Tutorial

Im Tutorial wird beschrieben, wie Sie Prüfungen angestoßen und Treffer bearbeitet werden. Zudem erfolgt eine Erläuterung der Sanscreen Posten, Whitelist und Aktivitätenprotokollposten.

Übersicht der Funktionen

  • Stammdaten prüfen
  • AdHoc Prüfung einer Einzeladresse
  • Treffer bearbeiten
  • Sanscreen Posten
  • Whitelist
  • Aktivitätenprotokollposten

Stammdaten prüfen

Über Sanscreen können folgende Stammdaten über die Sanscreen InfoBox gegen die aktivierten Sanktionslisten geprüft werden:

  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Kontakte
  • Liefer-an-Adressen
  • Bestelladressen

Die Prüfung der Adresse kann sowohl aus der Liste als auch aus der Karte erfolgen.

Beispiel Debitor:

Die Prüfung wird über den Button Prüfen angestoßen und liefert direkt das Prüfergebnis visuell zurück. Innerhalb der Infobox ist neben dem letzten Prüfdatum auch das Ergebnis sichtbar:

Prüfergebnis Darstellung Bedeutung
Adresse ist OK: Es wurden keine Übereinstimmungen in den grprüften Sanktionslisten gefunden. Es ist keine Aktion notwendig. Über den Historie Button gelangen Sie zu den Sanscreen Posten.
Adresse in Whitelist: Die geprüfte Adresse steht bereits in der Whitelist. Über den Button Whitelist können Sie diese öffnen. Es ist keine Aktion notwendig. Über den Historie Button gelangen Sie zu den Sanscreen Posten.
Adresse ist (potenzieller) Treffer: Die geprüfte Adresse ist ein potenzieller Treffer. Hier ist eine Bearbeitung des Treffer über den Button Bearbeiten notwendig. Über den Historie Button gelangen Sie zu den Sanscreen Posten.

AdHoc-Prüfung Einzeladresse

Es ist auch möglich einzelne Adressen gegen die Sanktionslisten zu prüfen, wenn diese noch nicht in BC existieren. Dafür wird die „AdHoc-Prüfung Einzeladresse“ verwendet.

Hier können Sie einen neuen temporären Datensatz anlegen. Es wird automatisch eine Referenznummer vergeben.

Die Prüfung wird über den Button Prüfen angestoßen. Siehe dazu auch das Kapitel Stammdaten prüfen.

Bei der Prüfung wird ein Posten mit der automatisch vergebenen Referenznummer in den Sanscreen Posten angelegt. Somit ist das Ergebnis protokolliert und auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar.

Treffer bearbeiten

Die Trefferbearbeitung ist nur erlaubt für Benutzer, die in der Liste der "Benutzer Trefferbearbeitung" gelistet sind.

Wird bei der Prüfung einer Adresse ein Treffer gefunden, muss dieser entsprechend bearbeitet werden. Das kann per Klick auf die rote Kugel direkt aus der InfoBox erfolgen oder aus den Sanscreen Posten (öffnet sich per Klick auf den Timestamp) heraus.

Außerdem wird im Standard die Adresse gesperrt (Option: Alle), sofern es sich um einen Debitor oder Kreditor handelt. Bei Kontakten finden keine Sperrung statt, da keine entsprechende Funktionalität in BC vorhanden ist.

Für die Bearbeitung öffnet sich ein neues Fenster, das Trefferprotokoll. In diesem ist sowohl die geprüfte Adresse (oben), als auch die gefundenen Treffer in den aktiven Sanktionslisten (unten) sichtbar.

Nach gewissenhafter Überprüfung der Adressen kann eine der zutreffenden Bearbeitungsoptionen gewählt werden:

  • In Whitelist (Adresse wird dauerhaft freigegeben und dauerhaft in die Whitelist aufgenommen. Bei einer erneuten Prüfung wird die Adresse nicht mehr als verdächtig angezeigt.)
  • Freigabe ohne Whitelist (Adresse wird freigegeben, jedoch nicht dauerhaft in die Whitelist aufgenommen. Bei einer erneuten Prüfung wird die Adresse wieder als verdächtig erkannt.)
  • Keine Freigabe (Die Adresse bleibt weiter als Treffer deklariert und es erfolgt keine Eintragung in die Whitelist.)

Unabhängig davon, welche Bearbeitungsoption gewählt wird, ist immer ein Grund in das Feld Grund am Ende des Trefferprotokoll einzutragen. Die Angabe eines Grundes ist erforderlich, allerdings kann der Text frei gewählt werden. Üblich sind Formulierungen wie "Treffer geprüft. Keine Übereinstimmung gefunden".

Bitte beachten: Beim Eintragen der Adresse in die Whitelist und bei Freigabe ohne Whitelist wird gefragt, ob der durch den Treffer gesperrte Debitor / Kreditor wieder auf den Gesperrt-Status vor Treffer zurückgesetzt werden soll.

Im Trefferprotokoll werden in einer Aufzählung die Informationen aus den jeweiligen IDs in den Sanktionslisten angezeigt. Unter anderem die Sanktionslisten und die ID innerhalb der Liste, sowie die Adresse und weiterführende Informationen.

Nach der Trefferbearbeitung wird bei Freigabe in Whitelist eine neue Postenzeile angelegt mit dem Prüfergebnis "Adresse in Whitelist". Dieses Ergebnis ist dann auch in der Sanscreen InfoBox zu sehen (siehe Stammdaten prüfen). Bei Freigabe ohne Whitelist wird ebenfalls eine neue Postenzeile angelegt. Dieses Mal mit dem Prüf Ergebnis "Ok". Soll keine Freigabe erfolgen, dann wird die Postenzeile nur auf "Treffer bearbeitet" gesetzt.

Sanscreen Posten

Über die Sanscreen Posten sind die Ergebnisse aller bisher durchgeführten Prüfungen sichtbar.

  1. Neben der Stammdaten ID (Herkunftsart + Herkunfts ID) sind für eine bessere Zuordnung auch die konkreten Adressdaten (Name etc.) zu kennen.
  2. Man kann einsehen, von wem die Prüfung einer Adresse durchgeführt wurde und wann die Prüfung genau stattgefunden hat.
  3. Außerdem ist ersichtlich gegen welche Sanktionslisten (inkl. letztem Aktualierungsdatum geprüft wurde).
  4. Die wohl wichtigste Info ist jedoch das Prüfergebnis selbst und der Bearbeitungsstatus. d

Wenn Stammdaten über die BC Geschäftsbeziehung verknüpft sind, dann werden für beide Datensätze Posten geschrieben. Wird zum Beispiel ein Debitor geprüft und ein Kontakt ist verknüpft, wird eine neue Postenzeile erstellt mit der Adresse des verknüpften Kontakts. Es wird nur eine Transaktion verbraucht.

Whitelist

In der Whitelist können Adressen geführt werden, die bei einer Sanktionslistenprüfung als potentielle Treffer gekennzeicht wurden, jedoch keine richtigen Treffer sind.

Die Adressen werden mit einer Whitelist ID und den gesamten Adressdaten in diese Liste aufgenommen. Der Grund, sowie das Datum der Freigabe und der User, der den Whitelist-Eintrag veranlasst hat, werden hier mitgeführt.

Bei Änderungen an aktivierten Sanktionslisten wird die Whitelist im Hintergrund automatisch nochmals gegen den neusten Stand der Listen geprüft. Dabei entstehen keine Transaktionskosten.

Es können zwei Ereignisse auftreten:

  1. Das Trefferprotokoll hat sich gegenüber des ursprünglichen Trefferprotokolls geändert bzw. es sind ein oder mehrere Einträge hinzugekommen. In diesem Fall wird das Kennzeichen gesperrt gesetzt. Die Adresse ist über den Button Treffer anzeigen erneut zu prüfen. Ist immer noch alles OK, kann die Adresse unter Angabe eines Grundes über den Button entsperren wieder freigegeben werden.

  2. Im zweiten Fall können Adressen, die kein Trefferpotential mehr aufweisen, mit dem Button bereinigen von der Whitelist entfernt werden. Bei einer erneuten Prüfung erhalten diese Adressen mit einer hohen Wahrscheinlichkeit das Prüfergebnis OK.

Hinweis: Das Kennzeichen gesperrt auf der Whitelist hat keine Auswirkungen auf die Stammdaten in 365BC. Bei einer erneuten Prüfung würde es jedoch dafür sorgen, dass diese Adresse wieder als Treffer erkannt wird.

Whitelist Einträge können auch gelöscht werden. Nach einer neuen Prüfung der Adresse wird diese dann nicht mehr als "Adresse in Whitelist" angezeigt.

Aktivitätenposten

In den Aktivitätenposten werden folgende Ereignisse protokolliert:

  1. Neuinstallation und Updates der Sanscreen App mit der jeweiligen Versionsnummer.
  2. Änderung des Trennzeichens in der Sanscreen Einrichtung.