felder Zuschlag / Abschlag % in Prozent von den jeweiligen Pauschale eintragen. Bitte prüfen Sie im Feld Änderungsdatum das Datum – hier muss zunächst der erste Januar des Folgejahres erscheinen. Sie können auch unterjährig einlesen. Wenn sich für Sie Änderungen im laufenden Jahr ergeben, können Sie das Änderungsdatum dann auch händisch auf das gewünschte Startdatum der anstehenden Änderung setzen.
Durch das Einlesen des Excels werden die folgenden Felder automatisch vorbelegt. Für Kunden, die keine eigenen Hausregeln für die Auszahlung der Verpflegungspauschalen haben, können diese Einstellungen nun ohne weitere Änderungen übernommen werden. Welche Bedeutung die einzelnen Felder haben und wie Sie befüllt werden können, finden Sie hier weiter unten.
Standard Einrichtung eintägige Reisen:
Standard Einrichtung mehrtägige Reisen:
| Feld / Eingabeoptionen | Standard |
|---|---|
| Im Feld Betragsvorgabe können Sie den prozentualen Wert der Auszahlung einstellen. Steht hier zum Beispiel 100 %, dann wird genau der vorgesehene gesetzliche Pauschalbetrag gezahlt, ansonsten kann auch ein anderer Betrag eingegeben werden. | 100,00 |
| Im Feld steuerfreier Anteil sollten die 100 % nicht überschrieben werden, da ansonsten die Steuerberechnung nicht mehr korrekt wäre. | 100,00 |
| Im Feld Weiterberechnung % geben Sie ein, zu welchem Prozentsatz die angefallenen Kosten an Projekte weiterberechnet werden sollen. | 100,00 |
| Im Feld Änderungsdatum erscheint beim Einlesen der Spesendatei automatisch das Datum, ab dem die neuen Spesen gültig sind. | z.B. 01.01.2020 |
| Sollten Sie unterschiedliche Spesengruppen mit unterschiedlichen Sätzen führen, dann muss für jede Spesengruppe eine separate Einlesung der Pauschalen erfolgen. | |
| Das Feld Belegart-Beträge überschreiben bedeutet, dass im Fall einer Änderung Beträge überschrieben werden oder eben nicht. Dies hat aber nur Auswirkungen, wenn Sie eine schon eingelesene Datei überschreiben wollen. Bei der Erstanlage wird dieses Feld nicht ausgewertet. | |
| Im Feld Länder überschreiben, wählen Sie aus, ob bestehende Länder überschrieben oder evtl. nur erweitert werden sollen. | |
| Im Feld Einlesebereich können Sie entscheiden, ob sie die Daten für das Ausland, für Deutschland oder für alle Länder einlesen wollen. So können Sie für Deutschland andere Konditionen als für Auslandsdienstreisen definieren. | |
| Im Feld ARV ist ein Häkchen erforderlich, falls sie Ihre Reisekosten nach der „Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen" des Bundesministeriums des Innern durchführen. So werden die entsprechenden Sätze an Stelle der „normalen" Auslandspesen eingelesen. | |
| Mit der Option Neue Länder sichtbar, legen Sie fest, ob Länder, die bei der Einlesung neu hinzukommen direkt auf sichtbar gestellt werden. | |
| Die Option 24 Std Abweichung setzen ist für den Fall, dass keine Uhrzeiten eingetragen werden können. So würde man sich als Platzhalter 0:00 Uhr in Abfahrt und Ankunft stellen. Wenn der Haken hier gesetzt ist, wird dann auch hier die Pauschale für 24 Stunden gerechnet. | |
| Die Felder Stunden über eintägig und Stundenstufe sind aus der Einlesung vorbelegt und sollten nicht geändert werden. | |
| In den Feldern Stunden über... holt sich das Programm die Stunden aus dem Dateinamen der Einlesedatei. Sie können die Stunden jedoch verändern, wenn in Ihrem Unternehmen andere Stufen gelten. Das System ermittelt anhand der eingegebenen Stunden die gesetzliche Pauschalstufe, wobei \< 8 Stunden als Stufe 1, 8 - \< 14 Stunden als Stufe 2, 14 - \<24 Stunden als Stufe 3 und 24 Stunden als Stufe 4 definiert ist. Über diese Zuordnung werden dann die gesetzlichen Pauschalen diesen Stunden zugeordnet. Beachten Sie, dass die gesetzlichen Stufen 8 und 24 auftauchen müssen, da ansonsten die Pauschalen bzw. die Steuerfreibeträge nicht konsistent wären. | |
| Im Feld Zuschlag/Abschlag können Sie einen festen Zuschlag bzw. Abschlag, der dieser Stufe zugeordnet wird, eingeben. | |
| Im Feld Zuschlag/Abschlag % können Sie diese Änderungen auch prozentual vornehmen. |
Haben Sie Ihre Eingaben gemacht, drücken Sie bitte den OK-Button. Jetzt wird die RK-Ländertabelle anhand der in der Datei gefundenen Länder ergänzt, die gesetzlichen Pauschalen werden anhand der in der Belegart definierten gesetzlichen Pauschalearten erzeugt und je nach Voreinstellung für Deutschland, Ausland oder beide die Verpflegungspauschalen hinterlegt. Wenn Sie nicht für alle Belegarten Pauschalen einlesen wollen, besteht die Möglichkeit im Register RK-Belegart über die Belegarten-Tabelle zu filtern.
Test
Einlesen ohne Übernachtungsprüfung
Das Einlesen der Pauschalen ohne Übernachtungsprüfung enspricht komplett den Standardeinstellungen. Eine Übernachtungsprüfung muss nur stattfinden, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die Ihrer Tätigkeit nachts nachgehen müssen. Diese Personen haben in der Regel keine Kosten für Übernachtungen. Das sind zum Beispiel Fahrdienste, Speditionen, Notdienste, Zugführer etc.)
Einlesen mit Übernachtungsprüfung
Wenn in Ihren Reisetätigkeiten Tätigkeiten über Nacht ohne verbundene Übernachtung wie z.B. Fahrdienste oder Notdienste anfallen, ändern Sie die Einstellungen bitte wie folgt: Bei dieser Einstellung werden Pauschalen bei mehrtägigen Reisen am ersten und letzten Tag nur dann berechnet, wenn während der Reise eine Übernachtung eingetragen wurde.
Wenn Sie diese Einstellungen abgeschlossen haben, schließen Sie die Seite mit OK und die Verpflegungssätze werden im Hintergrund in die Sätze der Belegarten eingelesen.
Damit sind nun alle Schritte der Installation für Comsol Reisekosten abgeschlossen. Sie können das Modul nun im Testsystem mit einem Cronus Sachkontenplan und Spieldaten verwenden. Die Einstellungen zur Berechnung von Reisekosten entsprechen in diesem Moment dem gesetzlichen Standard. Um das mit Ihren individuellen Daten und Hausregeln auszustatten bieten wir individuelle Workshops an.