Reisekosten Belegarten
Zur Bearbeitung der Belegarten öffnen Sie den Reisekosten Belegartenplan in der Reisekosten Verwaltung, bzw. suchen danach.
Es öffnet sich die Übersicht mit den, im Lieferumfang des Comsol Reisekostenmoduls enthaltenen, Belegarten. Die Belegarten in dieser Übersicht können Sie, bis auf wenige Ausnahmen, beliebig und Ihren Anforderungen entsprechend erweitern oder ausblenden.
Dabei ist es möglich, jegliche Arten von Auslagen zu definieren. Jedem Reisebeleg kann eine Kontierung für die Finanzbuchhaltung mitgegeben werden. So macht es Sinn, RK-Belegarten mit jeweils unterschiedlichen MwSt Sätzen separat zu definieren (z.B. Taxikosten mit 7% und 19%).
Ab CRK Version 13.03.07 können auch direkt im Belegartenplan, die Lohnarten hinterlegt werden, für die später Bescheinigungswerte, M-Bescheinigung und ggfs. auch Lohnauszahlungen laufen sollen (in der Reisekosten Einrichtung wird definiert, ob kreditorisch oder über Lohn ausgezahlt werden soll).
Der Belegartenplan kann über den Menüpunkt "Liste bearbeiten" direkt bearbeitet werden.
Je Belegart können Sätze hinterlegt werden für
-
für die Auszahlung
-
den gesetzlichen Freibetrag sowie
-
für die Weiterverrechnung z.B. innerhalb von Projekten.
Die Sätze müssen in Mandantenwährung hinterlegt werden!
Die Sätze können Sie über den Menüpunkt Belegart / Sätze einsehen.
Wichtig: Belegarten, die automatisch vom System errechnet werden sollen, haben in der Spalte "gesetzliche Pauschaleart" einen Eintrag. Diese Belegarten sollten Sie nur in Absprache mit einem Comsol Berater ändern, wenn es hierzu eine Veranlassung gibt. Ausserdem sollten die Belegarten der Kategorien Verpflegung und Übernachtung nur nach Rücksprache geändert werden. Auch hier sind im System Einrichtungen für die automtische Berechnung hinterlegt!
Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Neben diesen eigentlichen Reisekosten können in der Abrechnung auch alle anderen Ausgaben wie Bewirtung, Arbeitsmittelbeschaffung, Kundengeschenke etc. erfasst werden. Zu unterscheiden ist zwischen pauschal anzuerkennenden Kosten (Kilometerpauschale, Verpflegungspauschale) und Ausgaben nach Beleg.
Bei den Pauschalen empfehlen wir in der Karte der jeweiligen Belegart in den Feldern Unveränderlich und Steuerpflichtig relevant jeweils ein Häkchen zu setzen. Damit ist gewährleistet, dass Sachbezugswerte richtig berechnet werden.
Je RK-Belegart können datumsabhängige und/oder spesengruppenabhängige und/oder Reiseland-abhängige Sätze hinterlegt werden.
Über die Personalisierung kann das Feld "Gesperrt" eingeblendet werden. Gesperrte Belegarten werden automatisch aus der Ansicht herausgefiltert, können aber jederzeit über das Lösen des Filters auf dem Belegartenplan wieder angezeigt werden. Gesperrte Belegarten sind für den Mitarbeiter in der Belegerfassung nicht sichtbar.
Register Allgemein
In der Karte der Reisekosten Belegart werden besondere Einstellungen für die Verwendung und Verrechnung der Belegarten vorgenommen. Öffnen Sie hierzu die jeweilige Belegart.
| Feld / Eingabeoptionen | Standard |
|---|---|
| Nr Die Nummerierung der Belegarten wird nicht automatisch gezogen; je nachdem zu welcher Kategorie Ihre Belegart gehört, legen Sie die Nummer selbst fest, wenn Sie eine neue Belegart erstellen wollen . |
Leer |
| Art Hier können Sie Überschrift wählen, falls Sie eine neue Gruppe von Belegarten im Belegartenplan schaffen möchten; die Belegart der Art Überschrift dient nur zur Strukturierung des Belegartenplans. |
Leer |
| Bezeichnung Legen Sie hier den Namen einer neuen Belegart fest. |
Leer |
| Gesetzliche Pauschaleart Über die gesetzliche Pauschaleart können Sie hinterlegen, welche Pauschalwerte beim Einlesen der Pauschalsätze gezogen werden sollen. In der Einlesedatei der gesetzlichen Pauschalearten wird über dieses Feld eine Verknüpfung hergestellt.  |
Leer |
| Kategorie Die Kategorie dient der Zuordnung innerhalb des Belegartenplanes und entscheidet über die Sichtbarkeit in der Belegerfassung. Belegarten mit den Kategorien Verpflegung und Übernachtung können vom Mitarbeiter nicht selbst ausgewählt und bearbeitet werden, da sie vom System im Rahmen eine automatischen Berechnung bereitgestellt werden. |
Leer |
| Ursachencode Einer Belegart kann auch ein Ursachencode mitgegeben werden, der dann auch an die Finanzbuchhaltung weitergereicht wird. |
Leer |
| Entfernungsbelegart In dem Feld Entfernungsbelegart sollte für den Fall, dass über diese Belegart die Kilometeranzahl in die Menge gestellt werden soll, ein Häkchen stehen. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich um die Fahrtkostenpauschale handelt. |
Leer |
| Gesperrt Durch das Gesperrt-Feld können Sie die Belegart sperren und damit verhindern, dass diese Bele-gart weiterhin genutzt wird. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Belegart nicht gelöscht werden kann, weil noch Posten in nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren vorhanden sind. Für einzelne Reisearten besteht außerdem die Möglichkeit einzelne Belegarten zu sperren (siehe dort). |
Nein |
| Abhängig Tageslänge Wenn die Beträge einer Belegart von der Tageslänge abhängig sind, kann die Prüfung über diese Einstellung gestartet werden. |
Leer |
| Suchbegriff Der Suchbegriff generiert sich automatisch aus der Bezeichnung. |
Leer |
| Sätze vorhanden Die Information aus diesem Feld zeigt an, dass für die Belegart länderspezifische, zeitabhängige oder spesengruppenabhängige Sätze hinterlegt sind. Dies bedeutet auch, dass die Preiskonditionen dann nur noch über die Belegartsätze gepflegt werden können. |
Leer |
| Total Betrag (MW) Sind für die Belegart bereits Posten vorhanden, wird hier der Betrag aus diesen Posten aufsummiert dargestellt. |
Leer |
| Totalvergütet (MW) Sind für die Belegart bereits entsprechende Posten vorhanden, wird hier der Betrag aus diesen Posten aufsummiert dargestellt. |
Leer |
| Total weiterverrechnet (MW) Bezogen auf die Projektverrechnung. Sind für die Belegart bereits Posten vorhanden, wird hier der Betrag aus diesen Posten aufsummiert dargestellt. |
Leer |
| Total Menge Bezogen auf Kilometerberechnung wird hier die Anzahl der abgerechneten KM angezeigt. |
Leer |
| Datumsprüfung Das Datumsprüfung-Flag bewirkt, dass das Programm prüft, ob das eingestellte Datum mit der Reise übereinstimmt. Bei Belegarten, die z.B. bereits vor Antritt einer Reise erfasst werden müssen (z.B. Vorschuss), sollte der Haken entfernt werden, wenn Sie in der Reisekosten Einrichtung die Prüfung der Reisedaten gewählt haben. |
Ja |
| Übernachtung Mit einem Haken in diesem Feld legen Sie fest, dass beim Ziehen dieser Belegart automatisch die Belegart für eine Übernachtungspauschale gezogen wird. Wird nichts anderes definiert, wird hier die Übernachtungspauschale aus der Reisekosten-Einrichtung / Register Vorgaben gezogen; bzw. wenn beim Mitarbeiter eine andere Pauschale hinterlegt ist, dann wird diese gezogen. |
Nein |
| Quittung für Bewirtungsausgaben notwendig Wenn zu einer Bewirtungsbelegart zwingend das Formular zu Bewirtung ( Wer, Wo, Wann, Anlass der Bewirtung) ausgefüllt werden muss, kann das mit diesem Haken eingestellt werden. Das System prüft dann beim Abschließen der Reise, ob für diese Belegart der digitale Bewirtungsbeleg ausgefüllt wurde. |
Leer |
| Dokument notwendig Wenn zu einer Belegart zwingend ein digitales Dokument angehängt werden muss, kann das mit diesem Haken eingestellt werden. Das System prüft dann beim Abschließen der Reise, ob für diese Belegart digitale Dokumente angehängt wurden. |
Leer |
| Korrigiert von Zeichnet auf, von wem die Belegart zuletzt geändert wurde. |
|
| Korrigiert am Zeichnet auf, wann die Belegart zuletzt geändert wurde. |
Register Einrichtung
Im Register Einrichtung können für die gewählte Buchungsart nach den allgemeinen Business Central-Konventionen Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen hinterlegt werden und optional Kostenstellen und -träger und Projekt-Nummern zugeordnet werden. Diese werden dann in die Abrechnung übernommen, wenn die Belegart in der Abrechnung verwendet wird.
| Feld / Eingabeoptionen | Standard |
|---|---|
| Sachkonto Sobald ein Sachkonto zugeordnet wird, werden die im Sachkonto angelegten Buchungsgruppen automatisch gezogen. Dies geschieht allerdings nur, wenn die Buchungsgruppenfelder noch leer sind. Sollen andere MWST Buchungsgruppen gezogen werden, so können Sie die Einträge manuell ändern. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihre Buchungsmatrix die entsprechende Auswahl zu dem Sachkonto kennt. |
Leer |
| Sachkonto Herkunft - Belegart - Mitarbeiter - Reiseart - Matrix Über Sachkonto Herkunft kann angegeben werden, ob das Sachkonto aus der Belegart, aus der Reiseart oder das Verrechnungskonto des Mitarbeiters gezogen werden soll. Für den Fall, dass in der Reiseart oder in der Matrix oder im Mitarbeiter kein Sachkonto hinterlegt wurde, wird bei Sachkonto-Herkunft Reiseart dann dennoch das Sachkonto aus der Belegart gezogen. Aus diesem Grund sollten nur abweichende Kontierungen über die Matrix, die Reiseart oder den Mitarbeiter angelegt werden. |
Leer |
| Buchungsart Einkauf (Reisekosten können nur Einkauf oder leer sein; bei leer werden keine MWST berechnet; Bei Einkauf wird die Vorsteuer berechnet) |
c |
| Geschäftsbuchungsgruppe bitte ausfüllen |
Leer |
| Produktbuchungsgruppe bitte ausfüllen |
Leer |
| MWST Geschäftsbuchungsgruppe bitte ausfüllen |
Leer |
| MWST Produktbuchungsgruppe bitte ausfüllen |
Leer |
| Buchungsgruppen aus Land In den verschiedenen Ländern werden MWST Sätze hinterlegt, die dann mit dieser Auswahl pro Land gezogen werden können. (Wird nur bei Hotelrechnungen benötigt.) |
Leer |
| Bezahlt durch Für die Belegart kann eine Voreinstellung für bezahlt durch erfolgen. |
Leer |
| Bezahlt durch nicht änderbar Es kann festgelegt werden, dass diese Voreinstellung in der Erfassung nicht überschrieben werden darf. |
Leer |
| Abteilung Code bitte ausfüllen , falls diese Option fest voreingestellt werden soll; ansonsten kann die Einstellung in jeder Reise pro Belegzeile individuell durchgeführt werden. |
Leer |
| Kostenträger Code bitte ausfüllen , falls diese Option fest voreingestellt werden soll; ansonsten kann die Einstellung in jeder Reise pro Belegzeile individuell durchgeführt werden. |
Leer |
| Prozent Dimension 1 In der Reisekosten Abrechnung kann übergreifend oder pro Reise oder auch pro Belegzeile eine Aufteilung der Beträge auf verschiedene Dimensionen erfolgen. Mit dieser Einstellung in der Belegart können Sie vorgeben, wenn generell eine Aufteilung erfolgen soll. Geben Sie in dem Fall, für Ihre Vorgabe Dimension 1 (meistens ist das die KST) den Prozentsatz vor, der vom Betrag auf diese Dimension gebucht werden soll. |
Leer |
| Prozent Dimension 2 s. Beschreibung in Prozent Dimension 1 - betrifft hier meistens den Kostenträger |
Leer |
| Projektnr. / Debitor bitte ausfüllen , falls diese Option fest voreingestellt werden soll; ansonsten kann die Einstellung in jeder Reise pro Belegzeile individuell durchgeführt werden. |
Leer |
| Unteraktivität | Leer |
| Hauptaktivität | Nein |
| Dimension aus Dienstwagen Bei der Erfassung von Benzin oder Zusatzkosten für den Dienstwagen kann es unter Umständen Sinn machen, dass die Dimensionen aus dem Dienstwagen kommen und diese zugeordnet werden können. Hierzu ist ein Häkchen in Dimensionen aus Dienstwagen zu setzen. Weitere Einstellungen erforderlich: Es müssen Dienstwagen eingerichtet und den Mitarbeitern zuogeordnet werden. Damit die Einstellung greift, muss in RK-Einrichtung / Register Einstellung/ Feld: Belegartdimension Ignorieren der Haken entfernt werden! Und in den Vorgabedimension Prioritäten muss für den Herkunftscode RKABR die Prio Belegart = 1 und Mitarbeiter = 2 eingerichtet werden. |
Leer |
| Erfassung Negativ Für den Fall, dass die Beträge einer Belegart grundsätzlich negativ sind (z.B. bei Vorschüssen) so kann dies über Erfassung Negativ festgelegt werden. Der im entsprechenden Feld eingetragene Betrag wird dann grundsätzlich negativ ausgewiesen. |
Leer |
| Beschreibung nicht übernehmen Für den Fall, dass die Beschreibung einer Belegart individuell überschrieben werden muss, können Sie Beschreibung nicht übernehmen anhaken. Wenn die Beschreibung gleichzeitig als Pflichtfeld definiert ist, kann hier dann ein individueller Text eingefordert werden. |
Leer |
| Priorität Hier kann hinterlegt werden, ob diese Belegart von allen oder nur von bestimmten Mitarbeitern gewählt werden kann. Verwenden Sie hier zu Bsp. als Kennzahl die ‚1‘ , dann können nur Mitarbeiter, bei denen diese Kennzahl in ihrer RK-Mitarbeiter-Karte hinterlegt wurde, diese Belegart in Ihren Abrechnungen wählen. |
Leer |
| M Bescheinigung Dieses Flag wird gesetzt, wenn für die Belegart eine M Bescheinigung erforderlich ist. Im Standard betrifft das die Belegarten für die Mahlzeitenabzüge (421, 422, 423). Über den Bericht RK-Lohndaten übertragen können diese Bescheinigungswerte ausgelesen und digital an die LoBu übergeben werden. |
Register Steuer
Im Register Steuer können steuerpflichtige Anteile der Belegart definiert werden, bzw. grundsätzlich die Behandlung der Belegart im Kontext von Lohn und Gehalt definiert werden.
Achtung: Mit Verion CRK 13.03.07 haben wir die Anbindung an NAPA komplett überarbeitet. Die Einrichtung der Lohnarten erfolgt nun direkt im Belegartenplan. Sollten Sie also Reisekosten schon eingerichtet haben, bevor Sie auf Version CRK 13.03.07 oder höher upgedated haben, finden Sie nun die Einträge zu Ihren Lohnarten im Belegartenplan. Ggfs. müssen Sie die Spalten dort noch einblenden.
| Feld / Eingabeoptionen | Standard |
|---|---|
| Steuerfreier Betrag Die Lohnart definiert in der Lohnbuchhaltung die steuerliche Behandlung dieser Belegart. Sollte, wie bei der Verpflegungspauschale, die steuerliche Behandlung unterschiedlich sein, so ist hier folgendermaßen zu verfahren: Der steuerfreie Sockelbetrag wird im Feld steuerfreier Betrag abgestellt (oder bei unterschiedlichen Fällen in den Belegartsätzen). Bis zu diesem Betrag erfolgt keine steuerliche Behandlung. Wird dieser Betrag aber überschritten, dann wird das Feld Lohnart aktiv. Die hier abgestellte Lohnart definiert die steuerliche Behandlung. Im Fall der Verpflegungspauschalen kann aber bis zur Höhe des doppelten Pauschalsatzes pauschal mit 25% versteuert werden, über den Satz hinaus muss dann normal versteuert werden. Hierzu ist das Feld 100% Regel mit einem Häkchen zu versehen und eine Folgelohnart ist einzutragen. Dann wird der die Pauschale überschreitende Betrag bis zur Kappungsgrenze der normalen Lohnart zugerechnet, der überschreitende Betrag dann der Folgelohnart. So wird eine korrekte steuerliche Behandlung sichergestellt. Für den Fall der Verpflegungspauschale macht es Sinn, alle diese Felder zu aktivieren bzw. auszufüllen. |
Leer |
| Lohnart (s. Steuerfreier Betrag) Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
Leer |
| Lohnart Storno (s. Steuerfreier Betrag) Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
Leer |
| 100% Regel (s. Steuerfreier Betrag) | Ja |
| Folgelohnart (s. Steuerfreier Betrag) Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
Leer |
| Folgelohnart Storno (s. Steuerfreier Betrag) Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
Leer |
| Steuer nicht verrechenbar Das Feld Steuer nicht verrechenbar hat folgende Auswirkungen: Da es je nach Einstellung in der Einrichtung möglich ist, mehrere Belegarten miteinander zu verrechnen, kann durch ein Häkchen in diesem Feld verhindert werden, dass diese Belegart Bestandteil der Verrechnung wird. Entfernungs- und Verpflegungspauschalen können, was den Steuerfreibetrag angeht miteinander verrechnet werden, Sachbezüge nicht. |
Nein |
| Steuerpflichtig relevant Über Steuerpflichtig relevant wird die Steuerberechnung für diese Belegart aktiviert. |
Ja |
| Ohne Steuerfreibetrag Das Feld ohne Steuerfreibetrag hat bei der Einlesung der Pauschalen eine Relevanz. Wenn Sie z.B. auch nach 3 Monaten die gesetzlichen Pauschalen bezahlen, muss der Mitarbeiter diese Pauschalen versteuern. Um die Möglichkeit zu haben, die Pauschalen einzulesen und gleichzeitig den Steuerfreibetrag auf null zu setzen, machen Sie einen Haken in dieses Feld. Alternativ könnten Sie diese Belegart auch einzeln einlesen und in der Requestform den Steuerfreibetrag auf Null setzen. Diese Methode ist allerdings einfacher und Sie brauchen dann nicht auf einzelne Belegarten zu filtern. |
Nein |
| Lohnart Bescheinigung Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. Neben der reinen Steuerpflichtigkeit gibt es noch zwei weitere Funktionen bei der Lohn- und Gehaltsintegration, die vom Reisekostenprogramm unterstützt werden. Dies ist zum einen die Auszahlung nach Lohn- und Gehalt, wobei hier in der Belegart eine Auszahlungslohnart definiert werden kann, sofern nicht alle Lohnleistungen auf eine in der Einrichtung definierte Lohnart fließen sollen. Zum anderen wird das Bescheinigungswesen unterstützt. Falls steuerfreie Leistung dieser Belegart am Jahresende bescheinigt werden sollen, können über ein Häkchen im Feld Bescheinigungspflichtig und zusätzlich eine Lohnart Bescheinigung hier auch eine separate Lohnintegration erfolgen. |
Leer |
| Lohnart Storno Bescheinigung Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. Zusätzlich können Sie über Stornolohnarten ein Storno auf eine separate Lohnart lenken. Die Logik bei Verdichtung ist hier folgende: Zuerst wird durch das Storno die normale Lohnart ausgeglichen. Erst wenn der Betrag tatsächlich ins Minus läuft, wird die Stornolohnart genommen. Der gleiche Mechanismus gilt auch umgekehrt. |
Leer |
| Bescheinigungspflichtig Hiermit wird das Bescheinigungswesen unterstützt. Falls steuerfreie Leistung dieser Belegart am Jahresende bescheinigt werden sollen, können über ein Häkchen im Feld Bescheinigungspflichtig und zusätzlich eine Lohnart Bescheinigung hier auch eine separate Lohnintegration erfolgen |
Ja |
| Auszahlungslohnart Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
|
| Auszahlungslohnart Storno Das Feld wurde in den Belegeartenplan ausgelagert; blenden Sie es dort ggfs. ein. |
|
| Steuer Hier wird definiert, wie steuerlich relevante Zuschüsse zu versteuern sind. |
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| Steuer Prozentsatz Hier kann der Steuersatz hinterlegt werden, mit dem die Versteuerung erfolgen soll. |
|
| Betrag als Steuer |
Register Beträge
Im Register Beträge können dann, sofern keine Sätze existieren, die Vorgabebeträge eingegeben werden. Bei der Verpflegungspauschale macht dies allerdings wenig Sinn, da hier ja unterschiedliche Pauschalen für unterschiedlich lange Dienstreisen ausgezahlt werden, und außerdem abhängig vom Land unterschiedliche Sätze bestehen.
| Feld / Eingabeoptionen | Standard |
|---|---|
| Änderung Vorgabe - Keine Änderung - Änderung - Durch Administrator Über Änderung Vorgabe kann eingestellt werden, ob der ermittelte Vorgabebetrag der entsprechenden Belegart in der Erfassung vom Mitarbeiter manuell angepasst werden darf. Sollte der Mitarbeiter diese Vorgabe nicht ändern dürfen, so kann über weitere Optionen definiert werden, dass zumindest der Administrator noch ein Änderungsrecht hat. |
Keine Änderung |
| Betragsvorgabe Auszahlung (MW) Ist das Feld Betragsvorgabe Auszahlung gefüllt, dann wird dieser Betrag beim Erfassen der Belegart als Auszahlungsbetrag gezogen. |
0,00 |
| Steuerfreier Betrag (MW) Hier ist der steuerfreie Betrag einzugeben. Ein Überschreiben dieses Betrags kann schwerwiegende Folgen haben, da dann ja die steuerlichen Berechnungen nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entsprechen würden. |
0,00 |
| Weiterverrechenbarer Betrag (MW) Im Feld weiterverrechenbarer Betrag steht der Betrag, der fix dem Projekt belastet würde, wenn diese Belegart zum Tragen kommt. |
0,00 |
| Verrechnungsquotient Projekt Für den Fall, dass Sie die Belegarten prozentual dem Projekt zuschlagen wollen (insbesondere auch bei variablen Beträgen, für die es keinen Vorgabewert gibt.) füllen Sie das Feld Verrechnungsquotient aus. Achtung: Weiterverrechnet wird immer der Nettobetrag, d.h. der Spesenbetrag abzüglich Mehrwertsteuer. Für den Fall, dass Sie das Projekt mit dem Bruttobetrag belasten wollen, stellen Sie bei 19% Mehrwertsteuer in das Feld Verrechnungsquotient den Wert 119. Jetzt wird (von Rundungsdifferenzen abgesehen) der Bruttobetrag dem Projekt belastet. |
100 |
| An Projekt verrechenbar Über An Projekt verrechenbar definieren Sie, ob die Belegart grundsätzlich an das Projekt verrechnet werden darf. Hier ist zum Beispiel bei Vorschussbelegarten kein Häkchen zu setzen. |
Ja |
| Projektartikelpreis Berechnung Über die Belegart kann auch ein Projektartikel und Variante hinterlegt werden, der dann bei der Projektbuchung gezogen wird. Hinter diesem Artikel kann auch eine Preisfindung hinterlegt werden. Hier sind folgende Möglichkeiten implementiert: - Keine: Es erfolgt keine Preisberechnung, es wird der Zeilenbetrag genommen - Nur Artikel: Es wird als Projektpreis der im Artikel hinterlegte Preis genommen - Minimalpreis: Es wird als Projektpreis der kleinere Preis aus Artikel und Zeilenpreis genommen - Maximalpreis: Es wird als Projektpreis der größere Preis genommen |
Keine |
| Projektartikel | Leer |
| Projektartikel Varianten Code | Leer |
| Folgebelegart Über die geschickte Eingabe einer Folgebelegart lassen sich eine Reihe von verbundenen Eingaben bequem vereinfachen. Dies hat zur Folge, dass bei Erfassung der Reisekosten diese Belegart immer zusätzlich erzeugt wird. Als Beispiel könnte der Belegart Hotelübernachtung mit Frühstück die Belegart Kürzung Frühstück bei Hotelübernachtung folgen. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Kürzung automatisch über die Folgebelegart erfolgt. |
Leer |
| Berechnung Folgebelegart - Normal - Aufteilung - Mitfahrer - Steuerbasis - Steuerbetrag - Restbetrag - Zahlbetrag - Kilometeraufteilung - Kappung - Ausgleich |
Normal |
| Maximale Menge Das Feld maximale Menge legt die Obergrenze der Menge für diese Belegart fest. Sinn macht dieses Feld, wenn zum Beispiel die Entfernungspauschale Wohnung und Arbeitsplatz abgerechnet werden sollen. Hier legen Sie dann die maximale Menge mit 10 fest und geben in der Betragsvorgabe Auszahlung den Wert für die ersten 10 Kilometer ein. In einer weiteren Belegart wird dann die Pauschale für die Restkilometer definiert. Diese Belegart wird als Folgebelegart bei der ersten Belegart hinterlegt. So wird bei einer Fahrt von z.B. 16 km über die erste Belegart 10 km abgerechnet, für die zweite Belegart der Rest, 6 km. In der Erfassung müssen mit der ersten Belegart die kompletten Kilometer erfasst werden, der Rest erfolgt im Hintergrund. Über maximale Menge können Sie auch ohne Folgebelegart verhindern, dass z.B. bei Verpflegungspauschalen ein größerer Wert als 1 eingestellt wird. Legen Sie hier 1 fest, wird selbst bei Überschreiben der Wert immer wieder auf 1 zurückgesetzt. In unserem Fall der Verpflegungspauschale macht das Sinn, weil so für den gleichen Zeitraum nicht die Menge für die Verpflegungspauschalen erhöht werden darf. |
1 |
| Höchstbetrag Hier kann der Höchstbetrag für diese Belegart eingetragen werden |
0,00 |
| Aufteilung Wenn eine Folgebelegart Aufteilung hinterlegt wurde, sollte hier ein Haken gesetzt werden. |
Nein |
| Schlüssel Vorgabe für die Aufteilung. (Bei Bewirtung z.B. 70: Damit werden 70 % in die Originalbelegart und 30 % in die Folgebelegart übertragen) |
0,00 |
| Stundenberechnung Reisen nach deutschem Reiserecht – hier kann eingestellt werden, ob eine Reisezeit von genau 8 Stunden bereits eine Auszahlung von Pauschalen bewirkt. |
Stunden bis |
| Rundungsfaktor Stunden Die weiteren Felder ermöglichen eine Pauschalberechnung an Hand der angefallenen Stunden mit diversen Rundungseinstellungen, die für das deutsche Reisekostenrecht z.Zt. nicht relevant sind. |
Keine Rundung |
Nutzungsbeispiele für die Folgebelegart
Über die geschickte Eingabe einer Folgebelegart lassen sich eine Reihe von verbundenen Eingaben bequem vereinfachen. Dies hat zur Folge, dass bei Erfassung der Reisekosten diese Belegart immer zusätzlich erzeugt wird. Als Beispiel könnte der Belegart Hotelübernachtung mit Frühstück die Belegart Kürzung Frühstück bei Hotelübernachtung folgen. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Kürzung automatisch über die Folgebelegart erfolgt.
Über die Folgebelegart lassen sich aber noch andere Zusammenhänge darstellen.
Bei der Bewirtung verlangt der Gesetzgeber, dass bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass die pauschale Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs auf 70% begrenzt wird. Bei betrieblichen Anlässen können die Kosten voll abgezogen werden.
Beim geschäftlichen Anlass kann eine Belegart (als erste Belegart) eingerichtet werden, bei der die abzugsfähigen Kosten definiert sind. Eine andere Belegart für den nicht abzugsfähigen Teil wird als Folgebelegart definiert. Im Feld Berechnung Folgebeleg wird Aufteilung eingestellt, im Feld Aufteilung ein Häkchen gesetzt und in Schlüssel 70 eingestellt. Dies hat zur Folge, dass wenn z.B. 100 EUR an Bewirtungskosten angefallen sind, 70 EUR auf die Originalbelegart und 30 EUR auf die Folgebelegart verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt dann über die in den Belegarten hinterlegten Eigenschaften. So kann die komplette Summe mit der ersten Belegart angelegt werden, die Umrechnung und Erstellung der zweiten Belegart erfolgt automatisch.
Über diese Folgebelegart ist es auch möglich, überbezahlte Verpflegungspauschalen auf ein separates Sachkonto zu buchen. Sie legen eine Belegart Verpflegungspauschale an, bei der z.B. der doppelte Pauschalsatz ausgezahlt wird. Diese Belegart wird so eingerichtet, dass in den Belegartsätzen Betragsvorgabe auf 200,00, der steuerfreie Betrag auf 100,00 und die entsprechenden Stundensätze eingegeben werden. Diese Belegart ist einzustellen als steuerpflichtig, das Kennzeichen 100% Regel sollte gesetzt sein (um zu erkennen, dass es sich um pauschalisierte Steuer handelt), tragen Sie die Sachkonten und Buchungsgruppen und gegebenenfalls die Lohnarten ein.
Ein weiteres Beispiel für die Nutzung der Folgebelegart: Es soll in den Reisekosten über die Angabe von der Anzahl der Mitfahrer automatisch die erhöhte Pauschale für Mitfahrer gezogen werden.
Hierzu geben sie in der PKW-Pauschale als Folgebelegart die Mitfahrer-PKW Pauschale ein und setzen das Feld Berechnung Folgebelegart auf Mitfahrer. Bei der Kilometerberechnung wird jetzt automatisch eine Mitfahrerpauschale anhand der eingegebenen Mitfahrer errechnet. Die Anzahl Mitfahrer kann in der Reisekostenerfassung erfasst werden.
Eine weitere Möglichkeit, die Folgebelegart zu benutzen besteht, wenn Sie z.B. Fahrtkosten mit der Bahn bezahlen, aber der Mitarbeiter mit dem PKW fährt. Hier stellen Sie dann Berechnung Folgebelegart auf Steuerbasis.
Dies hat zur Folge, dass die Folgebelegart zur Steuerberechnung herangezogen wird, in dem Fall der Fahrtkostenpauschale werden anhand der gefahrenen Kilometer in der Abrechnung die steuerlichen Kosten gegengerechnet und dem Mitarbeiter als steuerlicher Freibetrag ausgewiesen, der noch beim Finanzamt eingereicht werden kann.
RK- Pauschalsätze einrichten und anpassen
Im Kapitel Ländertabelle/Verpflegungspauschalen einlesen wird beschrieben, wie die jährlich neu erscheinende Ländertabelle in das Comsol Reisekostenmodul eingelesen wird.
Falls nun für die eine oder andere Belegart mehrere unterschiedliche Konditionen definiert werden sollen, z.B. weil es zeitabhängige Pauschalen gibt, weil zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Pauschsätze gelten oder weil es zusätzliche länderspezifische Pauschalsätze gibt, dann werden diese Konditionen in der Tabelle RK-Sätze eingerichtet.
Die Pauschalsätze können pro Belegart im ReisekostenBelegartenplan über den Menübutton Belegart un den Punkt Sätze aufgerufen werden.
.
Neben der Unterscheidung nach Ländern, kann hier auch nach Spesengruppen unterschieden werden. So kann geschlüsselt nach Land und Spesengruppe ein eigener Spesensatz eingerichtet werden. Hiermit ist zum Beispiel sichergestellt, dass im Unternehmen je nach Spesengruppe unterschiedliche Pauschalen ausbezahlt werden können.
Für den Fall, dass in der Zukunft eine Änderung der Spesensätze erfolgt, kann diese mit Datum auch vorab Schon erstellt werden. Bei der Ermittlung der Spesensätze wird auch das Gültigkeitsdatum geprüft.
Ebenso können auch einzelne Spesengruppen mit den gültigen Vorgabewerten über den im Abschnitt Ländertabelle/Verpflegungspauschale beschriebenen Vorgang eingelesen werden.
Im Feld Reiseland wird das entsprechende Land mit Kürzel hinterlegt.
In Gültig ab wird der Zeitpunkt eingetragen, ab welchem Zeitpunkt dieser Satz gültig wird.
In das Feld Betragsvorgabe Auszahlung wird der Pauschalwert, der zur Auszahlung kommt, abgestellt.
Bei den zeitabhängigen Pauschalen sollte hier 100 (%) eingegeben werden, da dieser Betrag dann mit dem tageszeitabhängigen Wert verrechnet wird.
Im Feld Steuerfreier Betrag wird abgestellt, wie viel des Betrages steuerfrei ist. In unserem Fall ist die gesamte Pauschale steuerfrei, deshalb muss hier der Wert der Betragsvorgabe Auszahlung stehen. Sollte die Pauschale nicht steuerfrei sein, dann müsste der Wert 0 eingegeben werden.
Im Feld Weiterverr. Betrag ist der an den Debitor oder an das Projekt zu verrechnende Betrag einzugeben.
Mit dem Feld Großstadt kann ein Höchstbetrag für z.B. Hotelkosten in Großstädten abweichend von anderen Städten hinterlegt werden.
Bei zeitabhängigen Belegarten lassen sich die einzelnen Stufen mit entsprechenden Pauschalwerten hinterlegen. Hierzu können pro Satz eigene Stufen hinterlegt werden.
Zu den Stufen gelangen Sie wie folgt: Markieren sie den Pauschalsatz, den Sie über Stufen definieren wollen und klicken Sie auf den Button Stufen im Register Aktionen.
In der Spalte Stufe ist die Nummerierung der Stunden vorgegeben und sollte in der richtigen Reihenfolge stehen. In der Spalte Stunden muss eingegeben werden, ab welcher Zeiteinheit (Stunden) die Verpflegungsstufe wirksam wird. Im Feld Satz ist der Stundensatz einzutragen. In der Spalte Zuschlag kann ein fester Zuschlag definiert werden, der zuzüglich zu der Pauschale ausbezahlt wird.
Sollten Sie z.B. schon ab 6 Stunden den Pauschalsatz von 12 EUR auszahlen, so geben Sie in der ersten Stufe diesen Betrag als Zuschlag an. Durch die Einstellung bezüglich der Kappungsgrenzen erkennt das System jetzt automatisch, dass der hier eingestellte Betrag nicht pauschal versteuert werden darf.
In der Belegart wird diese Methode über das Feld 100% Regel gesteuert, was nur bei den Verpflegungspauschalen eingeschaltet sein darf.
Über Lohnarten können hier auch die unterschiedlichen Lohnarten definiert werden, die dann beim Transfer an das Lohnprogramm ausgewertet werden.
Sollte weniger als der steuerfreie Betrag ausgezahlt werden, kann der gleiche Rechenmechanismus genommen werden, um die nicht ausgeschöpften Steuerfreibeträge dem Finanzamt gegenüber zu dokumentieren.
Das Feld Beschreibung ermöglicht es Ihnen, für jede Pauschale einen entsprechenden Text zu hinterlegen, der dann in die Abrechnung kopiert wird. Gerade bei komplexen Regeln kann hierdurch auch angezeigt werden, welche Pauschale die Grundlage für die Berechnung ist.
Neben den zeitabhängigen Pauschalen, können Pauschalen auch nach anderen Kriterien hinterlegt werden.
Um diese Einstellungen vorzunehmen, blenden Sie bitte die entsprechenden Spalte in der Stufen-Tabelle ein:
Diese weiteren Kriterien sind:
Entfernung:
Pauschalen können abhängig von der Entfernung variiert werden. Die Entfernung wird über die Entfernungskilometer der Reise ausgewiesen. Soll diese entfernungsabhängige Pauschale korrekt berechnet werden, müssen in der Reise auch die Entfernungskilometer erfasst werden, auch bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Diese Einstellung kann z.B. bei Auslösungen genutzt werden, die teilweise entfernungsabhängig sind. Auch kann hier bei der Einsatzwechseltätigkeit abgebildet werden, dass erst ab 30 km eine Zahlung möglich ist.
Fahrkostenbelegart:
Auch für unterschiedliche Belegarten können unterschiedliche Pauschalen ausgezahlt werden. Wenn Sie z.B. für Autofahrer eine höhere Pauschale als für Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs vorsehen, kann hier mit unterschiedlichen Pauschalen gearbeitet werden. Dies ist z.B. auch bei tarifvertraglichen Auslösungen notwendig, die teilweise abhängig von der Wahl des Verkehrsmittels sind.
Reisetage:
Über die Eingabeoptionen „undefiniert, eintägig, mehrtägig" kann in Abhängigkeit hiervon auch mit unterschiedlichen Pauschalen gearbeitet werden.
Reguläre Arbeitszeit:
In Abhängigkeit von den beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeiten können hier bei Reisezeiten, die außerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, entsprechende veränderte Pauschalen hinterlegt werden. Optional kann auch geprüft werden, ob es sich bei dem Reisetag um einen regulären Arbeitstag oder aber um einen Feiertag bzw. arbeitsfreien Tag handelt. Um diesen Sachverhalt überprüfen zu können, muss über Kalender geprüft werden. Hierbei kann der Basiskalender als Vorgabe in der Einrichtung oder direkt beim Mitarbeiter eingestellt sein. Alternativ ist eine Einbindung des Arbeits- und Feiertagskalenders aus dem Bereich Lohn/Gehalt möglich.
Abfahrtzeit:
Hier lässt sich in Abhängigkeit der Abfahrtzeit eine entsprechende Pauschale hinterlegen.
Tag der Reise:
Hier lassen sich die Optionen undefiniert, Erster Tag, Mitteltag, Letzter Tag auswählen. In Abhängigkeit der Reisetage lassen sich hier zum Beispiel bei einer mehrtägigen Reise gesonderte Konditionen festlegen. Beachten Sie bitte bei allen Pauschalen, dass hier die gesetzlichen Pauschalen gegengerechnet werden und diese im Falle der Verpflegungspauschalen zeitabhängig sind.