RK Belegarten

Zur Bearbeitung der Belegarten öffnen Sie den RK-Belegartenplan in der Reisekosten Verwaltung.

Es öffnet sich die Übersicht mit den im Lieferumfang des Comsol Reisekostenmoduls enthaltenen Belegarten. Diese Übersicht können Sie beliebig und Ihren Anforderungen entsprechend erweitern oder kürzen.

Dabei ist es möglich, jegliche Arten von Auslagen zu definieren. Jedem Reisebeleg kann eine Kontierung für die Finanzbuchhaltung mitgegeben werden. So macht es Sinn, RK-Belegarten mit jeweils unterschiedlichen MwSt Sätzen separat zu definieren (z.B. Taxikosten mit 7% und 19%).

Je Belegart können Sätze hinterlegt werden für

für die Auszahlung
den gesetzlichen Freibetrag sowie
für die Weiterverrechnung z.B. innerhalb von Projekten.

Die Sätze müssen in Mandantenwährung hinterlegt werden!

Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Neben diesen eigentlichen Reisekosten können in der Abrechnung auch alle anderen Ausgaben wie Bewirtung, Arbeitsmittelbeschaffung, Kundengeschenke etc. erfasst werden. Zu unterscheiden ist zwischen pauschal anzuerkennenden Kosten (Kilometerpauschale, Verpflegungspauschale) und Ausgaben nach Beleg.

Bei den Pauschalen empfehlen wir in den Feldern Unveränderlich und Steuerpflichtig relevant jeweils ein Häkchen zu setzen. Damit ist gewährleistet, dass Sachbezugswerte richtig berechnet werden.

Je RK-Belegart können datumsabhängige und/oder spesengruppenabhängige und/oder reiselandabhängige Sätze hinterlegt werden. Diese vorgeschlagenen Belegarten können gelöscht, ergänzt oder verändert werden.

Register Allgemein

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Nr Die Nummerierung der Belegarten wird nicht automatisch gezogen; je nachdem zu welcher Kategorie Ihre neue Belegart gehört, legen Sie die Nummer selbst fest.	Leer
Art Hier können Sie Überschrift wählen, falls Sie eine neue Gruppe von Belegarten im Belegartenplan schaffen möchten; die Belegart der Art Überschrift dient nur zur Strukturierung des Belegartenplans.	Leer
Bezeichnung Legen Sie hier den Namen der neuen Belegart fest.	Leer
Gesetzliche Pauschaleart Über die gesetzliche Pauschaleart können Sie hinterlegen, welche Pauschalwerte beim Einlesen gezogen werden. In der Einlesedatei der gesetzlichen Pauschalearten wird über dieses Feld eine Verknüpfung hergestellt.	Leer
Kategorie Die Kategorie dient einer Zuordnung und wird für statistische Zwecke ausgewertet.	Leer
Ursachencode Einer Belegart kann auch ein Ursachencode mitgegeben werden, der dann auch an die Finanzbuchhaltung weitergereicht wird.	Leer
Entfernungsbelegart In dem Feld Entfernungsbelegart sollte für den Fall, dass über diese Belegart die Kilometeranzahl in die Menge gestellt werden soll, ein Häkchen stehen. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich um die Fahrtkostenpauschale handelt.	Leer
Gesperrt Durch das Gesperrt-Feld können Sie die Belegart sperren und damit verhindern, dass diese Bele-gart weiterhin genutzt wird. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Belegart nicht gelöscht werden kann, weil noch Posten in nicht abgeschlossenen Geschäftsjahren vorhanden sind. Für einzelne Reisearten besteht außerdem die Möglichkeit einzelne Belegarten zu sperren (siehe dort).	Nein
Abhängig Tageslänge	Leer
Suchbegriff Der Suchbegriff generiert sich automatisch aus der Bezeichnung.	Leer
Sätze vorhanden Das Häkchen im Feld Sätze vorhanden zeigt an, dass zu dieser Belegart länderspezifische, zeitabhängige oder spesengruppenabhängige Sätze hinterlegt sind. Dies bedeutet auch, dass die Preiskonditionen dann nur noch über die Belegartsätze gepflegt werden können.	Leer
Total Betrag (MW)	Leer
Totalvergütet (MW)	Leer
Total weiterverrechnet (MW) Bezogen auf die Projektverrechnung	Leer
Total Menge Bezogen auf Kilometerberechnung	Leer
Datumsprüfung Das Datumsprüfung-Flag bewirkt, dass das Programm prüft, ob das eingestellte Datum mit der Reise übereinstimmt.	Ja
Übernachtung Mit einem Haken in diesem Feld legen Sie fest, dass beim Ziehen dieser Belegart automatisch die Belegart für eine Übernachtungspauschale gezogen wird. Wird nichts anderes definiert, wird hier die Übernachtungspauschale aus der Reisekosten-Einrichtung / Register Vorgaben gezogen; bzw. wenn beim Mitarbeiter eine andere Pauschale hinterlegt ist, dann wird diese gezogen.	Nein
Korrigiert von
Korrigiert am

Register Einrichtung

Im Register Einrichtung können dann für die gewählte Buchungsart nach den allgemeinen NAVISION-Konventionen Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen angelegt werden, Kostenstellen und -träger und Projekt-Nummern zugeordnet werden. Diese werden dann in die Abrechnung übernommen.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Sachkonto Sobald ein Sachkonto-Nr. zugeordnet wird, werden die im Sachkonto angelegten Buchungsgruppen automatisch gezogen. Dies geschieht allerdings nur, wenn die Buchungsgruppenfelder noch leer sind.	Leer
Sachkonto Herkunft - Belegart - Mitarbeiter - Reiseart - Matrix Über Sachkonto Herkunft kann angegeben werden, ob ein das Sachkonto aus der Belegart, aus der Reiseart oder das Verrechnungskonto des Mitarbeiters gezogen werden soll. Für den Fall, dass in der Reiseart oder in der Matrix kein Sachkonto hinterlegt wurde, wird bei Sachkonto-Herkunft Reiseart trotzdem das Sachkonto aus der Belegart gezogen. Aus diesem Grund sollten nur abweichende Kontierungen über die Matrix oder die Reiseart angelegt werden.	Leer
Buchungsart Einkauf (Reisekosten können nur Einkauf oder leer sein; bei leer werden keine MWST berechnet; Bei Einkauf wird die Vorsteuer berechnet)	c
Geschäftsbuchungsgruppe	Leer
Produktbuchungsgruppe	Leer
MWST Geschäftsbuchungsgruppe	Leer
MWST Produktbuchungsgruppe	Leer
Buchungsgruppen aus Land In den verschiedenen Ländern werden MWST Sätze hinterlegt, die dann mit dieser Auswahl pro Land gezogen werden können. (Wird nur bei Hotelrechnungen benötigt.)	Leer
Bezahlt durch Für die Belegart kann eine Voreinstellung für bezahlt durch durchgeführt werden.	Leer
Bezahlt durch nicht änderbar Es kann festgelegt werden, dass diese Voreinstellung in der Erfassung nicht überschrieben werden darf.	Leer
Abteilung Code	Leer
Kostenträger Code	Leer
Prozent Dimension 1	Leer
Prozent Dimension 2	Leer
Projektnr. / Debitor	Leer
Unteraktivität	Leer
Hauptaktivität	Nein
Dimension aus Dienstwagen Bei der Erfassung von Benzin oder Zusatzkosten für den Dienstwagen kann es unter Umständen Sinn machen, dass die Dimensionen aus dem Dienstwagen kommen und diese zugeordnet werden können. Hierzu ist ein Häkchen in Dimensionen aus Dienstwagen zu setzen. Damit die Einstellung greift, muss in RK-Einrichtung / Register Einstellung/ Feld: Belegartdimension Ignorieren der Haken entfernt werden!	Leer
Erfassung Negativ Für den Fall, dass die Beträge einer Belegart grundsätzlich negativ sind (z.B. bei Vorschüssen) so kann dies über Erfassung Negativ festgelegt werden.	Leer
Beschreibung nicht übernehmen Für den Fall, dass die Beschreibung individuell überschrieben werden muss, können Sie Beschreibung nicht übernehmen anhaken. Wenn die Beschreibung gleichzeitig als Pflichtfeld definiert ist, kann hier dann ein individueller Text eingefordert werden.	Leer
Priorität Hier kann hiterlegt werden, ob diese Belegart von allen oder nur von bestimmten Mitarbeitern gewählt werden kann. Verwenden Sie hier zu Bsp. als Kennzahl die ‚1‘ , dann können nur Mitarbeiter, bei denen diese Kennzahl in ihrer RK-Mitarbeiter-Karte hinterlegt wurde, diese Belegart in Ihren Abrechnungen wählen.	Leer
M Bescheinigung Hier ggfs. die Belegart für die Mahlzeiten eintragen.

Register Steuer

Im 4. Register Steuer können steuerpflichtige Anteile der Belegart definiert werden, bzw. grundsätzlich die Behandlung der Belegart im Kontext von Lohn und Gehalt definiert werden.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Steuerfreier Betrag Die Lohnart definiert in der Lohnbuchhaltung die steuerliche Behandlung dieser Belegart. Sollte, wie bei der Verpflegungspauschale, die steuerliche Behandlung unterschiedlich sein, so ist hier folgendermaßen zu verfahren: Der steuerfreie Sockelbetrag wird im Feld steuerfreier Betrag abgestellt (oder bei unterschiedlichen Fällen in den Belegartsätzen). Bis zu diesem Betrag erfolgt keine steuerliche Behandlung. Wird dieser Betrag aber überschritten, dann wird das Feld Lohnart aktiv. Die hier abgestellte Lohnart definiert die steuerliche Behandlung. Im Fall der Verpflegungspauschalen kann aber bis zur Höhe des doppelten Pauschalsatzes pauschal mit 25% versteuert werden, über den Satz hinaus muss dann normal versteuert werden. Hierzu ist das Feld 100% Regel mit einem Häkchen zu versehen und eine Folgelohnart ist einzutragen. Dann wird der die Pauschale überschreitende Betrag bis zur Kappungsgrenze der normalen Lohnart zugerechnet, der überschreitende Betrag dann der Folgelohnart. So wird eine korrekte steuerliche Behandlung sichergestellt. Für den Fall der Verpflegungspauschale macht es Sinn, alle diese Felder zu aktivieren bzw. auszufüllen.	Leer
Lohnart (s. Steuerfreier Betrag)	Leer
Lohnart Storno (s. Steuerfreier Betrag)	Leer
100% Regel (s. Steuerfreier Betrag)	Ja
Folgelohnart (s. Steuerfreier Betrag)	Leer
Folgelohnart Storno (s. Steuerfreier Betrag)	Leer
Steuer nicht verrechenbar Das Feld Steuer nicht verrechenbar hat folgende Auswirkungen: Da es je nach Einstellung in der Einrichtung möglich ist, mehrere Belegarten miteinander zu verrechnen, kann durch ein Häkchen in diesem Feld verhindert werden, dass diese Belegart Bestandteil der Verrechnung wird. Entfernungs- und Verpflegungspauschalen können, was den Steuerfreibetrag angeht miteinander verrechnet werden, Sachbezüge nicht.	Nein
Steuerpflichtig relevant Über Steuerpflichtig relevant wird die Steuerberechnung für diese Belegart aktiviert.	Ja
Ohne Steuerfreibetrag Das Feld ohne Steuerfreibetrag hat bei der Einlesung der Pauschalen eine Relevanz. Wenn Sie z.B. auch nach 3 Monaten die gesetzlichen Pauschalen bezahlen, muss der Mitarbeiter diese Pauschalen versteuern. Um die Möglichkeit zu haben, die Pauschalen einzulesen und gleichzeitig den Steuerfreibetrag auf null zu setzen, machen Sie einen Haken in dieses Feld. Alternativ könnten Sie diese Belegart auch einzeln einlesen und in der Requestform den Steuerfreibetrag auf Null setzen. Diese Methode ist allerdings einfacher und Sie brauchen dann nicht auf einzelne Belegarten zu filtern.	Nein
Lohnart Bescheinigung Neben der reinen Steuerpflichtigkeit gibt es noch zwei weitere Funktionen bei der Lohn- und Gehaltsintegration, die vom Reisekostenprogramm unterstützt werden. Dies ist zum einen die Auszahlung nach Lohn- und Gehalt, wobei hier in der Belegart eine Auszahlungslohnart definiert werden kann, sofern nicht alle Lohnleistungen auf eine in der Einrichtung definierte Lohnart fließen sollen. Zum anderen wird das Bescheinigungswesen unterstützt. Falls steuerfreie Leistung dieser Belegart am Jahresende bescheinigt werden sollen, können über ein Häkchen im Feld Bescheinigungspflichtig und zusätzlich eine Lohnart Bescheinigung hier auch eine separate Lohnintegration erfolgen.	Leer
Lohnart Storno Bescheinigung Zusätzlich können Sie über Stornolohnarten ein Storno auf eine separate Lohnart lenken. Die Logik bei Verdichtung ist hier folgende: Zuerst wird durch das Storno die normale Lohnart ausgeglichen. Erst wenn der Betrag tatsächlich ins Minus läuft, wird die Stornolohnart genommen. Der gleiche Mechanismus gilt auch umgekehrt.	Leer
Bescheinigungspflichtig Hiermit wird das Bescheinigungswesen unterstützt. Falls steuerfreie Leistung dieser Belegart am Jahresende bescheinigt werden sollen, können über ein Häkchen im Feld Bescheinigungspflichtig und zusätzlich eine Lohnart Bescheinigung hier auch eine separate Lohnintegration erfolgen	Ja
Auszahlungslohnart
Auszahlungslohnart Storno
Steuer
Steuer Prozentsatz
Betrag als Steuer

Register Beträge

Im Register Beträge können dann, sofern keine Sätze existieren, die Vorgabebeträge eingegeben werden. Bei der Verpflegungspauschale macht dies aber wenig Sinn, da hier ja unterschiedliche Pauschalen für unterschiedlich lange Dienstreisen ausgezahlt werden, und außerdem abhängig vom Land unterschiedliche Sätze bestehen.

Feld / Eingabeoptionen	Standard
Änderung Vorgabe - Keine Änderung - Änderung - Durch Administrator Über Änderung Vorgabe kann eingestellt werden, ob der ermittelte Vorgabebetrag der entsprechenden Belegart in der Erfassung vom Mitarbeiter manuell angepasst werden darf. Sollte der Mitarbeiter diese Vorgabe nicht ändern dürfen, so kann über weitere Optionen definiert werden, dass zumindest der Administrator noch ein Änderungsrecht hat.	Keine Änderung
Betragsvorgabe Auszahlung (MW) Ist das Feld Betragsvorgabe Auszahlung gefüllt, dann wird dieser Betrag beim Erfassen der Belegart gezogen. Hier ist der steuerfreie Betrag einzugeben. Ein Überschreiben dieses Betrags kann schwerwiegende Folgen haben, da dann ja die steuerlichen Berechnungen nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entsprechen würden.	0,00
Steuerfreier Betrag (MW)	0,00
Weiterverrechenbarer Betrag (MW) Im Feld weiterverrechenbarer Betrag steht der Betrag, der fix dem Projekt belastet würde, wenn diese Belegart zum Tragen kommt.	0,00
Verrechnungsquotient Projekt Für den Fall, dass Sie die Belegarten prozentual dem Projekt zuschlagen wollen (insbesondere auch bei variablen Beträgen, für die es keinen Vorgabewert gibt.) füllen Sie das Feld Verrechnungsquotient aus. Achtung: Weiterverrechnet wird immer der Nettobetrag, d.h. der Spesenbetrag abzüglich Mehrwertsteuer. Für den Fall, dass Sie das Projekt mit dem Bruttobetrag belasten wollen, stellen Sie bei 19% Mehrwertsteuer in das Feld Verrechnungsquotient den Wert 119. Jetzt wird (von Rundungsdifferenzen abgesehen) der Bruttobetrag dem Projekt belastet.	100
An Projekt verrechenbar Über An Projekt verrechenbar definieren Sie, ob die Belegart grundsätzlich an das Projekt verrechnet werden darf. Hier ist zum Beispiel bei Vorschussbelegarten kein Häkchen zu setzen.	Ja
Projektartikelpreis Berechnung Über die Belegart kann auch ein Projektartikel und Variante hinterlegt werden, der dann bei der Projektbuchung gezogen wird. Hinter diesem Artikel kann auch eine Preisfindung hinterlegt werden. Hier sind folgende Möglichkeiten implementiert: - Keine: Es erfolgt keine Preisberechnung, es wird der Zeilenbetrag genommen - Nur Artikel: Es wird als Projektpreis der im Artikel hinterlegte Preis genommen - Minimalpreis: Es wird als Projektpreis der kleinere Preis aus Artikel und Zeilenpreis genommen - Maximalpreis: Es wird als Projektpreis der größere Preis genommen	Keine
Projektartikel	Leer
Projektartikel Varianten Code	Leer
Folgebelegart Über die geschickte Eingabe einer Folgebelegart lassen sich eine Reihe von verbundenen Eingaben bequem vereinfachen. Dies hat zur Folge, dass bei Erfassung der Reisekosten diese Belegart immer zusätzlich erzeugt wird. Als Beispiel könnte der Belegart Hotelübernachtung mit Frühstück die Belegart Kürzung Frühstück bei Hotelübernachtung folgen. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Kürzung automatisch über die Folgebelegart erfolgt.	Leer
Berechnung Folgebelegart - Normal - Aufteilung - Mitfahrer - Steuerbasis - Steuerbetrag - Restbetrag - Zahlbetrag - Kilometeraufteilung - Kappung - Ausgleich	Normal
Maximale Menge Das Feld maximale Menge legt die Obergrenze der Menge für diese Belegart fest. Sinn macht dieses Feld, wenn zum Beispiel die Entfernungspauschale Wohnung und Arbeitsplatz abgerechnet werden sollen. Hier legen Sie dann die maximale Menge mit 10 fest und geben in der Betragsvorgabe Auszahlung den Wert für die ersten 10 Kilometer ein. In einer weiteren Belegart wird dann die Pauschale für die Restkilometer definiert. Diese Belegart wird als Folgebelegart bei der ersten Belegart hinterlegt. So wird bei einer Fahrt von z.B. 16 km über die erste Belegart 10 km abgerechnet, für die zweite Belegart der Rest, 6 km. In der Erfassung müssen mit der ersten Belegart die kompletten Kilometer erfasst werden, der Rest erfolgt im Hintergrund. Über maximale Menge können Sie auch ohne Folgebelegart verhindern, dass z.B. bei Verpflegungspauschalen ein größerer Wert als 1 eingestellt wird. Legen Sie hier 1 fest, wird selbst bei Überschreiben der Wert immer wieder auf 1 zurückgesetzt. In unserem Fall der Verpflegungspauschale macht das Sinn, weil so für den gleichen Zeitraum nicht die Menge für die Verpflegungspauschalen erhöht werden darf.	1
Höchstbetrag Hier kann der Höchstbetrag für diese Belegart eingetragen werden	0,00
Aufteilung Wenn eine Folgebelegart Aufteilung hinterlegt wurde, sollte hier ein Haken gesetzt werden.	Nein
Schlüssel Vorgabe für die Aufteilung. (Bei Bewirtung z.B. 70: Damit werden 70 % in die Originalbelegart und 30 % in die Folgebelegart übertragen)	0,00
Stundenberechnung Reisen nach deutschem Reiserecht – hier kann eingestellt werden, ob eine Reisezeit von genau 8 Stunden bereits eine Auszahlung von Pauschalen bewirkt.	Stunden bis
Rundungsfaktor Stunden Die weiteren Felder ermöglichen eine Pauschalberechnung an Hand der angefallenen Stunden mit diversen Rundungseinstellungen, die für das deutsche Reisekostenrecht z.Zt. nicht relevant sind.	Keine Rundung

Nutzungsbeispiele für die Folgebelegart

Über die geschickte Eingabe einer Folgebelegart lassen sich eine Reihe von verbundenen Eingaben bequem vereinfachen. Dies hat zur Folge, dass bei Erfassung der Reisekosten diese Belegart immer zusätzlich erzeugt wird. Als Beispiel könnte der Belegart Hotelübernachtung mit Frühstück die Belegart Kürzung Frühstück bei Hotelübernachtung folgen. In diesem Fall ist sichergestellt, dass die Kürzung automatisch über die Folgebelegart erfolgt.

Über die Folgebelegart lassen sich aber noch andere Zusammenhänge darstellen.

Bei der Bewirtung verlangt der Gesetzgeber, dass bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass die pauschale Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs auf 70% begrenzt wird. Bei betrieblichen Anlässen können die Kosten voll abgezogen werden.

Beim geschäftlichen Anlass kann eine Belegart (als erste Belegart) eingerichtet werden, bei der die abzugsfähigen Kosten definiert sind. Eine andere Belegart für den nicht abzugsfähigen Teil wird als Folgebelegart definiert. Im Feld Berechnung Folgebeleg wird Aufteilung eingestellt, im Feld Aufteilung ein Häkchen gesetzt und in Schlüssel 70 eingestellt. Dies hat zur Folge, dass wenn z.B. 100 EUR an Bewirtungskosten angefallen sind, 70 EUR auf die Originalbelegart und 30 EUR auf die Folgebelegart verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt dann über die in den Belegarten hinterlegten Eigenschaften. So kann die komplette Summe mit der ersten Belegart angelegt werden, die Umrechnung und Erstellung der zweiten Belegart erfolgt automatisch.

Über diese Folgebelegart ist es auch möglich, überbezahlte Verpflegungspauschalen auf ein separates Sachkonto zu buchen. Sie legen eine Belegart Verpflegungspauschale an, bei der z.B. der doppelte Pauschalsatz ausgezahlt wird. Diese Belegart wird so eingerichtet, dass in den Belegartsätzen Betragsvorgabe auf 200,00, der steuerfreie Betrag auf 100,00 und die entsprechenden Stundensätze eingegeben werden. Diese Belegart ist einzustellen als steuerpflichtig, das Kennzeichen 100% Regel sollte gesetzt sein (um zu erkennen, dass es sich um pauschalisierte Steuer handelt), tragen Sie die Sachkonten und Buchungsgruppen und gegebenenfalls die Lohnarten ein.

Ein weiteres Beispiel für die Nutzung der Folgebelegart: Es soll in den Reisekosten über die Angabe von der Anzahl der Mitfahrer automatisch die erhöhte Pauschale für Mitfahrer gezogen werden.

Hierzu geben sie in der PKW-Pauschale als Folgebelegart die Mitfahrer-PKW Pauschale ein und setzen das Feld Berechnung Folgebelegart auf Mitfahrer. Bei der Kilometerberechnung wird jetzt automatisch eine Mitfahrerpauschale anhand der eingegebenen Mitfahrer errechnet. Die Anzahl Mitfahrer kann in der Reisekostenerfassung erfasst werden.

Eine weitere Möglichkeit, die Folgebelegart zu benutzen besteht, wenn Sie z.B. Fahrtkosten mit der Bahn bezahlen, aber der Mitarbeiter mit dem PKW fährt. Hier stellen Sie dann Berechnung Folgebelegart auf Steuerbasis.

Dies hat zur Folge, dass die Folgebelegart zur Steuerberechnung herangezogen wird, in dem Fall der Fahrtkostenpauschale werden anhand der gefahrenen Kilometer in der Abrechnung die steuerlichen Kosten gegengerechnet und dem Mitarbeiter als steuerlicher Freibetrag ausgewiesen, der noch beim Finanzamt eingereicht werden kann.

RK- Pauschalsätze einrichten und anpassen

Im Abschnitt Ländertabelle/Verpflegungspauschalen einlesen wird beschrieben, wie die jährlich neu erscheinende Ländertabelle in das Comsol Reisekostenmodul eingelesen wird.

Falls nun für die eine oder andere Belegart mehrere unterschiedliche Konditionen definiert werden sollen, z.B. weil es zeitabhängige Pauschalen gibt, weil zu unterschiedlichen Zeitpunkten unterschiedliche Pauschsätze gelten oder weil es zusätzliche länderspezifische Pauschalsätze gibt, dann werden diese Konditionen in der Tabelle RK-Sätze eingerichtet.

Die Pauschalsätze können pro Belegart über den RK-Belegartenplan im Register Navigate über den Button Sätze aufgerufen werden.

Neben der Unterscheidung nach Ländern, kann hier auch nach Spesengruppen unterschieden werden. So kann geschlüsselt nach Land und Spesengruppe ein eigener Spesensatz eingerichtet werden. Hiermit ist zum Beispiel sichergestellt, dass im Unternehmen je nach Spesengruppe unterschiedliche Pauschalen ausbezahlt werden können.

Für den Fall, dass in der Zukunft eine Änderung der Spesensätze erfolgt, kann diese mit Datum auch vorab Schon erstellt werden. Bei der Ermittlung der Spesensätze wird auch das Gültigkeitsdatum geprüft.

Ebenso können auch einzelne Spesengruppen mit den gültigen Vorgabewerten über den im Abschnitt Ländertabelle/Verpflegungspauschale beschriebenen Vorgang eingelesen werden.

Im Feld Reiseland wird das entsprechende Land mit Kürzel hinterlegt.

In Gültig ab wird der Zeitpunkt eingetragen, ab welchem Zeitpunkt dieser Satz gültig wird.

In das Feld Betragsvorgabe Auszahlung wird der Pauschalwert, der zur Auszahlung kommt, abgestellt.

Bei den zeitabhängigen Pauschalen sollte hier 100 (%) eingegeben werden, da dieser Betrag dann mit dem tageszeitabhängigen Wert verrechnet wird.

Im Feld Steuerfreier Betrag wird abgestellt, wie viel des Betrages steuerfrei ist. In unserem Fall ist die gesamte Pauschale steuerfrei, deshalb muss hier der Wert der Betragsvorgabe Auszahlung stehen. Sollte die Pauschale nicht steuerfrei sein, dann müsste der Wert 0 eingegeben werden.

Im Feld Weiterverr. Betrag ist der an den Debitor oder an das Projekt zu verrechnende Betrag einzugeben.

Mit dem Feld Großstadt kann ein Höchstbetrag für z.B. Hotelkosten in Großstädten abweichend von anderen Städten hinterlegt werden.

Bei zeitabhängigen Belegarten lassen sich die einzelnen Stufen mit entsprechenden Pauschalwerten hinterlegen. Hierzu können pro Satz eigene Stufen hinterlegt werden.

Zu den Stufen gelangen Sie wie folgt: Markieren sie den Pauschalsatz, den Sie über Stufen definieren wollen und klicken Sie auf den Button Stufen im Register Aktionen.

In der Spalte Stufe ist die Nummerierung der Stunden vorgegeben und sollte in der richtigen Reihenfolge stehen. In der Spalte Stunden muss eingegeben werden, ab welcher Zeiteinheit (Stunden) die Verpflegungsstufe wirksam wird. Im Feld Satz ist der Stundensatz einzutragen. In der Spalte Zuschlag kann ein fester Zuschlag definiert werden, der zuzüglich zu der Pauschale ausbezahlt wird.

Sollten Sie z.B. schon ab 6 Stunden den Pauschalsatz von 12 EUR auszahlen, so geben Sie in der ersten Stufe diesen Betrag als Zuschlag an. Durch die Einstellung bezüglich der Kappungsgrenzen erkennt das System jetzt automatisch, dass der hier eingestellte Betrag nicht pauschal versteuert werden darf.

In der Belegart wird diese Methode über das Feld 100% Regel gesteuert, was nur bei den Verpflegungspauschalen eingeschaltet sein darf.

Über Lohnarten können hier auch die unterschiedlichen Lohnarten definiert werden, die dann beim Transfer an das Lohnprogramm ausgewertet werden.

Sollte weniger als der steuerfreie Betrag ausgezahlt werden, kann der gleiche Rechenmechanismus genommen werden, um die nicht ausgeschöpften Steuerfreibeträge dem Finanzamt gegenüber zu dokumentieren.

Das Feld Beschreibung ermöglicht es Ihnen, für jede Pauschale einen entsprechenden Text zu hinterlegen, der dann in die Abrechnung kopiert wird. Gerade bei komplexen Regeln kann hierdurch auch angezeigt werden, welche Pauschale die Grundlage für die Berechnung ist.

Neben den zeitabhängigen Pauschalen, können Pauschalen auch nach anderen Kriterien hinterlegt werden.

Um diese Einstellungen vorzunehmen, blenden Sie bitte die entsprechenden Spalte in der Stufen-Tabelle ein:

Diese weiteren Kriterien sind:

Entfernung:

Pauschalen können abhängig von der Entfernung variiert werden. Die Entfernung wird über die Entfernungskilometer der Reise ausgewiesen. Soll diese entfernungsabhängige Pauschale korrekt berechnet werden, müssen in der Reise auch die Entfernungskilometer erfasst werden, auch bei Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Diese Einstellung kann z.B. bei Auslösungen genutzt werden, die teilweise entfernungsabhängig sind. Auch kann hier bei der Einsatzwechseltätigkeit abgebildet werden, dass erst ab 30 km eine Zahlung möglich ist.

Fahrkostenbelegart:

Auch für unterschiedliche Belegarten können unterschiedliche Pauschalen ausgezahlt werden. Wenn Sie z.B. für Autofahrer eine höhere Pauschale als für Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs vorsehen, kann hier mit unterschiedlichen Pauschalen gearbeitet werden. Dies ist z.B. auch bei tarifvertraglichen Auslösungen notwendig, die teilweise abhängig von der Wahl des Verkehrsmittels sind.

Reisetage:

Über die Eingabeoptionen „undefiniert, eintägig, mehrtägig" kann in Abhängigkeit hiervon auch mit unterschiedlichen Pauschalen gearbeitet werden.

Reguläre Arbeitszeit:

In Abhängigkeit von den beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitszeiten können hier bei Reisezeiten, die außerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, entsprechende veränderte Pauschalen hinterlegt werden. Optional kann auch geprüft werden, ob es sich bei dem Reisetag um einen regulären Arbeitstag oder aber um einen Feiertag bzw. arbeitsfreien Tag handelt. Um diesen Sachverhalt überprüfen zu können, muss über Kalender geprüft werden. Hierbei kann der Basiskalender als Vorgabe in der Einrichtung oder direkt beim Mitarbeiter eingestellt sein. Alternativ ist eine Einbindung des Arbeits- und Feiertagskalenders aus dem Bereich Lohn/Gehalt möglich.

Abfahrtzeit:

Hier lässt sich in Abhängigkeit der Abfahrtzeit eine entsprechende Pauschale hinterlegen.

Tag der Reise:

Hier lassen sich die Optionen undefiniert, Erster Tag, Mitteltag, Letzter Tag auswählen. In Abhängigkeit der Reisetage lassen sich hier zum Beispiel bei einer mehrtägigen Reise gesonderte Konditionen festlegen. Beachten Sie bitte bei allen Pauschalen, dass hier die gesetzlichen Pauschalen gegengerechnet werden und diese im Falle der Verpflegungspauschalen zeitabhängig sind.